Inhaltsverzeichnis

• Produktübersicht

• Travel Eye App

• Erste Schritte

Travel Monitor

• Travel Monitor Einstellungen

  • Funktionen und Verantwortlichkeiten

  • Pre-Trip Information

  • Alerting

• Arbeiten mit dem Travel Monitor

  • Reisende

  • Status und Icons

  • Standorte

  • Alerts und Special Alerts

• FAQ

  • Assistance

  • Alerting

  • Berechtigungen

  • Daten

Risikokarte

• Risikokarte

Globale Vorfälle

• Globale Vorfälle

• Ereignisse und Vorfälle

• Verschiedene Ansichten

• Benachrichtigung über Ereignisse per E-Mail

• FAQ

Länderinformationen

• Länderinformationen

• Gesamtübersicht

• Risikoüberblick

• Medizinische Risiken

• Empfehlungen

• Diagramme

• Länderfavoriten

• Symbole für Sicherheitsrisiken

• FAQ

Medizinisches Netzwerk

• Medizinisches Netzwerk

Adminbereich

• Adminbereich

• Nutzerprofil

• FAQ

Schnittstellen

• Nutzer Login

• Schnittstelle für Reisedaten

• Integration von Reisedaten

• FAQ

Travel Eye ist auch als browserbasierte Webanwendung und als native mobile Anwendung verfügbar, die Ihnen alle wichtigen Funktionen der Desktop-Version zur Verfügung stellt:

• Notfallanruf – wenn Sie in Gefahr sind, können Sie die jeweilige Operationszentrale 24/7 erreichen

• Statusanruf – wenn sich in der Nähe ein Sicherheitsvorfall ereignet, erhalten Sie Anrufe, um zu prüfen, ob Sie Hilfe benötigen

• Alerting - Sie erhalten E-Mails, die Sie über die neuesten Sicherheitsentwicklungen und Vorfälle vor Ort informieren

• Pre-Trip Information – Sie erhalten vor der Abreise die neuesten Sicherheits- und medizinischen Informationen

• Reisesicherheitsinformation – Sie können jederzeit auf alle relevanten Informationen über Ihr Reiseziel zugreifen

Browserbasierte Web App

Die browserbasierte Webanwendung ist die bevorzugte Option für Unternehmen, in denen die Installation von Fremdanwendungen auf Geschäftstelefonen eingeschränkt ist. Ohne eine App installieren zu müssen, haben die Nutzer über den Browser Zugriff auf alle Funktionen, einschließlich der Geolokalisierung und des Notfallbuttons.

Native App

Die Travel Eye App für IOS und Android (Play Store or App Store) bietet sämtliche Funktionalitäten, die Sie auch von der Travel Eye Desktop-Anwendung kennen.

AKTIVIERUNG DER APP

Um die App, nachdem Sie sie installiert haben, erstmalig zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Melden Sie sich wie gewohnt auf der Plattform an (Login) und öffnen Sie ihr Nutzerprofil. Klicken Sie auf „Mobile App“ auf der linken Bildschirmseite.

2. Starten Sie nun die App. Beim Starten der App erscheint ein 8-stelliger Autorisierungscode.

3. Geben Sie den Code auf Ihrem Nutzerprofil in das Feld „Autorisierungscode“ ein und klicken Sie „Autorisieren“.

4. Sie sind nun permanent für die Nutzung der App auf Ihrem mobilen Gerät angemeldet.

Was ist das „Alerting“?

Alerting ist zunächst ein Überbegriff für Alerts und Special Alerts und deren Folgemaßnahmen:

1. Ein Alert ist eine E-Mail-Information über einen Vorfall, der mögliche Auswirkungen auf Reisende, Standorte oder Geschäftstätigkeiten hat.

2. Ein Special Alert ist eine E-Mail-Information über einen kritischen Sicherheitsvorfall, der sich in der unmittelbaren Nähe von Reisenden befindet und daher Mitarbeiter, Standorte oder Unternehmen möglicherweise unmittelbar betrifft. Diese E-Mail enthält auch Verhaltensrichtlinien für Reisende, die sich in der Nähe eines solchen Vorfalls aufhalten. Am wichtigsten ist jedoch, dass ein Special Alert sofort eine Reihe von automatischen Statusabfragen bei den möglich betroffenen Reisenden auslöst, um herauszufinden, ob es ihnen gut geht oder sie Hilfe benötigen. Gleichzeitig wird das Management per E-Mail über den Status der Reisenden informiert.

Was sind die allgemeinen Einstellungen?

Passen Sie die Alert-E-Mails an und nutzen Sie Pre-Trip Alerting.

• Zuallererst, können Sie den Begrüßungstext von Alert-E-Mails, die an Ihre Reisenden gesendet werden, so gestalten, dass diese sie als vertrauenswürdige Nachricht ihres Arbeitgebers/Unternehmens erkennen können. Zum Beispiel: Diese E-Mail wird im Namen IHRES UNTERNEHMENS versandt. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen sorgfältig durch…

• Sie können Reisende bereits vor ihrer Reise in den Alerting Prozess mit einbeziehen. Wenn die Funktion aktiviert ist, werden Ihre Reisenden ggf. 1, 2, 3 oder 7 Tage vor der Reise über sicherheitsrelevante Ereignisse an ihrem Reiseziel informiert. Es ist oft hilfreich, vor der Abreise über die Ereignisse im Land informiert zu sein, um sich entsprechend vorzubereiten, z.B. Flughafenabholung und Transport, etc. neu zu planen.

Wie richte ich den Alert (E-Mail) ein?

Ein Alert ist eine E-Mail-Information über einen Sicherheitsvorfall, der möglicherweise Auswirkungen auf Reisende, Standorte oder Geschäftstätigkeiten hat. Wenn sie das Alerting aktivieren, dann gelten die folgenden Einstellungen für Ihr Unternehmen.

Was ist der Schwellenwert für das Alerting? Legen Sie den Schwellenwert für Sicherheitsvorfälle fest, für die Alert-E-Mails versendet werden sollen. Entsprechend der Einstellung des Schiebereglers erhalten Ihre Report-Empfänger und Ihre Reisenden Alert-E-Mails bei Vorfällen von mindestens geringer, moderater, signifikanter oder kritischer Schwere.

Wie richte ich den Special Alert (E-Mail und Statusanruf) ein?

Ein Special Alert wird ausgelöst, wenn ein kritischer Vorfall eintritt und sich Reisende innerhalb des Vorfallsradius befinden. In dieser Situation möchten Sie so schnell wie möglich wissen, ob es Ihren Reisenden gut geht. Im Falle eines Special Alerts werden die betroffenen Reisenden sofort auf der im System hinterlegten Telefonnummer angerufen (Statusabfrage). Travel Eye ermittelt, ob es den Reisenden gut geht oder ob sie Hilfe brauchen, und informiert alle Report Empfänger automatisch per E-Mail über den aktuellen Status. Zusätzlich zur Statusabfrage erhalten Reisende auch die Vorfallsinformationen mit Handlungsempfehlungen per E-Mail.

Welche Einstellungen kann ich vornehmen?

• Sie haben die Möglichkeit, die Anzahl der Statusanrufe (3-5) an Ihre Reisenden in einem Notfall zu bestimmen. Oftmals werden die Reisenden den Anruf nicht sofort beantworten. Wenn man sie mehrmals anruft, mit ungefähr 5 bis 10 Minuten Abstand dazwischen, sind die Chancen größer, dass sie antworten und ihren Status mitteilen. Reisende, die nicht ans Telefon gehen (Telefon ausgeschaltet, Voice-Mail, kein Abnehmen, keine Verbindung) erhalten den Status "unbekannt". Notfallkontakte werden informiert und ihr Status muss weiterverfolgt werden.

• SMS und E-Mail Erinnerung: Reisende mit dem Status unbekannt, die nicht auf den Statusanruf geantwortet haben, erhalten eine zusätzliche E-Mail und eine SMS mit der Bitte, ihren Status zu übermitteln. Die Absicht ist, dass sie zurückrufen oder eine E-Mail an ihren Notfallkontakt schicken, sobald sie die Nachricht erhalten. Wenn Sie nicht möchten, dass zusätzlich zur E-Mail eine SMS verschickt wird, können Sie SMS deaktivieren.

