Ici, « alerte » est un terme collectif pour les alertes et les signalements spéciaux et leurs procédures de communication de suivi :
Alerte : un e-mail d'information sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou les activités professionnelles.
Alerte spéciale : un e-mail d'information sur un incident de sécurité critique qui se produit à proximité des voyageurs et affecte donc probablement le personnel, les sites ou les activités professionnelles. Le même e-mail comprend également des directives sur le comportement à adopter pour les voyageurs qui se trouvent à proximité d'un tel incident. Plus important encore, une alerte spéciale déclenche immédiatement une série d'appels automatisés aux voyageurs susceptibles d'être affectés afin de savoir s'ils vont bien ou s'ils ont besoin d'aide.
Personnalisez les e-mails d'alerte et utilisez les alertes avant le voyage.
Tout d'abord, vous pouvez personnaliser le texte d'introduction des e-mails d'alerte qui sont envoyés à vos voyageurs, afin qu'ils puissent les identifier comme un message digne de confiance de leur employeur/entreprise. Par exemple : Cet e-mail est envoyé au nom de VOTRE ENTREPRISE. Nous souhaitons que vous soyez en sécurité et tenu au courant pendant vos voyages. Veuillez lire attentivement ce qui suit...
Vous pouvez inclure des voyageurs dans le processus d'alerte avant leur voyage. Si cette option est activée, les voyageurs reçoivent des e-mails d'alerte 24 h, 48 h, 72 h ou 7 jours avant leur voyage. Il est souvent utile d'être informé de ce qui se passe dans le pays avant le départ pour se préparer en conséquence, par exemple pour réorganiser les rencontres, les réunions, etc.
Une alerte est un e-mail d'information sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou l'activité professionnelle. Activez les alertes et les paramètres suivants s'appliqueront à votre entreprise.
Qu'est-ce que le seuil d'alerte ? Vous pouvez définir le seuil de gravité des incidents qui déclenchent l'envoi d'e-mails d'alerte. Selon l'endroit où vous avez placé le curseur, les destinataires de votre rapport et vos voyageurs recevront des e-mails d'alerte pour les incidents d'une gravité au moins basse, élevée, considérable ou extrême.
Si vous souhaitez que les voyageurs ne soient avertis que des incidents les plus graves, réglez le curseur sur « extrême ». Si vous préférez des informations plus étendues concernant la sécurité, réglez le curseur sur « élevé ».
Une alerte spéciale est déclenchée si un incident critique se produit et que vos voyageurs se trouvent à proximité, dans la zone d'impact de l'incident. Dans ce cas, vous voulez savoir le plus rapidement possible si vos voyageurs vont bien. En cas d'alerte spéciale, les voyageurs concernés sont appelés sur leur numéro de téléphone enregistré afin de savoir comment ils vont (appel téléphonique). La plateforme saura alors si un voyageur va bien ou s'il a besoin d'aide et en informera automatiquement les destinataires du rapport. En plus de l'appel téléphonique, les voyageurs reçoivent également des informations sur l'incident avec des recommandations par e-mail.
Vous pouvez déterminer le nombre d'appels téléphoniques (3 à 5) passés à vos voyageurs en cas d'urgence. Souvent, les voyageurs ne répondent pas immédiatement au premier ou au deuxième appel. En les appelant plusieurs fois à 5 à 10 minutes d'intervalle, il y a plus de chances qu'ils répondent et donnent des informations sur leur situation. Les voyageurs qui ne répondent pas au téléphone (téléphone éteint, messagerie vocale, sonnerie dans le vide, pas de réseau) se voient attribuer le statut « inconnu ». Les contacts en cas d'urgence seront informés et leur situation devra faire l'objet d'un suivi.
Rappel par SMS et par e-mail : Les voyageurs inconnus qui n'ont pas répondu à l'appel téléphonique recevront un e-mail et un SMS leur demandant de fournir des informations sur leur situation. L'idée est qu'ils rappellent ou qu'ils envoient un e-mail à leur contact d'urgence dès qu'ils reçoivent le message. Si vous ne souhaitez pas qu'un SMS soit envoyé en plus de l'e-mail, vous pouvez le désactiver.
