Sommaire

• Présentation du produit

• L'application Travel Eye

• Prise en main

Moniteur de voyage

• Paramètres moniteur de voyage

  • Rôles et responsabilités

  • Renseignements avant le voyage

  • Alertes

• Utiliser le moniteur de voyage

  • Voyageurs

  • Statut et icônes

  • Sites

  • Alertes et alertes spéciales

• FAQ

  • Assistance

  • Alertes

  • Autorisations

  • Données

Carte des risques

• Carte des risques

Événements mondiaux

• Événements mondiaux

• Événements et incidents

• Visualisations multiples

• Informations par e-mail pour les événements

• FAQ

Risques pays

• Risques pays

• Synthèse

• Aperçu des risques

• Risques médicaux

• Conseils

• Graphiques

• Pays favoris

• Icônes sur les risques en matière de sécurité

• FAQ

Réseau médical

• Réseau médical

Espace d'administration

• Espace d'administration

• Profil d'utilisateur

• FAQ

Interfaces

• Connexion des utilisateurs

• Interface de données sur le voyage

• Intégration de données sur le voyage

• FAQ

Qui supervise quelles tâches ?

Vous désignez les personnes ou entités qui servent de points de contact pour les différentes tâches et rôles. Vous pouvez ajouter autant de personnes ou d'entités que vous le souhaitez. Les contacts peuvent facilement être supprimés ou déplacés vers le haut ou vers le bas. Toutes les modifications doivent être enregistrées pour pouvoir être activées. Les différents rôles sont énumérés ci-dessous. Il peut être utile d'assigner plusieurs rôles au même contact.

CONTACT EN CAS D'URGENCE

En cas d'assistance, la ou les personnes à contacter en cas d'urgence seront appelées au numéro de téléphone fourni pour coordonner les mesures de suivi.() Les contacts en cas d'urgence seront appelés dans le même ordre que celui de la liste.

DESTINATAIRE DU RAPPORT

Les alertes spéciales, les alertes, les rapports de situation, les rapports de cas d'assistance et les alertes de changement de niveau de risque sont envoyés à l'adresse électronique fournie.

Destinataire des PTI

Une copie des renseignements avant le voyage (PTI) pour les voyageurs est envoyée à l'adresse électronique fournie. Veuillez définir vos paramètres de PTI dans la section « Renseignements avant le voyage ».

Travel Eye est également disponible en tant qu'application web dans un navigateur et en tant qu'application mobile native, vous offrant ainsi toutes les puissantes fonctionnalités de la version de bureau :

• Appel d'urgence – si vous êtes en danger, vous pouvez joindre le centre d'opérations d'AXA 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

• Appels de statut – si un incident de sécurité se produit à proximité, vous recevrez des appels pour vérifier si vous avez besoin d'aide

• Alertes – vous recevrez des e-mails vous informant des dernières évolutions et incidents de sécurité sur le terrain

• Renseignements avant le voyage – vous recevrez les dernières informations en matière de sécurité et de santé avant votre départ

• Informations relatives à la sécurité du voyage – vous pouvez accéder à tout moment à toutes les informations pertinentes concernant votre destination

Application Web dans un navigateur

L'application Web dans un navigateur est l'option préférée des entreprises qui n'autorisent généralement pas les téléchargements à partir du Play Store ou de l'Apple Store. Sans avoir à télécharger l'application, les utilisateurs auront accès à toutes les fonctionnalités dans leur navigateur, y compris le partage de la géolocalisation et le bouton d'urgence.

Application native

L'application Travel Eye pour IOS et Android est disponible (Play Store ou App Store) avec toutes les fonctionnalités de l'application de bureau TRAVEL EYE.

Activation de l'application

Pour activer l'application, veuillez procéder de la façon suivante :

1. Connectez-vous à la plateforme comme d'habitude et ouvrez votre profil d'utilisateur. Cliquez sur « Application mobile » à gauche de la fenêtre.

2. Installez et démarrez l'application sur votre appareil mobile. L'écran d'accueil de l'application affiche un code d'autorisation à 8 lettres.

3. Entrez ce code dans le champ « Code d'autorisation… » de votre profil d'utilisateur, puis cliquez sur « Autoriser ».

4. Vous êtes maintenant connecté en permanence à l'application sur votre appareil mobile.

VIDÉO D'INTRODUCTION

PRÉSENTATION DU PRODUIT

Travel Eye est une plateforme de gestion des risques liés à la mobilité qui identifie les incidents de sécurité dans le monde entier 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, fait correspondre le lieu des incidents avec les données de réservation de voyage de votre entreprise et appelle automatiquement vos voyageurs s'ils se trouvent dans un certain rayon d'impact d'un incident.

En seulement 2 minutes, Travel Eye est capable de vous dire si tous vos voyageurs vont bien ou s'ils ont besoin d'aide. La plateforme permet également d'effectuer des appels d'urgence, de partager des emplacements (si cela est autorisé) en cas d'urgence et de demander si une personne va bien.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

En résumé, Travel Eye :

• Identifie et minimise les risques liés aux voyages

• Intègre les données relatives aux voyages et cartographie la localisation des voyageurs et des sites

• Trouve rapidement les incidents de sécurité pertinents grâce à l'intelligence artificielle

• Fait correspondre la localisation des voyageurs et des sites avec les incidents de sécurité en cours en quelques secondes

• Demande de manière proactive si les voyageurs qui ont reçu des alertes vont bien et informe les responsables

• Communique dans la langue avec laquelle vos employés se sentent à l'aise

• Alerte le responsable si une assistance est nécessaire et déclenche automatiquement des mesures de soutien d'urgence

INTENTION DE CE GUIDE

Le guide suivant vise à décrire les principales fonctions et caractéristiques de Travel Eye, la plateforme de gestion des risques liés à la mobilité. Il est principalement écrit pour les administrateurs et les chargés des dossiers de la plateforme, mais peut également être utile pour les utilisateurs qui ont des autorisations moins étendues. Après chaque section, vous trouverez des FAQ qui pourraient répondre directement à vos questions.

Que sont les alertes ?

Ici, « alerte » est un terme collectif pour les alertes et les signalements spéciaux et leurs procédures de communication de suivi :

1. Alerte : un e-mail d'information sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou les activités professionnelles.

2. Alerte spéciale : un e-mail d'information sur un incident de sécurité critique qui se produit à proximité des voyageurs et affecte donc probablement le personnel, les sites ou les activités professionnelles. Le même e-mail comprend également des directives sur le comportement à adopter pour les voyageurs qui se trouvent à proximité d'un tel incident. Plus important encore, une alerte spéciale déclenche immédiatement une série d'appels automatisés aux voyageurs susceptibles d'être affectés afin de savoir s'ils vont bien ou s'ils ont besoin d'aide.

Quels sont les paramètres généraux ?

Personnalisez les e-mails d'alerte et utilisez les alertes avant le voyage.

• Tout d'abord, vous pouvez personnaliser le texte d'introduction des e-mails d'alerte qui sont envoyés à vos voyageurs, afin qu'ils puissent les identifier comme un message digne de confiance de leur employeur/entreprise. Par exemple : Cet e-mail est envoyé au nom de VOTRE ENTREPRISE. Nous souhaitons que vous soyez en sécurité et tenu au courant pendant vos voyages. Veuillez lire attentivement ce qui suit...

• Vous pouvez inclure des voyageurs dans le processus d'alerte avant leur voyage. Si cette option est activée, les voyageurs reçoivent des e-mails d'alerte 24 h, 48 h, 72 h ou 7 jours avant leur voyage. Il est souvent utile d'être informé de ce qui se passe dans le pays avant le départ pour se préparer en conséquence, par exemple pour réorganiser les rencontres, les réunions, etc.