• Statusanrufe können auch für Reisende ausgelöst werden, deren genauer Standort im Land unbekannt ist. Diese Reisenden erhalten Statusanrufe und Special Alert E-Mails für alle Vorfälle im jeweiligen Zielland mit der oben definierten Vorfallsschwere.​

Woher weiß ich, ob ich Alerts und Special Alerts richtig eingestellt habe?

Wenn Sie sich über Ihre Einstellungen unsicher sind oder einfach nur neugierig sind, wie die Plattform funktioniert, können Sie im Abschnitt „Vorschau für Vorfallsradien" nachsehen. Basierend auf einer Vielzahl von Parametern definiert die Plattform dynamisch individuelle Vorfallsradien für Alerts und Special Alerts rund um einen Sicherheitsvorfall. Zu den stärksten Parametern, die den Radius bestimmen, gehören die Auswirkung des Vorfalls, die Vorfallskategorie und die Standortgenauigkeit der Reisenden.

Wie können Sie Ihre Einstellungen testen?

Verwenden Sie den Schieberegler und wählen Sie einen Auswirkungsgrad eines Vorfalls, legen Sie eine Vorfallskategorie fest und wählen Sie die Standortgenauigkeit: In der Grafik sehen Sie, wie sich der Vorfallsradius entsprechend ändert.

Wer übernimmt welche Aufgaben?

Benennen Sie die Personen oder Stellen, die als Ansprechpartner für verschiedene Aufgaben und Funktionen zuständig sind. Sie können beliebig viele Personen oder Stellen hinzufügen. Sie können die Kontakte einfach nach oben und unten verschieben und somit die Reihenfolge ändern oder Kontakte löschen. Alle Änderungen müssen gespeichert werden, damit sie übernommen werden können. Die verschiedenen Funktionen sind im Folgenden aufgeführt. Meist ist es sinnvoll, demselben Ansprechpartner mehrere Aufgaben zu übertragen.

NOTFALLKONTAKT

Im Falle eines Notfalls, werden die hinterlegten Notfallkontakte unter der angegebenen Telefonnummer kontaktiert, um Maßnahmen abzustimmen. Die Notfallkontakte werden in der Reihenfolge kontaktiert, in der sie aufgelistet sind.

REPORT EMPFÄNGER

Erhält Special Alerts, Alerts, Statusberichte, Vorfallberichte und Benachrichtigungen bei Änderung des Länderrisikos per E-Mail.

PTI EMPFÄNGER

Erhält eine Kopie der PTI (Länderinformation vor Reiseantritt), die an die Reisenden im Unternehmen per E-Mail gesendet wird. Bitte definieren Sie Ihre detaillierten PTI-Einstellungen im Abschnitt "Pre-Trip Information".

Was ist der Unterschied zwischen einem Alert und einem Special Alert?

Alert: Ein Alert ist eine E-Mail-Information über einen Vorfall, der mögliche Auswirkungen auf Reisende, Standorte oder Geschäftstätigkeiten hat. Alerts beziehen sich auf einen bestimmten Reisenden oder den Standort eines Unternehmens. Für jeden Vorfall, der einen Alert auslöst, sendet das System verschiedene E-Mails - eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Travel Manager zugeschnitten.

Special Alert: Im Falle eines Special Alerts kann nicht ausgeschlossen werden, dass ein Reisender direkt von einem Sicherheitsvorfall betroffen ist, der eine Bedrohung für Leben und Gesundheit darstellen kann. Travel Eye kontaktiert betroffene Reisende direkt per Telefonanruf, um ihren Status zu ermitteln. Außerdem erhält der Reisende die Informationen über den Vorfall per E-Mail, einschließlich Verhaltensrichtlinien, um das Risiko in der Nähe des Ereignisses zu verringern. Für jeden Vorfall, der einen Special Alert auslöst, sendet das System verschiedene E-Mails - eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Manager zugeschnitten und enthält laufende Statusaktualisierungen. Auf den folgenden Seiten, nach den FAQ, finden Sie Beispiel E-Mails für Alerts und Special Alerts für Reisende und Manager.

Warum erhält Reisender A einen Special Alert Statusanruf, während Reisender B direkt neben ihm nur eine Alert E-Mail erhält?

Für eine solche Situation kann es verschiedene Gründe geben:

Szenario: Angenommen, Reisender A und B nehmen gemeinsam an einer Konferenz teil, aber beide Reisende haben verschiedene Standortgenauigkeiten. Während die Plattform nur PNR-Daten mit dem Ankunftsflughafen des Reisenden A erhielt, nutzte Reisender B die Check In oder Kalender Tracking Funktion und fügte den genauen Standort des Konferenzortes hinzu. Dadurch verfügt die Plattform über präzisere Standortdaten für Reisenden B als für Reisenden A und bestimmt daher einen größeren Vorfallsradius für Reisenden A. Während das System ausschließen kann, dass sich Reisender B innerhalb des Vorfallsradius befindet, der das Alerting ausgelöst hat, verfügt es über weniger genaue Informationen für Reisenden A und löst daher, um herauszufinden, ob er Hilfe benötigt, die automatischen Statusanrufe aus.

Diese Szenario soll verdeutlichen, dass mehrere Faktoren den Vorfallsradius bestimmen. Zu den stärksten Faktoren gehören der Auswirkungsgrad und die Kategorie des Vorfalls sowie die Standortgenauigkeit des Reisenden. Wenn Sie sich über Ihre Einstellungen unsicher oder einfach nur neugierig sind, wie die Plattform funktioniert, können Sie im Abschnitt „Vorschau für Vorfallsradien“ mit wenigen Klicks die Radien in verschiedenen Situationen mit Ihren Einstellungen simulieren

Wie kann ich Alerts und Special Alerts im Travel Monitor sehen?

Special Alerts werden als rote Symbole, Alerts als gelbe Symbole mit Ausrufungszeichen dargestellt. Sie können jedoch auch den Filter verwenden, um einen bestimmten Alert oder Special Alert zu suchen.

Ich habe 200 Reisende in Shanghai. Wie lange dauert es im Falle eines kritischen Sicherheitsvorfalls, bis ich den Status meiner Reisenden kenne?

Sobald die Plattform den Vorfall erkennt und dieser vom Analysten überprüft worden ist (im Normalfall dauert die Überprüfung 1-2 Minuten), beginnt die Plattform sofort damit, Ihre Reisenden anzurufen. Wenn Sie in den Anrufeinstellungen definiert haben, dass Ihre Reisenden EINMAL angerufen werden, würden Sie innerhalb von 1-2 Minuten einen endgültigen Status aller 200 Reisenden erhalten. In der Regel werden jedoch mehr Anrufversuche empfohlen, da Ihre Reisenden in den meisten Fällen nicht beim ersten Anruf antworten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Alerting Einstellungen.

Können meine Reisenden die 24/7 Notfallnummer auch ohne einen Special Alert anrufen?

Das hängt von Ihrem Assistance-Dienstleister ab. Es wird dringend empfohlen, eine professionelle 24/7-Assistance bereitzustellen. Wenn Sie sich für AXA als Dienstleister entscheiden, wird die AXA Operationszentrale 24/7 für Sie und Ihre Reisenden da sein.

Kann ich aus dem Travel Monitor heraus eine E-Mail direkt an meine Reisenden schreiben oder einen direkten Anruf tätigen?

Ja, wählen Sie den Reisenden, den Sie kontaktieren möchten, mit Hilfe des Filters aus. Klicken/berühren Sie das Telefon- oder E-Mail-Symbol in den Kontaktdaten des Reisenden, um Ihr Telefon oder Ihr E-Mail-Programm zu öffnen. Auf diese Weise können Sie sofort anrufen oder eine E-Mail schreiben.

Wie kann ich meine Reisenden und Standorte im Travel Monitor sehen?

Klicken/berühren Sie das Symbol für Reisende und die Liste der Reisenden wird angezeigt. Klicken/berühren Sie das Symbol für die Standorte und Sie erhalten eine Liste Ihrer Standorte.

Kann ich Einzelheiten zu einer Reise sehen?

Ja, wenn Sie einen Reisenden aus der Liste oder in der Karte auswählen, werden folgende Reisedetails, geordnet nach Stopps der Reise, angezeigt: den registrierten Aufenthaltsort des Reisenden (z.B. Hotel), das Land, die Koordinaten und die Dauer der jeweiligen Aufenthalte. Bitte beachten Sie, dass Reisedaten aus verschiedenen Quellen (PNR-Schnittstellen, Kalender oder manuelle Registrierung) noch nicht zusammengeführt werden können. Diese Funktion wird demnächst eingeführt.