La procédure d'alerte spéciale peut également être lancée pour les voyageurs dont on ignore la position exacte dans le pays. Lorsque cette option est activée, les appels téléphoniques sont déclenchés par tous les incidents dans le pays de destination qui correspondent au seuil de gravité défini précédemment.
Si vous n'êtes pas sûr de vos paramètres ou si vous êtes simplement curieux de savoir comment fonctionne la plateforme, vous pouvez aller voir la rubrique intitulée « Aperçu du rayon d'impact ». À partir d'une multitude de paramètres, la plateforme définit dynamiquement des rayons d'impact spécifiques pour les alertes et les alertes spéciales autour d'un incident de sécurité. Parmi les paramètres les plus importants qui déterminent le rayon, on trouve l'impact de l'incident, la catégorie de l'incident et la fiabilité de la localisation du voyageur.
Testez vos paramètres avant de les mettre en ligne !
Utilisez le curseur et choisissez une valeur d'impact de l'incident, choisissez la catégorie d'incident qui vous intéresse et choisissez un niveau de fiabilité : Dans le graphique ci-dessus, vous pouvez voir comment le rayon de l'incident change en conséquence.
Veuillez noter que par nature, certaines catégories d'incidents ne déclenchent pas un appel téléphonique dans la cadre d'une alerte spéciale.
Remarque concernant la fiabilité de la localisation du voyageur : Plus les données de localisation du voyageur sont précises, plus le rayon de l'incident peut être défini avec précision. Si l'enregistrement du voyage se limite aux données du vol par exemple, le voyageur sera localisé à l'aéroport d'arrivée, ce qui est peu fiable, puisque le voyageur est susceptible de se déplacer après son arrivée. Par conséquent, la plateforme trace un rayon plus grand autour des incidents. En revanche, les voyageurs utilisant le suivi de calendrier ou le GPS ont une localisation beaucoup plus fiable, ce qui fait que le rayon autour des incidents sera plus petit et que l'alerte sera plus précise.
DÉFINIR LES RÔLES ET LES RESPONSABILITÉS DE VOTRE ENTREPRISE
Vous désignez les personnes ou entités qui servent de points de contact pour les différentes tâches et rôles. Vous pouvez ajouter autant de personnes ou d'entités que vous le souhaitez. Les contacts peuvent facilement être supprimés ou déplacés vers le haut ou vers le bas. Toutes les modifications doivent être enregistrées pour pouvoir être activées. Les différents rôles sont énumérés ci-dessous. Il peut être utile d'assigner plusieurs rôles au même contact.
En cas d'assistance, la ou les personnes à contacter en cas d'urgence seront appelées au numéro de téléphone fourni pour coordonner les mesures de suivi.() Les contacts en cas d'urgence seront appelés dans le même ordre que celui de la liste.
Les alertes spéciales, les alertes, les rapports de situation, les rapports de cas d'assistance et les alertes de changement de niveau de risque sont envoyés à l'adresse électronique fournie.
Une copie des renseignements avant le voyage (PTI) pour les voyageurs est envoyée à l'adresse électronique fournie. Veuillez définir vos paramètres de PTI dans la section « Renseignements avant le voyage ».
GARDEZ UN ŒIL SUR VOS VOYAGEURS
Le moniteur de voyage est la clé de voûte de la plateforme. Les chargés de voyages peuvent surveiller et superviser les voyageurs et leur statut dans le monde entier, repérer les urgences et lancer des appels pour savoir comment vont les voyageurs. En fonction de vos paramètres, le moniteur de voyage pilote et définit des procédures d'alerte, de communication et d'urgence pour votre entreprise.
La mise en place de la plateforme prend environ 10 minutes. Une fois que vous avez défini tous vos paramètres, le système fait le travail pour vous.
Prenez votre temps pour définir les paramètres de votre entreprise dans les sections :
Assistance
Renseignements avant le voyage
Alertes
Veuillez noter que nous avons préparé un ensemble de paramètres par défaut pour faciliter vos premiers pas.
DÉFINIR LES PARAMÈTRES DES RENSEIGNEMENTS AVANT LE VOYAGE
Les renseignements avant le voyage (PTI pour « pre-trip information ») donnent un aperçu de la situation en termes de risque dans un pays donné, ainsi que les principales recommandations. Plus précisément, il existe un PTI pour chaque pays que le voyageur visite au cours d'un voyage, y compris les pays de départ et de transit.