Comment configurer l'alerte (e-mail) ?

Une alerte est un e-mail d'information sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou l'activité professionnelle. Activez les alertes et les paramètres suivants s'appliqueront à votre entreprise.

Qu'est-ce que le seuil d'alerte ? Vous pouvez définir le seuil de gravité des incidents qui déclenchent l'envoi d'e-mails d'alerte. Selon l'endroit où vous avez placé le curseur, les destinataires de votre rapport et vos voyageurs recevront des e-mails d'alerte pour les incidents d'une gravité au moins basse, élevée, considérable ou extrême.

Comment configurer l'alerte spéciale (e-mail et appels téléphoniques)?

Une alerte spéciale est déclenchée si un incident critique se produit et que vos voyageurs se trouvent à proximité, dans la zone d'impact de l'incident. Dans ce cas, vous voulez savoir le plus rapidement possible si vos voyageurs vont bien. En cas d'alerte spéciale, les voyageurs concernés sont appelés sur leur numéro de téléphone enregistré afin de savoir comment ils vont (appel téléphonique). La plateforme saura alors si un voyageur va bien ou s'il a besoin d'aide et en informera automatiquement les destinataires du rapport. En plus de l'appel téléphonique, les voyageurs reçoivent également des informations sur l'incident avec des recommandations par e-mail.

Quels réglages puis-je effectuer ?

• Vous pouvez déterminer le nombre d'appels téléphoniques (3 à 5) passés à vos voyageurs en cas d'urgence. Souvent, les voyageurs ne répondent pas immédiatement au premier ou au deuxième appel. En les appelant plusieurs fois à 5 à 10 minutes d'intervalle, il y a plus de chances qu'ils répondent et donnent des informations sur leur situation. Les voyageurs qui ne répondent pas au téléphone (téléphone éteint, messagerie vocale, sonnerie dans le vide, pas de réseau) se voient attribuer le statut « inconnu ». Les contacts en cas d'urgence seront informés et leur situation devra faire l'objet d'un suivi.

• Rappel par SMS et par e-mail : Les voyageurs inconnus qui n'ont pas répondu à l'appel téléphonique recevront un e-mail et un SMS leur demandant de fournir des informations sur leur situation. L'idée est qu'ils rappellent ou qu'ils envoient un e-mail à leur contact d'urgence dès qu'ils reçoivent le message. Si vous ne souhaitez pas qu'un SMS soit envoyé en plus de l'e-mail, vous pouvez le désactiver.

• La procédure d'alerte spéciale peut également être lancée pour les voyageurs dont on ignore la position exacte dans le pays. Lorsque cette option est activée, les appels téléphoniques sont déclenchés par tous les incidents dans le pays de destination qui correspondent au seuil de gravité défini précédemment.​

Comment savoir si j'ai bien paramétré les alertes et les alertes spéciales ?

Si vous n'êtes pas sûr de vos paramètres ou si vous êtes simplement curieux de savoir comment fonctionne la plateforme, vous pouvez aller voir la rubrique intitulée « Aperçu du rayon d'impact ». À partir d'une multitude de paramètres, la plateforme définit dynamiquement des rayons d'impact spécifiques pour les alertes et les alertes spéciales autour d'un incident de sécurité. Parmi les paramètres les plus importants qui déterminent le rayon, on trouve l'impact de l'incident, la catégorie de l'incident et la fiabilité de la localisation du voyageur.

Comment faire ?

Utilisez le curseur et choisissez une valeur d'impact de l'incident, choisissez la catégorie d'incident qui vous intéresse et choisissez un niveau de fiabilité : Dans le graphique ci-dessus, vous pouvez voir comment le rayon de l'incident change en conséquence.

Mes voyageurs peuvent-ils appeler le numéro d'urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sans avoir reçu d'alerte spéciale ?

Oui, le centre d'opérations d'AXA sera là pour vous et vos voyageurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Puis-je écrire un e-mail directement à mes voyageurs à partir du moniteur de voyage ou passer un appel direct ?

Oui, sélectionnez le voyageur que vous souhaitez contacter à l'aide du filtre. Cliquez/touchez sur l'icône du téléphone ou de l'e-mail dans les coordonnées du voyageur, ce qui va lancer un appel à partir de votre téléphone ou ouvrir votre client de messagerie. Ainsi, vous pouvez téléphoner ou écrire un e-mail instantanément.

Comment puis-je voir mes voyageurs et mes sites dans le moniteur de voyage ?

Cliquez/touchez l'icône pour les voyageurs et la liste des voyageurs s'affichera. Cliquez/touchez l'icône pour les sites et vous obtiendrez la liste de vos sites.

Puis-je voir les détails d'un voyage ?

Oui, si vous sélectionnez un voyageur dans la liste ou sur la carte, les détails suivants sur le voyage seront affichés, classés par étapes : la localisation du voyageur enregistré (par exemple son hôtel), le pays, les coordonnées et la durée de chaque halte. Veuillez noter que les données de voyage provenant de différentes sources (interface PNR ou enregistrement dans le calendrier) ne peuvent pas encore être fusionnées. Cette fonctionnalité sera bientôt disponible.

Que se passe-t-il si le prestataire chargé de l'assistance appelle les contacts d'urgence internes de l'entreprise et que personne ne décroche le téléphone ?

Le centre d'opérations d'AXA continuera à essayer de joindre les contacts d'urgence internes. Dans tous les cas, s'il existe une menace immédiate pour la vie des voyageurs et qu'aucun contact interne ne peut être joint, AXA apportera quoi qu'il en soit son soutien afin de sauver des vies.

Dans quel fuseau horaire l'heure de contact (appel téléphonique aux voyageurs) est-elle affichée ?

Chaque utilisateur sélectionne lui-même le fuseau horaire dans son profil. Il s'agit du fuseau horaire affiché dans votre compte.

Qu'est-ce que je vois et comment je peux l'utiliser ?

• Ce qu'il y a de plus précieux pour votre entreprise, à savoir les voyageurs et les sites, ainsi que les alertes et toutes les informations pertinentes les concernant peuvent être consultées dans le moniteur de voyage.

• L'affichage par défaut pour l'utilisation sur un ordinateur fixe est l'affichage 1/1, qui divise l'écran entre le panneau de navigation à gauche et la carte à droite. Toute la navigation, y compris la sélection dans la liste, sera reflétée sur la carte et vice-versa. Si vous sélectionnez un élément dans la liste, vous verrez non seulement les détails de l'objet dans le panneau, mais aussi son emplacement sur la carte.

• Vous pouvez également naviguer sur la carte, faire un zoom avant pour obtenir une vue plus détaillée de la carte et choisir entre plusieurs risques et calques d'informations en utilisant la navigation par calques dans le coin supérieur droit de la carte. Si vous trouvez la carte trop chargée, vous pouvez désélectionner, par exemple, des sites et des alertes pour réduire les informations et le nombre d'icônes sur la carte.

Quelle est la différence entre les alertes et les alertes spéciales ?

Alerte : Une alerte est un e-mail sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou l'activité professionnelle. Les alertes sont liées à un voyageur spécifique ou à l'emplacement du site d'une entreprise. Pour chaque incident qui déclenche une alerte, le système envoie différents e-mails ; l'un est fait pour le voyageur, l'autre pour le chargé de dossier.

Alerte spéciale : En cas d'alerte spéciale, il n'est pas exclu qu'un voyageur soit directement touché par un incident de sécurité qui peut constituer une menace pour sa vie et sa santé. La plateforme contacte directement les voyageurs concernés par téléphone afin de savoir s'ils vont bien. De plus, le voyageur reçoit par courrier électronique des informations sur l'incident, notamment des directives de comportement visant à réduire le risque à proximité de l'événement. Pour chaque incident qui déclenche une alerte spéciale, le système envoie différents e-mails ; l'un est fait pour le voyageur, l'autre pour le chargé de dossier. Les courriers électroniques contiennent des mises à jour permanentes sur la situation.