Was passiert, wenn der Assistance-Dienstleister den internen Notfallkontakt meines Unternehmens anruft und niemanden erreicht?

Das hängt von dem von Ihnen gewählten Dienstleister ab. Wenn Sie sich für AXA entscheiden, wird die Operationszentrale weiterhin versuchen, die internen Notfallkontakte zu kontaktieren. In jedem Fall wird AXA, wenn eine unmittelbare Gefahr für das Leben der Reisenden besteht und kein interner Kontakt erreicht werden kann, dennoch unterstützen, um Leben zu retten.

In welcher Zeitzone wird die Gesprächszeit (Anruf an Reisende) angezeigt?

Jeder Benutzer wählt die Zeitzone im Nutzerprofil selbst aus. Das ist die Zeitzone, die in Ihrem Account angezeigt wird.

Können Reisende den Travel Monitor sehen?

Nutzer mit der Berechtigung „Reisender“ sind nicht berechtigt, auf den Travel Monitor der Plattform zuzugreifen.

Erhalten Reisende und Manager die gleichen Alerts und Special Alerts?

Alerts und Special Alerts für Manager und für Reisende unterscheiden sich. Manager erhalten zusätzliche Informationen, z.B. wie viele Reisende von dem jeweiligen Vorfall betroffen sind, welchen Status sie haben (bei Special Alert) usw. Auf den folgenden Seiten finden Sie Beispiel E-Mails für Alerts und Special Alerts für Reisende und Manager.

Sie erhalten den vollständigen Überblick über Ihre Reisenden mit einem Klick auf das Reisenden-Icon. Auf der Startseite des Travel Monitors sehen Sie auf einen Blick:

• die aktuelle Reisestatusübersicht, die den Status der Reisenden der letzten 72 Stunden anzeigt

• die Zahl der Reisenden in Ländern mit geringem, erhöhtem, hohen und extremen Risiko

Standardmäßig zeigt Ihnen das System die Informationen zu den aktuellen Reisen an. Wenn Sie Informationen zu vergangenen oder bevorstehenden Reisen benötigen, verwenden Sie die Funktion für den benutzerdefinierten Zeitraum. Über den roten Button können Sie jederzeit eine automatische Statusabfrage für bestimmte Reisende auslösen, um sich über deren aktuellen Status zu informieren. So können Sie zum Beispiel den Status Ihrer Reisenden in Hochrisikoländer täglich abrufen.

Klicken Sie auf ein Reisenden-Icon oder auf einen Reisenden in der Liste, um die vorhandenen Informationen anzeigen zu lassen: die Kontaktdaten und die im System registrierten Aufenthalte des Reisenden. Die verschiedenen Aufenthalte beinhalten folgende Informationen

• die Dauer jedes Aufenthalts

• den Ort (Koordinaten und Position auf der Karte)

• und ggf. die aktuellen Informationen über den Status

ENTDECKEN SIE DIE PLATTFORM

Es gibt mehrere grundlegende Funktionselemente, die im oberen Teil jeder Seite sichtbar sind – die Navigationsleiste, den Notfallbutton und, auf den Hauptseiten, den Bildschirmteiler.

NAVIGATIONSLEISTE

Beginnen Sie mit der Nutzung der Plattform über die Navigationsleiste, indem Sie sich einen Überblick verschaffen. Klicken/berühren Sie das entsprechende Symbol und öffnen damit den Travel Monitor, die Risikokarte, Globale Vorfälle, Länderinformationen, das medizinische Netzwerk sowie die Möglichkeiten der Kalenderreiseanmeldung und das Nutzerprofil.

NOTFALLFUNKTION & CHECK IN

TEILEN SIE IHREN STANDORT MIT UND RUFEN SIE HILFE AN

In kritischen Situationen kann der Reisende den Notfallbutton drücken und wird automatisch mit der zuständigen Operationszentrale verbunden. Des Weiteren wird der genaue Standort des Reisenden an die zuständige Operationszentrale übermittelt. Das bedeutet, dass die Operationszentrale, auch wenn der Anruf unterbrochen wird, den Notfall bearbeiten kann. Diese Funktion ist besonders wichtig für Reisende, die sich in einer lebensbedrohlichen Situation befinden und nicht in der Lage sind am Telefon zu sprechen. Der Notfallbutton kann als stiller Alarm dienen; einfach den Button drücken und sofort wird der Standort des Reisenden an die zuständige Operationszentrale übermittelt, welche umgehend die vereinbarten Notfallmaßnahmen umsetzen kann.

CHECK-IN

Die Check-in Funktion dient als kürzeste und genaueste Möglichkeit, die Position eines Reisenden an die Plattform zu übermitteln und die Person anhand der Telefonnummer und E-Mail-Adresse ihres Benutzerprofils ins Monitoring und Alerting zu integrieren. Der Benutzer wird genau an den Geokoordinaten gemonitored, die beim letzten Check-in gesendet wurden. Die jeweiligen Manager können den Reisenden und seine Position im Travel Monitor sehen. Nach sieben Tagen ohne aktualisierte Position wird das Monitoring beendet. Diese Funktion ist ein großer Vorteil wenn die Positionsdaten ungenau sind, z.B. wenn die PNR-Reisedaten nur den Ort des Ankunftsflughafens angeben. Auch wenn keine Zeit war, um eine Reise zu registrieren (per Kalender oder PNR-Registrierung), kann der Reisende auf diesem Weg per Check-in nach wenigen Augenblicken von der Plattform gemonitored und wenn nötig direkt alarmiert werden.

BILDSCHIRMANSICHTEN

Je nach der Größe des von Ihnen verwendeten Bildschirms stehen Ihnen unterschiedliche Bildaufteilungen zur Verfügung. Sie können die Bildschirmansichten mit einem oder zwei Klicks auf das Symbol für den Ansichtsmodus, welches sich immer in der linken oberen Ecke des Bildschirms befindet, anpassen.

In allen mobilen Ansichten können Sie mit einem Klick auf das Kartensymbol von der Navigationsleiste zur Kartenansicht und zurück wechseln.

Der Travel Monitor ist das Herzstück der Plattform. Travel Manager können Reisende und deren Status weltweit im Blick behalten, Notfälle verfolgen und Statusabfragen durchführen. Je nach Ihrer Einstellung steuert und definiert der Travel Monitor Alerting, Kommunikation und Sicherheitsvorfälle Ihres Unternehmens.

Wie sieht der Travel Monitor aus?

Das Einrichten der Plattform dauert nur circa 10 Minuten. Sobald Sie alle Einstellungen definiert haben, übernimmt das System alle Arbeiten für Sie.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Unternehmenseinstellungen folgenden drei Bereichen zu definieren:

• Assistance

• Pre-Trip Information (PTI)

• Alerting

Wie bediene ich den Travel Monitor?

• Die wichtigsten Daten Ihres Unternehmens – Reisende, Standorte, Alerts/Special Alerts sowie alle relevanten Details dazu - können jederzeit im Travel Monitor abgerufen werden.

• Die Standardansicht für die Desktopversion ist die 1:1 Ansicht, bei der der Bildschirm zwischen der Navigationsleiste auf der linken Seite und der Karte auf der rechten Seite geteilt wird. Die gesamte Navigation einschließlich ausgewählter Objekte wird in der Karte dargestellt. Wenn Sie ein Objekt in der Liste auswählen, sehen Sie nicht nur die Objektdetails in der Leiste, sondern auch den jeweiligen Standort des Objekts auf der Karte.

• Sie können auch über die Karte navigieren, für eine detailliertere Kartenansicht zoomen und mit Hilfe der Ebenennavigation in der rechten oberen Ecke der Karte zwischen mehreren Risiko- und Informationsebenen wählen. Wenn Sie die Karte zu überfüllt finden, können Sie z.B. die Auswahl von Standorten und Alerts aufheben und so die Informationen und die Anzahl der Symbole auf der Karte reduzieren.