Les PTI sont envoyées par e-mail avant le départ. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez déterminer les paramètres suivants pour l'envoi des PTI et des e-mails.
Les PTI sont envoyées à l'adresse e-mail des voyageurs qui a été enregistrée, sauf si vous désactivez les PTI.
Vous pouvez personnaliser le texte d'introduction des e-mails de PTI qui sont envoyés à vos voyageurs, afin qu'ils puissent les identifier comme un message digne de confiance de leur employeur/entreprise. Par exemple : Cet e-mail est envoyé au nom de VOTRE ENTREPRISE. Veuillez lire attentivement les informations suivantes sur votre pays de destination... Bon voyage.
Déterminez le seuil de risque pays pour les PTI. Les PTI sont envoyées pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. De cette façon, vous pouvez, par exemple, éviter les PTI pour les pays de destination à faible risque.
Déterminez le seuil de risque pays pour les destinataires des rapports. Une copie des PTI est envoyée pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. Vous pouvez recevoir une copie de tous les PTI des voyageurs. Ainsi, vous êtes non seulement informé des voyages de chacun, mais vous pouvez également prouver que vous avez rempli votre devoir de vigilance.
Recevoir des PTI immédiatement après l'enregistrement du voyage : cette fonction est intéressante pour les voyageurs qui veulent être sûrs que leur voyage a bien été enregistré. Si vous en obtenez une copie, cette fonction vous permet d'être informé immédiatement après la réservation ou l'enregistrement du voyage.
Délai : vous pouvez choisir d'expédier les PTI 24h, 48h, 72h ou 7 jours avant le départ. Selon la réglementation de votre entreprise, vous pouvez définir combien de jours avant le départ vos voyageurs doivent recevoir les renseignements, de sorte qu'ils aient suffisamment de temps pour se préparer en conséquence. Si, selon le paramétrage ci-dessus, des PTI sont envoyées immédiatement après l'enregistrement du voyage, cela peut être un rappel supplémentaire.
Recevoir une mise à jour des PTI en cas de changement d'itinéraire : les réservations de voyage peuvent parfois être complexes, en particulier lorsqu'un PNR existant est modifié. Les dates, les heures, les compagnies aériennes ou les destinations et les arrêts peuvent être modifiés, ajoutés, etc. Choisissez cette fonction pour vous assurer que vos voyageurs soient informés de manière complète par les PTI en cas de changement de réservation de voyage.
Envoi d'une mise à jour des PTI en cas de modification de la notation du risque pays : La réglementation sur les voyages d'affaires de votre entreprise peut prévoir différents processus pour les pays de destination en fonction de leur cote de risque. Grâce à cette fonction, vous pouvez suivre les voyages dans les pays dont le risque augmente, même après que la réservation a été effectuée, et vous pouvez modifier les mesures de sécurité si nécessaire.
Ignorer les aéroports de départ : lorsque ce paramètre est activé, aucun envoi de PTI ne sera déclenché par les séjours dans un aéroport de départ. Les PTI ne seront envoyés que pour les pays de destination.
Exclure les PTI pour le pays de travail : lorsque ce paramètre est activé, les voyageurs ne recevront pas de PTI pour les séjours ou les voyages dans le pays où ils travaillent. Veuillez noter que les utilisateurs peuvent déterminer leur pays de travail personnel dans le profil d'utilisateur, ce qui annulera le pays par défaut de l'entreprise que les administrateurs doivent communiquer à leur responsable grands comptes, s'ils veulent utiliser ce paramètre. Par exemple, les entreprises basées en Allemagne peuvent souhaiter exclure les PTI pour l'Allemagne en général. Imaginons qu'un salarié de la même entreprise basée en Allemagne travaille en France. Il peut exclure de recevoir des PTI pour la France en configurant son profil d'utilisateur en conséquence.
Durée minimale du séjour : Vous pouvez déterminer que pour les courts séjours (par exemple en transit), il ne faut pas envoyer de PTI au voyageur. Si cette option est activée, les séjours inférieurs à 1, 2, 4 ou 8 heures ne déclencheront pas de PTI.