Pourquoi un voyageur A reçoit-il un appel pour savoir s'il va bien dans le cadre d'une alerte spéciale, alors que le voyageur B juste à côté de lui ne reçoit qu'un e-mail d'alerte ?

Il peut y avoir différentes raisons à ce type de situation, par exemple :

Scénario : supposons que le voyageur A et le voyageur B participent ensemble à une conférence, mais que la fiabilité de la localisation des deux voyageurs est différente. Alors que la plateforme n'a reçu que des données PNR à l'arrivée à l'aéroport du voyageur A, le voyageur B a utilisé la fonction de suivi de calendrier et ajouté l'emplacement exact du lieu de la conférence. Par conséquent, la plateforme dispose de données de voyage plus précises pour le voyageur B que pour le voyageur A et détermine donc un rayon d'incident plus grand pour le voyageur A. Alors que le système peut exclure le voyageur B pour qu'il se trouve dans le rayon d'impact de l'incident qui a déclenché l'alerte, il dispose d'informations moins précises pour le voyageur A et donc, afin de savoir s'il a besoin d'aide, déclenche les appels automatisés

Le scénario illustre le fait que plusieurs paramètres déterminent le rayon de l'incident. Parmi les paramètres les plus importants qui déterminent le rayon des alertes et des alertes spéciales, on trouve l'impact de l'incident, la catégorie de l'incident et la fiabilité de la localisation du voyageur. Si vous n'êtes pas sûr de vos paramètres ou si vous êtes simplement curieux de savoir comment fonctionne la plateforme, vous pouvez aller voir la rubrique intitulée « Aperçu du rayon d'impact » dans les paramètres d'alerte du moniteur de voyage.

Comment puis-je voir les alertes et les alertes spéciales dans le moniteur de voyage ?

Les alertes spéciales sont visualisées sous forme d'icônes entourées en rouge. Les alertes sont visualisées sous forme d'icônes entourées en jaune. Vous pouvez également utiliser le filtre pour trouver une alerte ou une alerte spéciale spécifique.

J'ai 200 voyageurs à Shanghai. Si un incident de sécurité critique se produit, combien de temps faut-il pour que je sache si mes voyageurs vont bien ?

Dès que la plateforme détecte l'incident et qu'il a été vérifié par l'analyste (en général, la vérification dure 1 ou 2 min), la plateforme commence immédiatement à appeler vos voyageurs. Si vous avez défini dans les paramètres d'appel que vos voyageurs seront appelés UNE SEULE FOIS, vous connaîtrez la situation finale des 200 voyageurs dans un délai de 1 à 2 minutes. Toutefois, il est généralement préférable de multiplier les tentatives d'appel, car la plupart du temps, vos voyageurs ne répondront pas au premier appel.

Le moniteur de voyage est la clé de voûte de la plateforme. Les chargés de voyages peuvent surveiller et superviser les voyageurs et leur statut dans le monde entier, repérer les urgences et lancer des appels pour savoir comment vont les voyageurs. En fonction de vos paramètres, le moniteur de voyage pilote et définit des procédures d'alerte, de communication et d'urgence pour votre entreprise.

À quoi ressemble le moniteur de voyage ?

La mise en place de la plateforme prend environ 10 minutes. Une fois que vous avez défini tous vos paramètres, le système fait le travail pour vous.

Prenez votre temps pour définir les paramètres de votre entreprise dans les sections :

• Assistance

• Renseignements avant le voyage

• Alertes

Vous pouvez avoir un aperçu complet de vos voyageurs en cliquant sur l'icône en forme de voyageur. Sur la page d'accueil du moniteur de voyage, vous pouvez voir en un coup d'œil :

• l'aperçu de la situation actuelle des voyageurs, qui indique la situation des voyageurs au cours des 72 dernières heures

• le nombre de voyageurs se trouvant dans des pays à risque faible, élevé, considérable ou extrême

Par défaut, le système vous montre les informations relatives aux voyages en cours. Si vous avez besoin d'informations sur des voyages passés ou futurs, utilisez le bouton « Sélectionnez votre temps » et choisissez votre période. À tout moment, vous pouvez utiliser le bouton rouge pour lancer une demande de situation automatisée pour les voyageurs sélectionnés afin de connaître leur situation actuelle. Ainsi, par exemple, vous pouvez avoir une mise à jour quotidienne de la situation de vos voyageurs dans les pays à haut risque.

Cliquez sur l'icône d'un voyageur ou sur un voyageur dans la liste pour afficher les détails disponibles : les coordonnées et les emplacements des voyageurs qui sont enregistrés dans le système. La localisation des voyageurs donne des informations sur les différentes haltes et séjours du voyageur au fil du temps, notamment

• la durée de chaque halte

• la localisation (coordonnées et position sur la carte) de la halte

• les dernières informations de l'appel téléphonique sur son statut, le cas échéant

DÉCOUVRIR LA PLATEFORME

Il y a plusieurs fonctions de base qui sont toujours visibles en haut de chaque page : la barre de navigation, le bouton d'urgence et, sur les pages principales, l'écran partagé.

BARRE DE NAVIGATION

Commencez à utiliser la plateforme en consultant la barre de navigation. Cliquez/touchez l'icône correspondante et accédez directement au bouton Appel à assistance/S'enregistrer, au moniteur de voyage, à la carte des risques, aux événements mondiaux, aux risques pays, au réseau médical et aux options d'enregistrement manuel du voyage. Enfin, vous pouvez accéder à votre profil pour gérer votre compte personnel ou ceux d'autres personnes, selon vos autorisations.

APPEL À ASSISTANCE/S'ENREGISTRER

PARTAGER VOTRE LOCALISATION ET APPELER L'ASSISTANCE

Dans les situations critiques, le voyageur peut cliquer sur ce bouton et sera automatiquement mis en relation avec le centre d'opérations AXA désigné. De plus, la localisation exacte du voyageur sera transmise au centre d'opérations. Par conséquent, même si l'appel est interrompu, le centre d'opérations connaîtra la localisation du voyageur et sera en mesure de traiter le cas en urgence. Cette fonction est particulièrement importante pour les voyageurs qui se trouvent en danger de mort et qui ne peuvent pas parler au téléphone. Le bouton d'urgence peut servir d'alarme silencieuse ; il suffit d'appuyer sur le bouton pour transmettre immédiatement la position du voyageur au centre d'opérations et déclencher les procédures d'urgence ultérieures. Pour plus d'informations sur les options d'assistance d'urgence, veuillez consulter la section sur les paramètres d'assistance dans le chapitre sur le moniteur de voyage.

S'ENREGISTRER

La fonction d'enregistrement est le moyen le plus rapide et le plus précis d'envoyer la position d'un voyageur à la plateforme et d'intégrer la personne dans la surveillance et l'alerte de la plateforme sur la base de son numéro de téléphone et de son adresse électronique. L'utilisateur sera suivi précisément avec les coordonnées géographiques envoyées lors de son dernier enregistrement. Les chargés des dossiers peuvent voir le voyageur et sa position dans le moniteur de voyage. Après sept jours sans mise à jour de la position, la surveillance sera terminée. Cette fonction est un énorme avantage dans les cas où les données de localisation sont plutôt imprécises, par exemple si les données de voyage PNR ne fournissent que la localisation de l'aéroport d'arrivée. De plus, si le voyageur n'a pas eu le temps de s'enregistrer à nouveau (calendrier ou PNR), il suffit d'appuyer sur un bouton pour que la plateforme le prenne en charge et que l'alerte soit donnée au bout de quelques instants.