Wie erhalten Sie einen Überblick über Ihre Standorte? Klicken Sie auf den Button Standorte im Menü des Travel Monitors, um eine Liste der Standorte und Niederlassungen Ihres Unternehmens zu erhalten, falls Sie diese integriert haben. Verwenden Sie die Suchleiste, um einen bestimmten Standort zu finden. Sie können nach dem Namen eines Standortes oder nach Land/Ländern suchen, um mehrere Standorte in diesen Ländern anzeigen zu lassen.

Klicken Sie auf ein Standortsymbol auf der Karte oder auf einen Standort in der Liste, um die verfügbaren Details anzuzeigen: die Standortadresse und die genauen Standortkoordinaten.

Standortverwaltung – Wie kann ich Unternehmensstandorte integrieren?

Wählen Sie das Travelmonitorsymbol in der Navigationsleiste und klicken Sie Standortverwaltung. So gelangen Sie auf die Oberfläche zur Bearbeitung von Standorten.

Wenn Sie bereits integrierte Unternehmensstandorte haben, können Sie diese einfach bearbeiten oder löschen, indem Sie auf den Pfeil rechts im Listeneintrag des jeweiligen Standortes klicken.

Sie können auch neue Niederlassungen, Produktionsstätten, Büros oder Projektstandorte hinzufügen, indem Sie + Standort hinzufügen klicken. Tragen Sie den gewünschten Standort in das Suchfeld in der Karte ein und setzen dann den ggf. Marker an die genaue Adresse Ihres Standortes. Benennen Sie den Standort im Formular und bestätigen mit einem Klick auf Speichern.

EINFÜHRUNGSVIDEO

PRODUKT ÜBERSICHT

Travel Eye ist eine Mobility Risk Management Plattform, die weltweit 24/7 Sicherheitsvorfälle erkennt und den Ort eines Vorfalls mit dem Aufenthaltsort Ihrer Reisenden abgleicht um automatisch diejenigen Mitarbeiter zu alarmieren, die sich in der Nähe des Vorfalls befinden.

Innerhalb von nur 2 Minuten sagt Ihnen Travel Eye, ob es Ihren Reisenden gut geht oder ob sie Hilfe benötigen. Die Plattform ermöglicht auch Notfallanrufe, Standortmittlungen im Notfall (wenn zugelassen) gezielte Statusabfragen.

SCHLÜSSELFUNKTIONEN

Zusammengefasst, Travel Eye Platinum:

• Erkennt und minimiert Reiserisiken

• Integriert Reisedaten und visualisiert die Position der Reisenden und Standorte

• Erkennt Sicherheitsvorfälle sofort mit der Hilfe von künstlicher Intelligenz

• Gleicht Reisedaten innerhalb von Sekunden mit dem Ort eines Sicherheitsvorfalls ab

• Fragt proaktiv nach dem Status der betroffenen Reisenden und übermittelt diesen an das Management

• Kommuniziert in der Sprache, in der sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen

• Alarmiert automatisch die Verantwortlichen, um Notfallmaßnahmen einzuleiten

ZIELSETZUNG DIESES LEITFADENS

Der folgende Leitfaden beschreibt die wichtigsten Funktionen und Merkmale von Travel Eye Platinum, der Mobility Risk Management Plattform. Hauptsächlich ist der Leitfaden für Administratoren und Manager der Plattform geschrieben, er kann jedoch auch für Nutzer mit weniger umfangreichen Berechtigungen hilfreich sein. Nach jedem Abschnitt finden Sie FAQs, welche Ihnen helfen sollen, Ihre Fragen direkt zu beantworten.

Was passiert mit den Reisenden am Ende einer Reise? Werden sie automatisch gelöscht?

Mit der Funktion benutzerdefinierter Zeitraum kann auf Reisedaten bis zu 30 Tage nach Ende der jeweiligen Reise zugegriffen werden. Bitte beachten Sie, dass standardmäßig nur die aktuellen Reisen angezeigt werden.

Wie lange kann ich sehen, ob ein Reisender von einem Special Alert betroffen war?

Die Daten werden nach 6 Monaten gelöscht.

Kann ich etwas tun, um die Datenqualität zu verbessern?

Über 70% der Daten der Reisenden, die wir erhalten, sind teilweise falsch. Rechtschreibfehler in Namen, fehlende oder falsche Telefonnummern sind die größten Herausforderungen. Wir können Reisende nicht richtig kontaktieren, wenn wir nicht ihre korrekten E-Mails oder Telefonnummern haben. Was können Sie tun? Machen Sie es zur Pflicht, dass Reisende ihre Kontaktdaten immer im Nutzerprofil der Plattform eingeben und aktualisieren. Wenn Reisende bei einer Reisebuchung ihren korrekten Namen, ihre Telefonnummer und ihre E-Mail-Adresse eingeben, wird dies erheblich helfen. Für Reisende, die in Hochrisikoländer reisen, sollten Sie das Kalender Tracking als Ergänzung nutzen. Auf diese Weise werden auf der Grundlage einer genaueren Lokalisierung sowohl präventive als auch reaktive Maßnahmen gezielter auf den Reisenden abgestimmt.

Auf der Karte des Travel Monitors finden Sie die untenstehenden Symbole.

Die Symbole für Reisende haben unterschiedliche Farben, je nach ihrem Status innerhalb der letzten 72 Stunden:

Wie funktioniert ein automatisierter Statusanruf und wie kann ich sehen, ob Reisende von einem Vorfall betroffen sind?

The platform automatically detects and communicates the status of registered travellers. It works as follows:

1. Plattform findet einen kritischen Sicherheitsvorfall, der höchstwahrscheinlich eine Bedrohung für Ihre Reisenden in der unmittelbaren Umgebung darstellt.

2. Der Sicherheitsvorfall löst je nach Ihren individuellen Einstellungen im Travel Monitor eine Reihe von automatischen Statusanrufen und eine Special Alert E-Mail aus.

3. Es gibt drei mögliche Statusrückmeldungen, welche die Plattform erkennen kann: OK, HILFE und KEINE REAKTION. Der aktuelle Status der Reisenden wird im Travel Monitor ständig aktualisiert (grün OK, gelb in BEARBEITUNG, orange UNBEKANNT, rot HILFE). Während die Statusabfragen laufen, werden den Report Empfängern die Status ebenfalls fortlaufend per E-Mail übermittelt. Wenn Handlungsbedarf besteht (Status Unbekannt oder Hilfe), werden die Report Empfänger zusätzlich explizit per E-Mail informiert.

Kann ich den Status einer bestimmten Gruppe von Reisenden überprüfen?

Sie können die automatische Statusermittlung auch manuell auslösen, ohne dass eine Verbindung zu einem Special Alert besteht. In diesem Fall wählen Sie in der Liste der Reisenden diejenigen aus, von denen Sie einen aktuellen Status benötigen, und klicken auf die Funktion „Status anfordern". Die Plattform wird die ausgewählten Reisenden anrufen und ihren Status abfragen. Sie können die ständig aktualisierten Status im Travel Monitor verfolgen (grün Ok, gelb in Bearbeitung, orange Unbekannt, rot Hilfe). Besteht Handlungsbedarf (Status Unbekannt oder Hilfe), werden die Report Empfänger ebenfalls explizit per E-Mail informiert.

Alle sicherheitsrelevanten Ereignisse oder Vorfälle, welche in den letzten Jahren identifiziert wurden, ist in der Seite „Globale Vorfälle“ aufgelistet.

Die aufgelisteten Ereignisse bieten strukturierte und vergleichbare Informationen wie Risikokategorie, Datum und Zeit, Auswirkungen und den genauen Ort der Vorfälle, ergänzt durch einen direkten Link zu den relevanten Nachrichtenquellen. Auf diese Weise erhalten Sie einen Einblick in die Ereignisse vor Ort und können überlegen, ob Sicherheits- oder medizinische Präventionsmaßnahmen angepasst werden müssen.

Darüber hinaus werden Sie und Ihre Reisenden durch die Ankündigung von zukünftigen, womöglich kritischen Ereignissen informiert, so dass Sie Ihre Mitarbeiter im Voraus davon informieren und somit das Risiko minimieren können.

Wenn Sie sich für Entwicklungen bestimmter Länder interessieren, können Sie diese als Favoriten speichern und "Sicherheitsinformationen" als E-Mail Benachrichtigung erhalten, wenn ein Vorfall in diesem Land passiert.