ÉCRAN PARTAGÉ/FENÊTRES

Selon la taille de l'écran que vous utilisez, il existe différents formats d'écran partagé. En naviguant dans les différentes pages et en utilisant la plateforme, vous pouvez ajuster les fenêtres à vos préférences en un ou deux clics sur l'icône du mode de visualisation, toujours placée dans le coin supérieur gauche de l'écran. Dans toutes les vues mobiles, vous pouvez passer du panneau de navigation à la carte en cliquant sur l'icône de la carte et inversement.

Sur la carte du moniteur de voyage, nous utilisons les icônes suivantes.

Les icônes des voyageurs ont des couleurs différentes, en fonction de leur situation au cours des 72 dernières heures :

Comment fonctionne la plateforme et comment puis-je voir si des voyageurs sont concernés par un incident ?

La plateforme détecte et communique automatiquement le statut des voyageurs enregistrés. Elle fonctionne de la façon suivante :

1. La plateforme constate un incident de sécurité critique, qui constitue très probablement une menace pour vos voyageurs à proximité.

2. L'incident critique déclenche une série d'appels téléphoniques automatisé et un e-mail d'alerte spéciale, en fonction de vos paramètres dans le moniteur de voyage.

3. La plateforme peut détecter trois réactions possibles aux appels téléphoniques : OK, AIDE ou PAS DE RÉPONSE. Le statut actuel des voyageurs est continuellement mis à jour dans le moniteur de voyage (vert OK, jaune EN COURS, orange INCONNU, rouge AIDE). Les statuts sont également communiqués en permanence aux destinataires du rapport par courrier électronique. S'il est nécessaire d'agir (statut Inconnu ou Aide), les destinataires du rapport sont en outre explicitement informés par courrier électronique.

Puis-je vérifier le statut d'un groupe spécifique de voyageurs ?

Vous pouvez également déclencher la détection automatique du statut manuellement, sans lien avec un incident d'alerte spéciale. Dans ce cas, vous sélectionnez les voyageurs pour lesquels vous avez besoin d'un statut actualisé dans la liste des voyageurs et vous cliquez sur le bouton « Demander le statut ». La plateforme appellera les voyageurs sélectionnés et déterminera leur statut. Vous pouvez suivre les statuts mis à jour en permanence dans le moniteur de voyage (vert OK, jaune En cours, orange Inconnu, rouge Aide). S'il est nécessaire d'agir (statut Inconnu ou Aide), les destinataires du rapport sont aussi explicitement informés par courrier électronique.

Comment puis-je assurer le suivi des informations pays que mes voyageurs reçoivent avant le début du voyage ?

Les renseignements avant le voyage (PTI pour « pre-trip information ») donnent un aperçu de la situation en termes de risque dans un pays donné, ainsi que les principales recommandations. Plus précisément, il existe un PTI pour chaque pays que le voyageur visite au cours d'un voyage, y compris les pays de départ et de transit.

Les PTI sont envoyées par e-mail avant le départ. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez déterminer les paramètres suivants pour l'envoi des PTI et des e-mails.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS ET PARAMÈTRES

• Les PTI sont envoyées à l'adresse e-mail des voyageurs qui a été enregistrée, sauf si vous désactivez les PTI.

• Vous pouvez personnaliser le texte d'introduction des e-mails de PTI qui sont envoyés à vos voyageurs, afin qu'ils puissent les identifier comme un message digne de confiance de leur employeur/entreprise. Par exemple : Cet e-mail est envoyé au nom de VOTRE ENTREPRISE. Veuillez lire attentivement les informations suivantes sur votre pays de destination... Bon voyage.

• Déterminez le seuil de risque pays pour les PTI. Les PTI sont envoyées pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. De cette façon, vous pouvez, par exemple, éviter les PTI pour les pays de destination à faible risque.

• Déterminez le seuil de risque pays pour les destinataires des rapports. Une copie des PTI est envoyée pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. Vous pouvez recevoir une copie de tous les PTI des voyageurs. Ainsi, vous êtes non seulement informé des voyages de chacun, mais vous pouvez également prouver que vous avez rempli votre devoir de vigilance.

• Recevoir des PTI immédiatement après l'enregistrement du voyage : cette fonction est intéressante pour les voyageurs qui veulent être sûrs que leur voyage a bien été enregistré. Si vous en obtenez une copie, cette fonction vous permet d'être informé immédiatement après la réservation ou l'enregistrement du voyage.

• Délai : vous pouvez choisir d'expédier les PTI 24h, 48h, 72h ou 7 jours avant le départ. Selon la réglementation de votre entreprise, vous pouvez définir combien de jours avant le départ vos voyageurs doivent recevoir les renseignements, de sorte qu'ils aient suffisamment de temps pour se préparer en conséquence. Si, selon le paramétrage ci-dessus, des PTI sont envoyées immédiatement après l'enregistrement du voyage, cela peut être un rappel supplémentaire.

• Recevoir une mise à jour des PTI en cas de changement d'itinéraire : les réservations de voyage peuvent parfois être complexes, en particulier lorsqu'un PNR existant est modifié. Les dates, les heures, les compagnies aériennes ou les destinations et les arrêts peuvent être modifiés, ajoutés, etc. Choisissez cette fonction pour vous assurer que vos voyageurs soient informés de manière complète par les PTI en cas de changement de réservation de voyage.

• Envoi d'une mise à jour des PTI en cas de modification de la notation du risque pays : La réglementation sur les voyages d'affaires de votre entreprise peut prévoir différents processus pour les pays de destination en fonction de leur cote de risque. Grâce à cette fonction, vous pouvez suivre les voyages dans les pays dont le risque augmente, même après que la réservation a été effectuée, et vous pouvez modifier les mesures de sécurité si nécessaire.

• Ignorer les aéroports de départ : lorsque ce paramètre est activé, aucun envoi de PTI ne sera déclenché par les séjours dans un aéroport de départ. Les PTI ne seront envoyés que pour les pays de destination.

• Exclure les PTI pour le pays de travail : lorsque ce paramètre est activé, les voyageurs ne recevront pas de PTI pour les séjours ou les voyages dans le pays où ils travaillent. Veuillez noter que les utilisateurs peuvent déterminer leur pays de travail personnel dans le profil d'utilisateur, ce qui annulera le pays par défaut de l'entreprise que les administrateurs doivent communiquer à leur responsable grands comptes, s'ils veulent utiliser ce paramètre. Par exemple, les entreprises basées en Allemagne peuvent souhaiter exclure les PTI pour l'Allemagne en général. Imaginons qu'un salarié de la même entreprise basée en Allemagne travaille en France. Il peut exclure de recevoir des PTI pour la France en configurant son profil d'utilisateur en conséquence.

• Durée minimale du séjour : Vous pouvez déterminer que pour les courts séjours (par exemple en transit), il ne faut pas envoyer de PTI au voyageur. Si cette option est activée, les séjours inférieurs à 1, 2, 4 ou 8 heures ne déclencheront pas de PTI.

Comment avoir une vue d'ensemble de vos sites ? Cliquez sur le bouton « Sites » dans le menu du moniteur de voyage pour afficher la liste des sites et des bureaux de votre entreprise, si vous les avez intégrés. Utilisez la barre de recherche pour trouver un site spécifique. Vous pouvez rechercher le nom d'un site ou effectuer une recherche par pays pour afficher plusieurs sites situés dans ces pays.

Cliquez sur l'icône d'un site sur la carte ou sur un site dans la liste pour afficher les détails disponibles : l'adresse du site et les coordonnées exactes de son emplacement.

Administration du site : comment intégrer les sites de l'entreprise ?

Si vous cliquez sur l'icône du moniteur de voyage dans la barre de navigation, choisissez Administration du site pour accéder au panneau de modification.

Si vous avez déjà intégré certains sites de votre entreprise, vous pouvez les modifier ou les supprimer facilement en cliquant sur la flèche à droite de l'entrée de la liste pour le site que vous souhaitez modifier.

Vous pouvez ajouter un nouvel emplacement de bureau ou un nouveau site de projet en cliquant sur le bouton + Ajouter un site. Utilisez la barre de recherche dans la carte pour localiser le site qui vous intéresse et utilisez le marqueur pour définir l'emplacement exact. Indiquez le nom du site et appuyez sur le bouton vert pour sauvegarder. Un message vert indiquant Site ajouté avec succès apparaît.

Les voyageurs peuvent-ils voir le moniteur de voyage ?

Les utilisateurs ayant reçu l'autorisation du groupe de voyageurs ne sont pas autorisés à accéder au moniteur de voyage de la plateforme.

Les voyageurs et les chargés des dossiers reçoivent-ils les mêmes alertes et alertes spéciales ?

Les alertes et alertes spéciales ne sont pas les mêmes pour les chargés des dossiers et pour les voyageurs. Les chargés des dossiers recevront des informations supplémentaires, par exemple le nombre de voyageurs touchés par l'incident particulier, leur statut (en cas d'alerte spéciale), etc.

# FAQ

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

• Événements – Aperçu des événements médicaux et relatifs à la sécurité dans le monde

• Visualisation – Liste, graphiques et carte

Pour vous permettre de trouver plus facilement ce dont vous avez besoin, la plateforme offre plusieurs visualisations des événements.

Dans la liste sur le côté gauche de l'écran, vous pouvez voir les événements (filtrés selon vos besoins) dans l'ordre spécifique de votre choix (par date ou par impact). Passez en mode graphique, et les mêmes événements sont affichés dans une courbe de tendance des risques ou un localisateur de risques. Ces graphiques vous aident à identifier les tendances générales en matière de risques et les principaux lieux à risque. Vous pouvez également naviguer à travers les événements en utilisant la carte et ses différents calques dans le coin de l'écran pour extraire les informations dont vous avez besoin.

En sélectionnant l'aperçu des alertes, vous serez directement dirigé vers les alertes/alertes spéciales que vos voyageurs ont reçues. Pour réduire la liste des incidents affichés, vous pouvez choisir d'afficher soit les alertes, soit les alertes spéciales, définir une période donnée ou sélectionner un pays spécifique à l'aide de la barre de recherche.

Là encore, les informations que vous obtenez dans la liste sont reflétées sur la carte. Si vous sélectionnez un incident, vous aurez des informations clés à son sujet comme :

• Le titre et le pays où a eu lieu l'incident

• La catégorie/sous-catégorie de l'incident

• Le score d'impact de l'incident

• Des références

• Le numéro de référence de l'événement

• Et les voyageurs concernés : cliquez sur le bouton pour afficher la liste des voyageurs concernés par l'incident, avec la possibilité d'afficher également leurs coordonnées.

Exemples d'e-mails pour les alertes et les alertes spéciales

Alerte pour le voyageur

Alerte pour le chargé de dossier

Alerte spéciale pour le voyageur

Alerte spéciale pour le chargé de dossier

Annonce

Informations relatives à la sécurité

Veuillez noter qu'une information relative à la sécurité sera envoyée lorsque l'impact de l'incident est bas/élevé. Une alerte de sécurité sera envoyée lorsque l'impact de l'incident est considérable/extrême.

La synthèse donne un aperçu des incidents de sécurité passés et futurs dans le pays. Vous pouvez passer directement en revue les quatre derniers incidents, obtenir une image de la fréquence des incidents au cours des derniers mois et voir les principales catégories d'incidents pour ce pays.

Cela vous aidera à mieux comprendre l'évolution de la sécurité sur le terrain et les principales menaces qui pèsent sur vos voyageurs. À l'aide de la section « Faites attention à », vous pouvez immédiatement voir quels sont les sujets à prendre en compte avant et pendant un voyage.

Gagnez une meilleure compréhension de la situation sécuritaire d'un pays. La criminalité, les troubles civils, le terrorisme, les risques généraux et la gouvernance sont autant de catégories clés à évaluer pour constituer un portefeuille de base des risques pays. En outre, nos experts identifient les risques urbains pour les principales villes de chaque pays et ajoutent de nouvelles informations sur une base mensuelle, révélant même les zones à éviter pour les voyageurs.

Qu'advient-il des données des voyageurs à la fin du voyage ? Seront-elles effacées automatiquement ?

Les données relatives au voyage peuvent être consultées jusqu'à 30 jours après la fin du voyage, si la période correspondante est sélectionnée à l'aide du bouton Sélectionnez votre temps. Veuillez noter que par défaut, seuls les voyages en cours sont affichés.

Combien de temps puis-je vérifier si un voyageur a été concerné par une alerte spéciale ?

Ces données sont supprimées au bout de 6 mois.

Puis-je faire quelque chose pour améliorer la qualité des données ?

Plus de 70 % des données sur les voyageurs que nous recevons sont d'une certaine façon incorrectes. Les fautes d'orthographe dans les noms et les numéros de téléphone manquants ou erronés sont ce qui pose le plus de problèmes. Nous ne pouvons pas contacter correctement les voyageurs si nous n'avons pas leur adresse électronique ou leur numéro de téléphone. Que pouvez-vous faire ? Obligez les voyageurs à saisir et à mettre à jour en permanence leurs coordonnées dans le profil d'utilisateur de la plateforme. En effet, si les voyageurs saisissent correctement leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse électronique lors de la réservation d'un voyage, cela sera très utile. Pour les voyageurs qui se rendent dans des pays à haut risque, assurez-vous qu'ils utilisent le suivi de calendrier en plus. Ainsi, grâce à une localisation plus précise, les mesures tant préventives que réactives cibleront plus efficacement le voyageur.

Qu'est-ce que la carte des risques ?

La carte des risques est la clé de voûte des informations sur les risques pays dynamiques de la plateforme.

En zoomant sur la carte, on peut voir les cotes de risque EXOP même en dessous du niveau des pays. Il montre le risque des régions et des provinces, jusqu'aux villes et même aux districts urbains. En examinant de plus près les grandes villes, on peut voir des zones marquées en violet qui présentent un risque plus élevé pour les voyageurs. Vous pouvez choisir d'afficher différentes informations, types de cartes et calques.

En utilisant la sélection et la visualisation des événements, vous pouvez générer un profil de risque professionnel d'une région basé sur les incidents de sécurité dans les catégories de risque qui vous intéressent et sur une période donnée.

CARTE DE CHALEUR

En un seul coup d'œil, la carte de chaleur vous montre les zones à risque. Définie par vos filtres, elle vous indique les zones à éviter et celles qui nécessitent des mesures de sécurité plus strictes. Une menace qui était très forte il y a trois ans ne doit pas nécessairement être présente aujourd'hui, c'est pourquoi il est impératif d'utiliser le filtre temporel pour obtenir une réponse claire à vos questions.

Les précautions médicales doivent commencer bien avant le voyage. La plateforme dresse la liste des derniers événements médicaux et des maladies pertinentes, vaccinables et non vaccinables, afin que vous et vos voyageurs, en collaboration avec un médecin, puissiez décider de la manière de préparer le voyage bien à l'avance. Pour ceux qui préfèrent travailler avec leurs propres sources médicales, toutes les informations médicales peuvent être désactivées. L'activation ou la désactivation concerne l'aperçu des risques médicaux, les conseils médicaux et le contenu de la carte médicale.