Wie können Sie sich über bestimmte Orte und Themen informieren? Sie möchten beispielsweise wissen, ob Ihre Reisenden während des Aufenthalts in einer jeweiligen Stadt dem Risiko gewaltsamer Ausschreitungen ausgesetzt sind, oder ob es im Umfeld Ihres Projektstandortes öfter zu Konflikten kommt, oder in welchen Jahreszeiten das Risiko von Orkanen an einem bestimmten Reiseziel besonders hoch sind? Richten Sie Ihre Suche nach Ihren spezifischen Fragen aus, indem Sie die verschiedenen Filteroptionen verwenden und miteinander kombinieren.

Um die Suche nach den gewünschten Informationen intuitiver zu gestalten, bietet die Plattform mehrere Ansichten der Ereignisse.

In der Listenansicht auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die Ereignisse (gefiltert nach Ihren Kriterien) in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge - nach Datum oder nach Auswirkungen. Wenn Sie in die Grafikansicht wechseln, werden Ihnen dieselben Ereignisse in einer Risiko-Trendlinie oder einem Lokalisator angezeigt. Diese Grafiken helfen Ihnen dabei, allgemeine Risikotrends und die wichtigsten Risikoorte schnell zu identifizieren. Alternativ können Sie durch die Ereignisse mit Hilfe der Karte und den verschiedenen Kartenebenen in der Ecke des Bildschirms navigieren, um die benötigten Informationen zu finden.

Was ist die Risikokarte?

Die Risikokarte ist das Herzstück der dynamischen Länderinformationen.

Wenn man in die Risikokarte hineinzoomt, werden AXA-Risikoeinstufungen der Länder sowie auch Risiken innerhalb der Länder sichtbar. Die Karte zeigt das Risiko von Verwaltungseinheiten und Provinzen, bis hinunter zu Städten und sogar Stadtbezirken. Ein näherer Blick auf wichtige Städte z.B. Rio de Janeiro zeigt violett markierte Gebiete mit einem höheren Risiko für Reisende auf. Sie können sich verschiedene Informationen, Kartentypen und Ebenen anzeigen lassen.

Mit Hilfe der Ereignisauswahl und Ereignisvisualisierung können Sie ein erstes Risikoprofil einer Region erstellen, das auf den Sicherheitsvorfällen in den für Sie interessanten Risikokategorien und in einem bestimmten Zeitraum basiert.

HEATMAP

Die Heatmap zeigt Ihnen auf einen Blick die Hot Spots innerhalb des Landes. Durch Ihre Filter definiert, zeigt sie Ihnen, welche Bereiche zu meiden sind und welche Bereiche höhere Sicherheitsmaßnahmen erfordern. Eine Bedrohung, die vor drei Jahren akut war, muss nicht unbedingt heute noch vorliegen, weshalb die Verwendung des Zeitfilters zwingend notwendig ist, um eine klare Antwort auf Ihre Fragen zu erhalten.

SCHLÜSSELFUNKTIONEN

• Ereignisse - Übersicht der sicherheitsrelevanten und medizinischen Ereignisse weltweit

• Visualisierungen - Listenansicht, Diagramme und Kartenansicht

Sicherheitsinformation

Ankündigung

Die Auswahl der Alert-Übersicht führt Sie direkt zu den Alerts/Special Alerts, die Ihre Reisenden erhalten haben. Um die Liste der angezeigten Vorfälle zu verkürzen, können Sie entweder Alerts oder Special Alerts anzeigen, einen bestimmten Zeitraum definieren oder ein bestimmtes Land über die Suchleiste auswählen.

Auch hier werden die Informationen, die Sie in der Liste erhalten, auf der Karte dargestellt. Wenn Sie einen Vorfall auswählen, erhalten Sie wichtige Informationen über den Vorfall, wie z.B.:

• Land des Vorfalls & der Schlagzeile

• Vorfallskategorie/Unterkategorie

• Auswirkung des Vorfalls

• Referenzen

• Vorfalls ID

• Und die betroffenen Reisenden: Klicken Sie auf den Button, um eine Liste der Reisenden anzuzeigen, die von dem Vorfall betroffen waren, mit der Option, auch die Details der Reisenden anzeigen zu lassen.

E-Mail Beispiele für Alerts and Special Alerts

Alert für Reisende

Alert für Manager

Special Alert für Reisende

Special Alert für Manager

Die Gesamtübersicht des ausgewählten Landes gibt einen Überblick über vergangene und bevorstehende sicherheitsrelevante Ereignisse. Sie sehen die vier letzten Vorfälle, können sich ein Bild von der Häufigkeit sicherheitsrelevanter Vorfälle in den letzten Monaten machen und die wichtigsten Vorfallskategorien für das jeweilige Land einsehen.

Dies wird Ihnen helfen, die Sicherheitsentwicklungen vor Ort und die größten Bedrohungen für Ihre Reisenden besser zu verstehen. Mit Hilfe des Abschnitts "spezifische Empfehlungen" können Sie sofort erkennen, welche Themen vor und während einer Reise zu berücksichtigen sind.

Kriminalität, zivile Unruhen, Terrorismus, allgemeine Risiken und politische Stabilität sind Schlüsselkategorien, die bewertet werden müssen, um ein grundlegendes Länderrisikoportfolio zu erstellen. Zusätzlich ermitteln unsere Experten Risiken für die wichtigsten Städte jedes Landes und fügen jeden Monat neue Informationen hinzu, z.B. über konkrete Gebiete, die Reisende meiden sollten.

Für jedes Land wird eine Liste von Schlüsselempfehlungen bereitgestellt, um die Risiken für Reisende deutlich reduzieren. Ähnliches gilt für medizinische Empfehlungen. Von besonderem Interesse ist der Abschnitt "Spezifische Empfehlungen", der besondere Empfehlungen und detaillierte Informationen über ein konkretes, in dem jeweiligen Land vorherrschendes Risiko enthält.

Wenn Sie sich für Entwicklungen bestimmter Länder interessieren, können Sie diese als Favoriten speichern. Was sind die Vorteile?

• Sie können Ihre Favoriten direkt von der Länderinformationsseite aus aufrufen, indem Sie sie aus der Liste der Favoriten auswählen, die Ihnen links auf der Seite angezeigt wird.

• Noch wichtiger ist, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen (Sicherheitsinformationen) über sicherheitsrelevante Vorfälle in Ihren Favoritenländern erhalten können. Aktivieren Sie einfach „Senden Sie mir per E-Mail einen Alert“, wählen Sie aus, ab welchem Auswirkungsgrad Sie diese Nachrichten erhalten möchten und „speichern“ sie. Die E-Mail, die Sie erhalten, hat je nach Auswirkungsgrad des Vorfalls, den Betreff „Information oder Alert“.

• Sie können regelmäßige Zusammenfassungen der Informationen für Ihre Favoriten erhalten. Nehmen wir an, Sie möchten montags um 9:00 Uhr eine Übersicht aller Ereignisse der letzten 7 Tage in Ihrem Favoritenland erhalten. Gehen Sie einfach zu "Alert Zusammenfassung", definieren Sie Ihre individuellen Einstellungen und "speichern/aktualisieren" Sie Ihren Favoriten.

• Außerdem können Sie per Risk Level Change Alert eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, wenn sich das Gesamtrisikoniveau eines Landes ändert.

Finden Sie den besten medizinischen Dienstleiser

Die Seite des medizinischen Netzwerks enthält eine lange Liste von medizinischen Anbietern, die Sie über die Filteroption auswählen können. Beginnen Sie mit der Auswahl des Ortes, an dem Sie einen medizinischen Dienstleister oder ein Krankenhaus suchen, und geben Sie eine medizinische Kategorie oder ein medizinisches Fachgebiet ein. Um Ergebnisse zu erhalten, wählen Sie jeweils Anwenden.

Die Ergebnisse zeigen Ihnen eine Liste von Krankenhäusern, die ebenfalls in der Karte visualisiert wird. Sie können auf die Symbole in der Karte klicken, um weitere Informationen zu erhalten.

Um die Sprache oder die Öffnungszeiten genauer zu wählen, verwenden Sie die Filteroption.

Um die Ergebnisse zu sehen, wählen Sie Anwenden und zurück.

Diagramme bieten intelligente Grafiken für den analytischen Benutzer. Risikolinien, Prognosen, bevorstehende Ereignisse und Risikokategorisierungen - all diese Visualisierungen helfen Ihnen, einen allgemeinen Risikotrend besser zu verstehen und die wichtigsten Risiken für Reisende auf einen Blick zu erkennen.