Les graphiques fournissent des représentations graphiques intelligentes pour les utilisateurs analytiques. Courbes de risque, prévisions, événements à venir et catégorisations des risques, toutes ces visualisations vous aident à mieux comprendre la tendance générale des risques de ces derniers mois à aujourd'hui et à identifier les principaux risques pour les voyageurs en un coup d'œil.

Qu'est-ce qu'une annonce et une information relative à la sécurité, une alerte et une alerte spéciale ?

ANNONCE

Une annonce est un incident lié à la sécurité auquel on peut s'attendre à l'avenir, comme des grèves ou des manifestations.

INFORMATIONS RELATIVES À LA SÉCURITÉ

Une information relative à la sécurité/alerte est une information sur un incident que vous recevez par courrier électronique lorsque vous définissez un favori sur la page des événements mondiaux ou pour un pays spécifique sur la page des risques pays. Lorsque le système détecte un incident qui correspond à votre favori, vous recevez un courrier électronique contenant des informations sur l'incident.

De plus, vous pouvez programmer un résumé d'alertes périodique de tous les événements qui correspondent à ce favori.

ALERTE

Les alertes sont liées aux paramètres moniteur de voyage et non aux favoris des événements mondiaux. Une alerte est un e-mail sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou l'activité professionnelle. Les alertes sont liées à un voyageur spécifique ou à l'emplacement du site d'une entreprise. Pour chaque incident qui déclenche une alerte, le système envoie différents e-mails ; l'un est fait pour le voyageur, l'autre pour le chargé de dossier.

ALERTE SPÉCIALE

Les alertes spéciales sont liées aux paramètres moniteur de voyage. En cas d'alerte spéciale, il n'est pas exclu qu'un voyageur soit directement touché par un incident de sécurité qui peut constituer une menace pour sa vie et sa santé. La plateforme contacte directement les voyageurs concernés par téléphone afin de savoir s'ils vont bien. De plus, le voyageur reçoit par courrier électronique des informations sur l'incident, notamment des directives de comportement visant à réduire le risque à proximité de l'événement. Pour chaque incident qui déclenche une alerte spéciale, le système envoie différents e-mails ; l'un est fait pour le voyageur, l'autre pour le chargé de dossier. Les courriers électroniques contiennent des mises à jour permanentes sur la situation.

Si vous êtes un administrateur de la plateforme, vous disposez de droits supplémentaires. Vous pouvez consulter, modifier, supprimer, ajouter et inviter des utilisateurs à la plateforme.

UTILISATEURS

Il est facile d'ajouter ou d'inviter des utilisateurs. Pour ajouter un utilisateur, il suffit de cliquer sur « Ajouter un utilisateur » et de saisir tous les détails. Avec cette option, vous devrez communiquer vous-même le nom d'utilisateur et le mot de passe à l'utilisateur. Si vous cliquez sur « Inviter des utilisateurs », la plateforme enverra un e-mail à tous les destinataires indiqués avec une invitation à s'inscrire eux-mêmes. Cette option vous permet d'ajouter plusieurs utilisateurs à la fois.

GROUPES

Dans cette section, vous pouvez consulter les groupes disponibles. Les utilisateurs qui viennent de s'enregistrer sont automatiquement ajoutés au groupe par défaut (généralement le groupe Voyageurs). Seul un groupe peut servir de groupe par défaut dans chaque organisation.

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Comment puis-je gérer mon compte personnel ?

Le profil d'utilisateur sur la plateforme est un élément important. C'est là que les utilisateurs peuvent gérer leur compte personnel. Ils peuvent définir leur nom, leur adresse électronique et leur numéro de téléphone qui servent de coordonnées principales pour la plateforme en cas d'urgence et pour toute autre information.

En outre, les utilisateurs peuvent choisir leur langue et leur fuseau horaire préférés. Si les utilisateurs se connectent avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ils peuvent aussi changer leur mot de passe ici.

Pour plus de sécurité, ils peuvent aussi activer l'authentification à deux facteurs pour leur compte. Les utilisateurs peuvent également déterminer leur pays de travail personnel dans leur profil.

Tout événement ou incident concernant la sécurité et les voyages qui a été identifié au cours des dernières années est répertorié sur la page des événements mondiaux.

Les événements répertoriés fournissent des informations structurées et comparables comme la catégorie de risque, la date et l'heure, l'impact et le lieu exact des incidents, complétées par un lien direct vers les sources d'information. Vous aurez ainsi un aperçu de ce qui s'est passé sur le terrain et pourrez déterminer si les mesures de sécurité ou de prévention médicale doivent être modifiées.

En outre, vous et vos voyageurs serez avertis des futurs événements par des annonces afin que vous puissiez minimiser le risque et préparer votre personnel à l'avance.

Si vous vous intéressez à des pays spécifiques, vous pouvez les enregistrer comme favoris et recevoir des informations relatives à la « sécurité » si quelque chose se passe dans le pays.

Bien entendu, vous devez vous renseigner sur des lieux, des sujets et des moments précis : Vous voulez savoir si vos voyageurs sont confrontés à un risque de manifestations violentes lorsqu'ils séjournent dans la capitale, ou s'il y a des affrontements dans l'arrière-pays où se trouve le site de votre projet, ou encore à quelles saisons les ouragans entraînent des inondations et des destructions dans une destination touristique spécifique ? Ciblez votre recherche en fonction de vos questions spécifiques en utilisant et en combinant les multiples options de filtrage.

OPTIONS DE CONNEXION – Choisissez votre procédure de connexion

La plateforme facilite la procédure de connexion pour vos employés. La plateforme offre différentes options. Dans la première, l'administrateur peut inviter de nouveaux utilisateurs sur la plateforme, ou simplement ajouter de nouveaux utilisateurs directement à partir de l'espace d'administration. La connexion par défaut pour tous les produits se fait avec un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Il y a deux options supplémentaires pour intégrer les nouveaux utilisateurs et les nouveaux identifiants.

INTERFACES À AUTHENTIFICATION UNIQUE

Jeton reçu par e-mail

Grâce à l'authentification unique basée sur des jetons reçus par courrier électronique, tous les employés qui possèdent une adresse électronique personnelle de l'entreprise ont accès à la plateforme sans nom d'utilisateur ni mot de passe. À cette fin, il existe une page de connexion spéciale pour votre entreprise. Un utilisateur saisira l'adresse électronique de son entreprise et recevra un lien de connexion valable pendant 24 heures par e-mail à la même adresse. Vous trouverez ce lien dans l'espace d'administration à la rubrique organisation. Vous pouvez également y indiquer une liste blanche des domaines d'entreprise autorisés pour lesquels la connexion est possible.

SAML 2.0

Avec la procédure d'authentification unique basée sur SAML 2.0, la connexion est intégrée dans le processus d'authentification de l'utilisateur de l'entreprise. Une fois qu'un utilisateur est authentifié dans l'infrastructure de l'entreprise, il se connectera automatiquement à la plateforme en cliquant simplement sur un lien spécifié sur l'intranet de l'entreprise. Pour appliquer SAML 2.0, veuillez contacter votre responsable grands comptes.

Comment les informations sur les risques pays contribuent-elles à la prévention des risques ?

Les informations sur les risques pays donnent un premier aperçu du profil de risque d'un pays. La lecture de ces informations vous donnera une première indication pour savoir si le voyage est dangereux ou non pour vos voyageurs. Elles recommandent également la mise en œuvre de mesures spécifiques d'atténuation des risques afin de réduire les risques pour vos voyageurs et de remplir votre devoir de vigilance.

D'où proviennent les données ?

Les strates des risques pays et villes ainsi que les incidents sont le résultat du travail de l'équipe AXA. Toutes les informations sont examinées par des analystes. Les strates concernant les affaires et la corruption sont dérivées de sources accessibles au public (par exemple la Banque mondiale, etc.). Le résumé des ministères des Affaires étrangères est calculé à partir de la moyenne des notes de risque pays attribuées par les principaux ministères des Affaires étrangères, notamment le Canada, les États-Unis, l'Allemagne, l'Australie, l'Irlande, la Nouvelle-Zélande, etc.

Les informations sur les risques pays sont-elles à jour ?

Notre objectif est de fournir des mises à jour en temps réel. Tout le contenu est mis à jour automatiquement et dans toutes les langues dès que des informations clés, par exemple les niveaux de risque de sécurité, ont été vérifiées et modifiées par les analystes spécialisés. Il n'y a pas de rédacteurs qui écrivent tous ces textes.

Puis-je contrôler le contenu que mes voyageurs peuvent voir ?

Les utilisateurs ayant des droits d'administrateur peuvent définir le contenu auquel a accès chaque groupe d'utilisateurs (voyageur, chargé de dossier, administrateur) dans le panneau de gestion. En général, les voyageurs n'ont pas accès aux recommandations sur le devoir de diligence, les risques commerciaux et la responsabilité.

Comment puis-je changer la langue ?

Le contenu de la plateforme, y compris toute la communication (e-mails et appels téléphoniques), est disponible en plusieurs langues, dont le français, l'allemand, l'anglais, l'espagnol, l'italien, le japonais et bien d'autres selon la configuration de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent choisir leur propre langue : il leur suffit d'aller sur leur profil d'utilisateur et de sélectionner la langue qu'ils préfèrent.

Quelle est la différence entre les informations de sécurité et les alertes dans les paramètres moniteur de voyage ?

Sur la plateforme, vous pouvez trouver le terme « alerte » pour différents types d'informations :

• Les alertes d'information sur la sécurité signalent les événements survenus dans le pays, quel que soit votre lieu d'implantation ou votre entreprise. Les alertes d'information sur la sécurité ne déclenchent aucun appel ou procédure d'urgence.

• Les alertes d'information sur la sécurité servent de source d'information sur les évolutions actuelles dans le pays concerné.

Comment puis-je réinitialiser mes identifiants ?

Cela dépend du système de connexion que vous utilisez. Si vous utilisez un nom d'utilisateur et un mot de passe, cliquez simplement sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion et suivez les instructions. Si vous utilisez SAML ou un jeton reçu par e-mail, vous n'avez pas d'identifiants de connexion. Pour la connexion avec un jeton reçu par e-mail, il suffit de relancer le processus pour recevoir un nouveau lien. Veuillez noter que le domaine de messagerie de votre adresse électronique professionnelle doit être sur liste blanche pour utiliser le jeton reçu par e-mail. Vous devez également avoir accès à votre adresse électronique professionnelle. Si vous utilisez SAML, il suffit de cliquer sur le lien fourni par votre entreprise. Pour que cela fonctionne, vous devez disposer d'un compte d'entreprise valide et être connecté à l'infrastructure de votre entreprise.

Pourquoi est-ce que je n'arrive pas à me connecter ?

1. Votre compte est peut-être bloqué. Ceci peut être dû à plusieurs raisons. Tout d'abord, cela peut arriver si vous essayez trop souvent de vous connecter avec des identifiants erronés. Dans ce cas, vous recevrez automatiquement des instructions de déverrouillage par courrier électronique. Veuillez suivre ces consignes. Si vous ne les avez pas reçues, cliquez simplement sur « Vous n'avez pas reçu les instructions de déverrouillage ? » sur la page de connexion.

2. Il est également possible que vous ayez été désactivé par votre administrateur ou que l'ensemble de l'entreprise ait été désactivée (par exemple si votre contrat a expiré). Veuillez consulter votre administrateur pour obtenir de l'aide.

Comment puis-je empêcher temporairement un utilisateur de se connecter sans pour autant le supprimer ?

Il suffit d'aller dans la zone d'administration, rubrique utilisateurs, et de modifier l'utilisateur. Vous y trouverez la case à cocher pour désactiver l'utilisateur.

Pourquoi ne puis-je pas enregistrer mon voyage ?

Seuls les utilisateurs enregistrés sur la plateforme peuvent s'inscrire au suivi de calendrier. S'il n'y a pas de profil d'utilisateur, l'administrateur de la plateforme reçoit un courrier électronique pour inviter l'utilisateur désigné à créer un compte.

Que puis-je faire si j'enregistre un voyage avec le suivi de calendrier, mais que je reçois un message d'erreur ?

Cela peut être dû à plusieurs raisons. En général, le message d'erreur que vous avez reçu par courrier électronique vous indiquera l'erreur exacte.

Remarque : Ajoutez l'adresse électronique de la plateforme directement en tant qu'invité dans l'application de calendrier et ne transmettez pas l'événement de calendrier par courrier électronique. C'est l'erreur la plus fréquente. Dans le cas de Microsoft Outlook, n'utilisez pas un transfert de rendez-vous. Créez une réunion à laquelle vous invitez directement la plateforme.

Si vous vous intéressez à des pays spécifiques, vous pouvez les enregistrer comme favoris. Quels en sont les avantages ?

• Vous pouvez y accéder directement à partir de la page des risques pays en le sélectionnant le pays que vous voulez dans la liste des favoris, qui s'affiche lorsque vous cliquez/touchez dans la barre de recherche à gauche de la page.

• Plus important encore, **vous pouvez recevoir des informations relatives à la « sécurité »** si quelque chose se passe dans le pays. Il suffit de sélectionner « M'envoyer une alerte », puis de choisir à partir de quel niveau d'impact sur vous souhaitez recevoir les alertes et de cliquer sur « Sauvegarder ».

• Vous pouvez recevoir un résumé des informations relatives à la sécurité pour vos pays favoris. Supposons que vous souhaitiez recevoir une fois par semaine à 9h00 et un aperçu de tous les événements survenus dans le pays au cours des 7 derniers jours. Il suffit d'aller sur « Résumé des alertes », de définir vos paramètres individuels et de « sauvegarder/mettre à jour » votre favori.

• Vous pouvez également recevoir des alertes de changement du niveau de risque si le niveau global du risque pays change.

BOUTON ENREGISTREMENT MANUEL DU VOYAGE DANS LA BARRE DE NAVIGATION

La fonction d'enregistrement dans la barre de navigation est le moyen le plus rapide et le plus précis d'envoyer la position d'un voyageur à la plateforme et d'intégrer la personne dans la surveillance et l'alerte de la plateforme sur la base de son numéro de téléphone et de son adresse électronique. L'utilisateur sera suivi précisément avec les coordonnées géographiques envoyées lors de son dernier enregistrement. Les chargés des dossiers peuvent voir le voyageur et sa position dans le moniteur de voyage. Après sept jours sans mise à jour de la position, la surveillance sera terminée. Cette fonction est un énorme avantage dans les cas où les données de localisation sont plutôt imprécises, par exemple si les données de voyage PNR ne fournissent que la localisation de l'aéroport d'arrivée. De plus, si le voyageur n'a pas eu le temps de s'enregistrer à nouveau (calendrier ou PNR), il suffit d'appuyer sur un bouton pour que la plateforme le prenne en charge et que l'alerte soit donnée au bout de quelques instants.

ENREGISTREMENT MANUEL DU VOYAGE DANS LE CALENDRIER

Il vous arrive parfois de ne pas pouvoir suivre correctement vos voyageurs parce que vous ne savez pas où ils se trouvent ? Pourquoi ? Des informations de réservation incomplètes, des fautes d'orthographe dans les noms, des numéros de téléphone et des adresses électroniques manquants ou erronés rendent difficiles le suivi et le contact avec vos voyageurs. Alors, comment résoudre ce problème ? Nous proposons une option efficace pour surmonter cette difficulté grâce à l'enregistrement manuel du voyage dans votre calendrier personnel.