Wie können sich Mitarbeiter registrieren?

Je nach Anmeldeverfahren gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Wenn sich der Nutzer per E-Mail-Token oder SAML registriert, legt die Plattform automatisch einen neuen Nutzer (in der Standardgruppe) an, sobald der jeweilige Nutzer auf den Link klickt. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Domäne für die Verwendung von E-Mail-Token auf der White-List stehen muss. Bitte teilen Sie neue Email-Domänen Ihrem Kundenbetreuer mit.

2. Ein Administrator kann einfach über den Adminbereich Nutzer hinzufügen/einladen. Es können auch mehrere Nutzer auf einmal eingeladen werden.

Wie kann ich Reisende löschen oder Reisen stornieren?

Reisende, die über die automatische Übertragung von Reisedaten in die Plattform integriert wurden und kein Benutzerkonto in der Plattform haben, können nicht gelöscht werden, ebenso wenig wie ihre Reisen. Alle Reisenden, die ein Benutzerkonto auf der Plattform haben, können gelöscht werden, einschließlich aller ihrer Reisen. Einzelne Reisen können nicht storniert werden, mit Ausnahme der über das Kalender Tracking registrierten Reisen. In diesem Fall muss der Reisende selbst seinen Kalendereintrag löschen.

Was bedeutet es, wenn eine E-Mail-Adresse mit "temp-email-..." beginnt?

Dies ist kein Fehler. In den meisten Fällen handelt es sich um eine E-Mail-Adresse, die momentan noch nicht bestätigt ist. Wenn Sie sich beispielsweise per E-Mail-Token einloggen, einen Link zur Registrierung erhalten, aber niemals Ihre E-Mail mit dem Link bestätigen, wird das System Ihre E-Mail als temporäre E-Mail betrachten.

Wie lange kann ich den per E-Mail-Token erhaltenen Link für die Anmeldung verwenden?

Standardmäßig ist der Link 24 Stunden gültig.

Warum hat mein Kollege eine andere Sprache als ich?

Ein Unternehmen kann eine Standardsprache für alle Nutzer festlegen, aber jeder Nutzer kann die bevorzugte Sprache für sich selbst im Nutzerprofil einstellen.

Warum erhalten Reisende E-Mails nicht in ihrer gewünschten Sprache?

Der Administrator legt eine unternehmensweite Standardsprache fest. Diese gilt für alle Nutzer, die keine eigene Spracheinstellung im Ihrem Nutzerprofil vornehmen.

Die medizinischen Vorkehrungen müssen mitunter lange vor der Reise beginnen. Travel Eye listet die neuesten medizinischen Ereignisse sowie impfpräventable und nicht impfpräventable Krankheiten auf, so dass Sie und Ihre Reisenden gemeinsam mit einem Arzt entscheiden können, wie Sie sich rechtzeitig auf die Reise vorbereiten. Für diejenigen, die es bevorzugen, mit ihren eigenen medizinischen Quellen zu arbeiten, können alle medizinischen Informationen deaktiviert werden. Die Aktivierung oder Deaktivierung bezieht sich auf den medizinischen Risikoüberblick, die Empfehlungen, das medizinische Alerting und den medizinischen Karteninhalt.

Was ist eine Ankündigung, eine Sicherheitsinformation, ein Alert und ein Special Alert?

ANKÜNDIGUNG

Eine Ankündigung ist ein vorhersehbarer sicherheitsrelevanter Vorfall in der Zukunft, wie z.B. Streiks und Demonstrationen.

SICHERHEITSINFORMATION

Sie erhalten Informationen über einen Sicherheitsvorfall per E-Mail, wenn Sie auf der Seite für globale Vorfälle oder für ein bestimmtes Land auf der Seite für Länderinformationen einen Favoriten festlegen. Sobald das System einen Vorfall erkennt, der Ihrem Favoriten entspricht, erhalten Sie eine E-Mail mit der Vorfallsinformation.

Zusätzlich können Sie einen regelmäßigen Alert Digest für alle Ereignisse erhalten, die diesem Favoriten entsprechen.

ALERT

Ein Alert ist eine E-Mail-Information über einen Vorfall, der mögliche Auswirkungen auf Reisende, Standorte oder Geschäftstätigkeiten hat. Alerts sind verbunden mit einem Favoriten in den "Globalen Vorfällen", Alerts beziehen sich auf einen bestimmten Reisenden oder den Standort eines Unternehmens. Für jeden Vorfall, der einen Alert auslöst, sendet das System verschiedene E-Mails – eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Travel Manager zugeschnitten.

SPECIAL ALERT

Im Falle eines Special Alerts kann nicht ausgeschlossen werden, dass ein Reisender direkt von einem Sicherheitsvorfall betroffen ist, der eine Bedrohung für Leben und Gesundheit darstellen kann. Travel Eye kontaktiert betroffene Reisende direkt per Telefonanruf, um ihren Status zu ermitteln. Außerdem erhält der Reisende die Informationen über den Vorfall per E-Mail, einschließlich Verhaltensrichtlinien, um das Risiko in der Nähe des Ereignisses zu verringern. Für jeden Vorfall, der einen Special Alert auslöst, sendet das System verschiedene E-Mails – eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Manager zugeschnitten und enthält laufende Statusaktualisierungen.

SCHNITTSTELLE FÜR REISEDATEN

Jede Automatisierung des Travel Management nützt nichts, wenn keine Reisen registriert und damit gemonitored werden können. Deshalb machen wir die Integration von Reisedaten so einfach wie möglich und bieten verschiedene Optionen der Reisedatenübertragung in die Plattform an. Angepasst an den speziellen Reisebuchungsprozess in Ihrem Unternehmen können Sie die für Sie passende Lösung wählen.

Automatisierte Übertragung von Reisedaten (PNR Tracking / PNR Traveller Tracking) - Integrieren Sie die Plattform in Ihren Reisebuchungsprozess

Reisedaten können automatisch in die Plattform übernommen werden, wenn sie in Ihren bestehenden Reisedatenprozess integriert werden. Nach der Integration ist kein zusätzlicher manueller Aufwand erforderlich. Alle Buchungen und Änderungen werden automatisch in die Plattform übertragen, auch Stornierungen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Bestehende Schnittstellen zur Plattform. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Reisemanagementsysteme über XML oder REST direkt an die Plattform anbinden.

2. Schnittstellen von Ihrem Reisemanagementsystem oder Reisebüro. Wir können uns über individuell programmierte Schnittstellen mit allen Anbietern und Systemen für das Reisemanagement sowie mit Reisebüros verbinden.

Wenn Sie ein Administrator der Plattform sind, haben Sie zusätzliche Rechte. Sie können Nutzer auf der Plattform anzeigen, bearbeiten, löschen, hinzufügen und einladen.

NUTZER

Es ist einfach, Nutzer hinzuzufügen oder einzuladen. Um einen Nutzer hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf "Benutzer hinzufügen" und geben Sie alle Details ein. Bei dieser Option müssen Sie dem Benutzer Nutzernamen und Passwot selbst mitteilen. Wenn Sie auf "Benutzer einladen" klicken, sendet die Plattform eine E-Mail an alle angegebenen Empfänger mit der Einladung, sich zu registrieren. Mit dieser Option können Sie mehrere Benutzer auf einmal hinzufügen. Siehe auch: LOGIN OPTIONEN.

Gruppen

In diesem Abschnitt können Sie die vorhandenen Gruppen einsehen. Neu registrierte Nutzer werden automatisch zur Standardgruppe (zumeist die Gruppe Reisender) hinzugefügt. In jeder Organisation kann nur eine Gruppe die Standardgruppe sein.

Wie kann ich die Länderinformationen nachverfolgen, die meine Reisenden vor Reiseantritt erhalten?

Die Pre-Trip Information (PTI) bietet einen Überblick über die Sicherheitslage in einem Reiseland, einschließlich grundlegender Empfehlungen. Genauer gesagt gibt es für jedes Land, das der Reisende während einer Reise besucht, einschließlich der Abreise- und Transitländer (wenn gewünscht), eine PTI.

Die PTI wird vor der Abreise per E-Mail zugestellt. Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Sie die folgenden PTI- und E-Mail-Versandeinstellungen festlegen.