L'enregistrement dans le calendrier permet à vos voyageurs d'inviter la plateforme à tous leurs rendez-vous et voyages dans le monde entier. Les voyageurs peuvent inviter la plateforme à leur voyage de 3 jours en ville avec des réunions d'affaires ainsi qu'à leur visite d'un site de projet situé dans une zone rurale à haut risque et même à de courts arrêts pendant le trajet. La plateforme sera un compagnon pour vos voyageurs, qui les informera de manière proactive en cas d'incident de sécurité et lancera des procédures d'urgence s'il s'avère qu'ils sont en danger

Comment cela fonctionne-t-il ? (veuillez noter que ce texte est écrit pour être transmis aux voyageurs)

Il suffit d'enregistrer votre voyage dans votre application de calendrier personnelle, que ce soit au bureau avec votre ordinateur fixe ou en déplacement avec votre smartphone.

1. Créez un rendez-vous dans votre calendrier pour la durée de votre voyage, indiquez votre destination et invitez l'adresse électronique spécifique de l'entreprise en tant que participant. Vous trouverez cette adresse dans la plateforme, à la rubrique « Enregistrement manuel du voyage dans le calendrier ».

2. Quelques instants après, vous recevrez un e-mail avec un lien pour confirmer l'enregistrement. Ce lien mène à une page de confirmation où vous pouvez directement ajouter ou mettre à jour votre localisation et vos coordonnées, comme votre numéro de téléphone portable. Enfin, confirmez le voyage... C'est tout !

Avantages du suivi de calendrier :

• RAPIDE — en QUELQUES étapes seulement : Enregistrez vos voyages en deux étapes simples, où que vous soyez, que ce soit au bureau avec votre ordinateur fixe ou en déplacement avec votre smartphone. Créez simplement un rendez-vous dans votre calendrier pour la durée de votre voyage, invitez la plateforme en tant que participant et confirmez l'enregistrement du voyage.

• FACILE — en utilisant tout simplement votre CALENDRIER PERSONNEL : Vous pouvez enregistrer votre voyage facilement grâce à votre application de calendrier personnelle. La plateforme prend en charge toutes les applications de calendrier courantes, notamment Outlook, iCal et Gmail.

• FLEXIBLE — un changement dans vos vols ? Il vous suffit de modifier l'événement dans votre calendrier : vous pouvez reporter, prolonger ou annuler le rendez-vous dans votre calendrier à tout moment. Vos modifications sont immédiatement transmises à la plateforme.

INTERFACE DE DONNÉES SUR LE VOYAGE

L'automatisation poussée de la plateforme ne sert à rien si aucun voyage ne peut être enregistré et donc suivi. Nous simplifions donc au maximum l'intégration des données sur le voyage et offrons plusieurs options pour transférer les données sur le voyage dans la plateforme. En fonction des paramètres techniques et de réservation de voyage de votre entreprise, vous pouvez choisir l'option qui vous convient le mieux.

Transfert automatisé des données sur le voyage (suivi PNR/suivi de voyageur PNR) – intégrez la plateforme dans votre processus de réservation de voyage

Les données sur le voyage peuvent être automatiquement insérées dans la plateforme lorsqu'elles sont intégrées dans votre processus de données de voyage existant. Une fois l'intégration effectuée, il n'y a plus rien à faire manuellement. Toutes les réservations et modifications seront automatiquement transférées à la plateforme, y compris les annulations. Il existe deux possibilités pour ce faire :

1. Interfaces permanentes avec la plateforme. Avec cette solution, vous pouvez connecter directement vos systèmes de gestion des voyages à la plateforme par XML ou REST.

2. Interfaces de votre système de gestion des voyages ou de votre agence de voyages. Nous pouvons nous connecter à tous les fournisseurs et systèmes de gestion des voyages, ainsi qu'aux agences de voyage par le biais d'interfaces programmées individuellement.

Chaque pays dispose d'une liste de recommandations clés qui, lorsqu'elles sont suivies, réduisent considérablement les risques liés aux voyages. Il en va de même pour les recommandations médicales. La rubrique « Conseils spécifiques » est particulièrement intéressante, car elle fournit des recommandations spéciales et des informations détaillées sur un risque spécifique prévalant dans le pays concerné.

Comment les utilisateurs peuvent-ils obtenir un compte ?

Il existe différentes manières selon la procédure de connexion :

1. Si l'utilisateur s'inscrit avec un jeton reçu par courrier électronique ou avec SAML, la plateforme créera automatiquement un nouvel utilisateur (dans le groupe par défaut) dès que l'utilisateur concerné cliquera sur le lien. Veuillez noter que le domaine de messagerie doit être sur liste blanche pour utiliser le jeton reçu par e-mail.

2. Un administrateur peut simplement ajouter/inviter des utilisateurs dans l'espace d'administration. On peut également inviter plusieurs utilisateurs en même temps.

Comment puis-je supprimer des voyageurs ou annuler des voyages ?

Là encore, cela dépend. Les voyageurs qui ont été intégrés à la plateforme par transfert automatique des données de voyage et qui n'ont pas de compte utilisateur sur la plateforme ne peuvent pas être supprimés, pas plus que leurs voyages. Tous les voyageurs qui ont un compte sur la plateforme peuvent être supprimés, ainsi que tous leurs voyages. Les voyages uniques ne peuvent pas être annulés, à l'exception des voyages enregistrés avec le suivi de calendrier. Dans ce cas, le voyageur doit lui-même supprimer son événement de calendrier.

Qu'est-ce que cela signifie lorsqu'une adresse électronique commence par « temp-email-... » ?

Ce n’est pas une erreur. Dans la plupart des cas, il s'agit d'une adresse électronique temporaire qui n'a pas encore été confirmée. Par exemple, si vous vous connectez avec un jeton reçu par e-mail, que vous recevez un lien pour vous inscrire, mais que vous ne confirmez jamais votre e-mail en cliquant sur le lien, le système considérera votre adresse comme une adresse électronique temporaire.

Combien de temps puis-je utiliser le lien reçu avec le jeton reçu par courrier électronique ?

Par défaut, le lien est valide pendant 24 heures.

Pourquoi mon collègue a-t-il une langue différente de la mienne ?

Une entreprise peut définir une langue par défaut pour tous les utilisateurs, mais chaque utilisateur peut choisir sa propre langue préférée dans son profil.

Pourquoi les voyageurs reçoivent-ils des e-mails qui ne sont pas rédigés dans leur langue préférée ?

Il n'y a qu'une seule langue par défaut pour tous les utilisateurs de la plateforme. Si un voyageur veut avoir une langue différente, il doit avoir un compte sur la plateforme et changer la langue dans son profil.

Trouver les meilleurs prestataires médicaux

La page du réseau médical comprend une longue liste de prestataires médicaux que vous pouvez sélectionner à l'aide de filtres. Commencez par sélectionner le lieu où vous recherchez un prestataire médical ou un hôpital et entrez une catégorie ou une spécialité médicale. Pour recevoir les résultats, cliquez à chaque fois sur « Appliquer ».

Les résultats vous fourniront une liste d'hôpitaux qui sera également visualisée sur la carte. Vous pouvez cliquer sur les icônes de la carte pour obtenir plus d'informations.

Pour sélectionner de façon plus fine, par exemple avec la langue ou les jours d'ouverture, utilisez l'option de filtrage.

Pour voir les résultats, sélectionnez « Appliquer » et revenez en arrière.