SCHLÜSSELFUNKTIONEN UND EINSTELLUNGEN

• Die PTI wird an die in der Plattform hinterlegte E-Mail-Adresse des Reisenden gesendet, außer Sie deaktivieren PTI.

• Sie können den Begrüßungstext von PTI-E-Mails, die an Ihre Reisenden gesendet werden, so individuell gestalten, dass diese sie als vertrauenswürdige Nachricht ihres Arbeitgebers/Unternehmens erkennen können. Zum Beispiel: Diese E-Mail wird im Namen IHRES UNTERNEHMENS versandt. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen über Ihr Zielland sorgfältig durch.... Gute Reise.

• Bestimmen Sie die Länderrisikoschwelle für die PTI. Die PTI wird für alle Länder versandt, die mindestens mit einem geringen, erhöhten, hohen, extremen Risiko bewertet sind. Auf diese Weise können Sie z.B. PTI für risikoarme Zielländer ausschließen.

• Bestimmen Sie den Länderrisikoschwellenwert für Report Empfänger. Der PTI wird für alle Länder versandt, die mindestens als niedrig, erhöht, hoch oder extrem eingestuft werden. Sie können eine Kopie aller PTIs für Reisende erhalten. Auf diese Weise sind Sie nicht nur über alle Reisen, z.B. in Hochrisikoländer, informiert, sondern haben einen zusätzlichen Nachweis für die Erfüllung Ihrer Fürsorgepflicht.

• Erhalten Sie die PTI sofort nach der Reiseanmeldung: Dies ist eine hilfreiche Funktion für Reisende, die sicher sein wollen, dass ihre Reiseanmeldung erfolgreich war.

• Vorlaufzeit: Sie können wählen, ob Sie die PTI 1, 2, 3 oder 7 Tage vor der Abreise versenden möchten. Entsprechend Ihrer Unternehmensvorgaben können Sie festlegen, wie viele Tage vor der Abreise Ihre Reisenden die Informationen erhalten und somit genügend Zeit haben, sich entsprechend vorzubereiten. Wenn gemäß Ihrer obigen Einstellung unmittelbar nach der Reiseanmeldung eine PTI gesendet wird, kann diese eine zusätzliche Erinnerung sein.

• PTI bei Änderungen des Reiseverlaufs versenden: Reisebuchungen können manchmal komplex sein, insbesondere wenn ein bestehender PNR Datensatz geändert wird. Es können Daten, Zeiten, Fluggesellschaften oder Reiseziele und Zwischenstopps, etc. geändert und hinzugefügt werden. Wählen Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Ihre Reisenden im Falle von Änderungen der Reisebuchung umfassend durch die PTI informiert werden.

• PTI bei Änderung des Länderrisikos versenden: Die Reisevorschriften Ihres Unternehmens können je nach Risikoeinstufung unterschiedliche Prozesse für die Zielländer vorsehen. Mit dieser Funktion erhalten Reisende aktualisierte Informationen wenn sich die Risikostufe des Landes ändert. So können Sicherheitsmaßnahmen bei Bedarf angepasst werden.

• Ignorieren Sie die Abflughäfen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erfolgt für den Ort des Abflughafens kein PTI-Versand. Eine PTI wird nur für Zielländer gesendet.

• PTI für das Land der Beschäftigung ausschließen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erhalten Reisende keine PTI für Aufenthalte und Reisen in dem Land, in dem sie beschäftigt sind. Bitte beachten Sie, dass Nutzer ihr persönliches Beschäftigungsland im Nutzerprofil festlegen können, durch welches das unternehmensweit geltende Land ersetzt wird. Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, wenn Sie diese Einstellung nutzen möchten. Als Beispiel: Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen möchte wahrscheinlich PTIs für Deutschland generell ausschließen. Ein Mitarbeiter desselben in Deutschland ansässigen Unternehmens kann in Frankreich arbeiten. Er kann den Erhalt von PTIs für Frankreich ausschließen, indem er sein Nutzerprofil entsprechend einrichtet.

• Mindestaufenthaltsdauer: Sie können festlegen, dass für kurze Aufenthalte (z.B. Transit) keine PTI an den Reisenden geschickt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, lösen Aufenthalte, die kürzer als 1, 2, 4 oder 8 Stunden sind, keinen PTI-Versand aus.

Wie kann ich mein persönliches Konto verwalten?

Das Nutzerprofil der Plattform ist ein wichtiges Element. Hier können die Nutzer ihre persönlichen Daten und Einstellungen verwalten. Sie können ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Telefonnummer festlegen, die als Hauptkontaktdaten für die Plattform in Notfällen und für alle anderen Informationen zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus können die Benutzer ihre gewünschte Sprache und Zeitzone auswählen. Wenn sich der Nutzer über Nutzername und Passwort einloggt, kann er hier auch sein Passwort ändern.

Für zusätzliche Sicherheit können sie auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für ihr Konto aktivieren. Im Nutzerprofil können Nutzer auch ihr persönliches Beschäftigungsland bestimmen.

Wie kann ich meine Registrierungsdaten zurücksetzen?

Das hängt von dem von Ihnen verwendeten Anmeldeverfahren ab. Wenn Sie Nutzername und Passwort verwenden, klicken Sie einfach auf "Passwort vergessen?" auf der Login-Seite und folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie SAML oder E-Mail-Token verwenden, haben Sie keine Anmeldedaten. Für die Anmeldung per E-Mail-Token starten Sie den Prozess einfach erneut, um einen E-Mail-Token-Link zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail-Domäne in der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens auf der White-List stehen muss, um E-Mail-Token verwenden zu können. Sie benötigen auch Zugang zu Ihrer Firmen E-Mail-Adresse. Im Falle von SAML klicken Sie einfach auf den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Link. Damit dies funktioniert, müssen Sie über ein gültiges Firmenkonto verfügen und mit der Infrastruktur Ihres Unternehmens verbunden sein.

Warum kann ich mich nicht einloggen?

1. Ihr Konto kann gesperrt sein. Dies kann mehrere Gründe haben. Zum einen kann dies passieren, wenn Sie zu oft versucht haben, sich mit den falschen Zugangsdaten anzumelden. In diesem Fall erhalten Sie automatisch eine Anleitung zur Freischaltung per E-Mail. Wenn Sie die E-Mail nicht erhalten haben, klicken Sie einfach auf der Anmeldeseite auf „Konto gesperrt“.

2. Es ist auch möglich, dass Sie durch Ihren Administrator gesperrt wurden oder der gesamte Unternehmenszugang deaktiviert wurde (z.B. wenn der Vertrag abgelaufen ist). Bitte fragen Sie Ihren Administrator um Hilfe.

Wie kann ich einen Benutzer vorübergehend daran hindern, sich anzumelden, ohne ihn zu löschen?

Gehen Sie einfach in den Adminbereich für Benutzer und bearbeiten Sie den entsprechenden Nutzer. Dort finden Sie das Kontrollkästchen zum Deaktivieren des Nutzers.

Warum kann ich meine Reise nicht anmelden?

Nur registrierte Nutzer der Plattform können sich für das Kalender Tracking anmelden. Wenn kein Nutzerprofil vorhanden ist, erhält der Administrator eine E-Mail, um den betreffenden Nutzer einzuladen, ein Konto zu erstellen.

Was kann ich tun, wenn ich eine Reise über das Kalender Tracking anmelde, aber eine Fehlermeldung erhalte?

Dies kann mehrere Gründe haben. Im Normalfall wird Ihnen die Fehlermeldung, die Sie per E-Mail erhalten haben, den genauen Fehler mitteilen.

Bitte beachten Sie: Fügen Sie die unternehmensspezifische E-Mail-Adresse der Plattform direkt als Gast/Teilnehmer beim Erstellen der Besprechung/des Termins hinzu und leiten Sie den Kalendereintrag nicht per E-Mail weiter. Dies ist der häufigste Fehler, den Sie einfach vermeiden können.

Wie helfen die Länderinformationen bei der Risikovermeidung?

Die Länderinformationen geben einen ersten Überblick über das Risikoprofil eines Landes und einen ersten Hinweis darauf, ob die Anreise und der Aufenthalt vor Ort für Ihre Reisenden gefährlich ist oder nicht. Hier finden sich auch Empfehlungen für die Umsetzung spezifischer Maßnahmen, um die Risiken für Ihre Reisenden zu verringern und Ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen.

Woher kommen die Daten?

Länder- und Stadtrisiken sowie Vorfälle sind das Ergebnis der Arbeit des AXA-Teams. Alle Sicherheitsinformationen werden von Analysten überprüft. Business- und Korruptionsrisiken werden aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Weltbank, etc.) bezogen. Der Foreign Ministry Index bildet eine Zusammenfassung der jeweiligen Länderrisikoeinschätzungen durch die wichtigsten auswärtigen Ämter ab, einschließlich Kanada, USA, Deutschland, Australien, Irland usw.

Sind die Länderinformationen auf dem neuesten Stand?

Unser Ziel ist es, Aktualisierungen in Echtzeit bereitzustellen. Der gesamte Inhalt wird automatisch und in allen Sprachen aktualisiert, sobald wichtige Informationen, z.B. die Sicherheitsrisikostufen, von den AXA-Analysten überprüft und geändert wurden. Der hohe Automatisierungsgrad der Plattform ermöglicht es Risikoänderungen unmittelbar umzusetzen und sichtbar zu machen. Die Technologie ersetzt Redakteure und Übersetzer für die Texte.

Kann ich kontrollieren, welche Inhalte meine Reisenden sehen können?

Benutzer mit Administratorberechtigungen können im Admin-Bereich die Benutzergruppen (Reisende, Manager, Admin) definieren. In der Regel haben Reisende keinen Zugang zum Travel Monitor, zu Empfehlungen im Bereich der Sorgfaltspflicht, zu Geschäftsrisiken und zu Haftungsempfehlungen.

Wie kann ich die Sprache ändern?

Der Inhalt der Plattform einschließlich der gesamten Kommunikation (E-Mail und Telefonanrufe) ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Französisch, Deutsch, Englisch, Spanisch, Japanisch und viele andere, je nach Präferenz Ihres Unternehmens. Nutzer können ihre eigene Sprache wählen und diese in ihrem Nutzerprofil auswählen.

Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen E-Mail-Benachrichtigungen über sicherheitsrelevante Ereignisse?

Sicherheitsrelevante Vorfälle sind die Grundlage für den Versand von Alerts und Special Alerts, die sich immer aus einer vom System errechneten möglichen Betroffenheit von Reisenden oder Standorten ergeben. Wenn Sie auf den Seiten Globale Vorfälle oder Länderinformationen Favoriten eingerichtet haben, lösen sicherheitsrelevante Vorfälle auch den Versand von Informationen (Sicherheitsinformationen) aus.

• Sicherheitsinformationen werden individuell für den einzelnen Nutzer und unabhängig von Ihrem Standort oder den Travel Monitor Einstellungen versandt.

• Sicherheitsinformationen die auf Favoriten basieren, lösen keine Notfallmaßnahmen oder Anrufe aus.

LOGIN OPTIONEN – Wählen Sie Ihr Login-Verfahren

Die Plattform ermöglicht Ihren Mitarbeitern einen einfachen Login-Prozess. Je nach dem von Ihnen verwendeten Produkt bietet die Plattform verschiedene Möglichkeiten.

In der ersten Option kann der Administrator neue Benutzer auf die Plattform einladen oder einfach neue Benutzer direkt aus dem Adminbereich hinzufügen. Die Standardanmeldung für alle Produkte erfolgt über Nutzername und Passwort.

Darüberhinaus gibt zwei zusätzliche Optionen für die Integration neuer Benutzer und Anmeldungen.

SINGLE SIGN-ON VERFAHREN

E-Mail-Token

Mit der auf E-Mail-Token basierenden Single-Sign-On-Authentifizierung erhalten alle Mitarbeiter, die über eine persönliche Firmen-E-Mail-Adresse verfügen, Zugang zur Plattform, ohne dass sie einen Nutzernamen oder ein Passwort benötigen. Zu diesem Zweck gibt es eine spezielle Login-Seite für Ihr Unternehmen. Ein Benutzer gibt seine Firmen-E-Mail-Adresse ein und erhält einen 24 Stunden gültigen Login-Link per E-Mail an die gleiche E-Mail-Adresse.

SAML 2.0

Beim Single-Sign-On-Verfahren auf Basis von SAML 2.0 wird die Anmeldung in die Benutzerauthentifizierung des Unternehmens integriert. Sobald sich ein Benutzer bei der Infrastruktur des Unternehmens authentifiziert hat, ist er automatisch bei der Plattform angemeldet, indem er einfach auf einen bestimmten Link im Intranet des Unternehmens klickt. Um SAML 2.0 anzuwenden, geben Sie die Konfiguration für SAML an und Ihre IT-Abteilung kann die Plattform in das Intranet Ihres Unternehmens integrieren.

CHECK-IN BUTTON IN DER NAVIGATIONSLEISTE

Die Check-in Funktion in der Navigationleise dient als kürzeste und genaueste Möglichkeit, die Position eines Reisenden an die Plattform zu übermitteln und die Person anhand der Telefonnummer und E-Mail-Adresse ihres Benutzerprofils ins Monitoring und Alerting zu integrieren. Der Benutzer wird genau an den Geokoordinaten gemonitored, die beim letzten Check-in gesendet wurden. Die jeweiligen Manager können den Reisenden und seine Position im Travel Monitor sehen. Nach sieben Tagen ohne aktualisierte Position wird das Monitoring beendet. Diese Funktion ist ein großer Vorteil wenn die Positionsdaten ungenau sind, z.B. wenn die PNR-Reisedaten nur den Ort des Ankunftsflughafens angeben. Auch wenn keine Zeit war, um eine Reise zu registrieren (per Kalender oder PNR-Registrierung), kann der Reisende auf diesem Weg per Check-in nach wenigen Augenblicken von der Plattform gemonitored und wenn nötig direkt alarmiert werden.

KALENDER REISEANMELDUNG

Eine Reiseanmeldung über den Kalender, ermöglicht es Ihren Reisenden , die Plattform zu jedem ihrer Termine und Reisen weltweit einzuladen. Dies gilt sowohl für die 3-tägige Städtereise mit Geschäftsterminen, wie auch für den Besuch eines Projektstandortes in einer abgelegenen Hochrisikoregion und sogar für kurze Zwischenstopps oder ein Abendessen. Travel Eye wird der Begleiter Ihrer Reisenden sein, welcher sie proaktiv informiert, wenn ein Sicherheitsvorfall eintritt und Notfallmaßnahmen einleitet, wenn die Plattform sie in Gefahr sieht.

Registrieren Sie Ihre Reise einfach durch Ihre persönliche Kalenderanwendung – im Büro mit Ihrem Desktopcomputer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone.

1. Erstellen Sie in Ihrem Kalender einen Termin für die Dauer Ihrer Reise, nennen Sie Ihr Reiseziel und laden Sie die firmenspezifische E-Mail-Adresse als Teilnehmer ein. Sie finden die E-Mail-Adresse in der Plattform unter Kalender-Tracking.

2. Innerhalb weniger Augenblicke erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Registrierung. Dieser Link führt zu einer Webseite, auf der Sie Ihren Standort und Ihre Kontaktdaten, wie z.B. Ihre Mobiltelefonnummer, direkt hinzufügen oder aktualisieren können. Zum Schluss bestätigen Sie die Reise ... und fertig!

Vorteile des Kalender Trackings:

• SCHNELL – In NUR WENIGEN Schritten: Registrieren Sie Reisen in zwei einfachen Schritten, wo immer Sie sich befinden - im Büro mit Ihrem Computer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone. Legen Sie einfach einen Termin für die Dauer Ihrer Reise an, laden Sie die Plattform als Teilnehmer ein und bestätigen Sie die Reiseanmeldung.

• EINFACH – Einfach mit IHREM PERSÖNLICHEN KALENDER: Sie können Ihre Reise einfach über Ihre persönliche Kalenderanwendung registrieren. Die Plattform unterstützt alle gängigen Kalenderanwendungen, einschließlich Outlook, iCal und Gmail.

• FLEXIBEL – Ihre Flüge ändern sich? Passen Sie einfach Ihren Termin im Kalender an: Sie können den Termin in Ihrem Kalender jederzeit verschieben, verlängern oder absagen. Ihre Änderungen werden sofort an die Plattform weitergeleitet.