DEFINIEREN SIE DIE EINSTELLUNGEN DER PRE-TRIP INFORMATION
Die Pre-Trip Information (PTI) bietet einen Überblick über die Sicherheitslage in einem Reiseland, einschließlich grundlegender Empfehlungen. Genauer gesagt gibt es für jedes Land, das der Reisende während einer Reise besucht, einschließlich der Abreise- und Transitländer (wenn gewünscht), eine PTI.
Die PTI wird vor der Abreise per E-Mail zugestellt. Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Sie die folgenden PTI- und E-Mail-Versandeinstellungen festlegen.
Die PTI wird an die in der Plattform hinterlegte E-Mail-Adresse des Reisenden gesendet, außer Sie deaktivieren PTI.
Sie können den Begrüßungstext von PTI-E-Mails, die an Ihre Reisenden gesendet werden, so individuell gestalten, dass diese sie als vertrauenswürdige Nachricht ihres Arbeitgebers/Unternehmens erkennen können. Zum Beispiel: Diese E-Mail wird im Namen IHRES UNTERNEHMENS versandt. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen über Ihr Zielland sorgfältig durch.... Gute Reise.
Bestimmen Sie die Länderrisikoschwelle für die PTI. Die PTI wird für alle Länder versandt, die mindestens mit einem geringen, erhöhten, hohen, extremen Risiko bewertet sind. Auf diese Weise können Sie z.B. PTI für risikoarme Zielländer ausschließen.
Bestimmen Sie den Länderrisikoschwellenwert für Report Empfänger. Der PTI wird für alle Länder versandt, die mindestens als niedrig, erhöht, hoch oder extrem eingestuft werden. Sie können eine Kopie aller PTIs für Reisende erhalten. Auf diese Weise sind Sie nicht nur über alle Reisen, z.B. in Hochrisikoländer, informiert, sondern haben einen zusätzlichen Nachweis für die Erfüllung Ihrer Fürsorgepflicht.
Erhalten Sie die PTI sofort nach der Reiseanmeldung: Dies ist eine hilfreiche Funktion für Reisende, die sicher sein wollen, dass ihre Reiseanmeldung erfolgreich war.
Vorlaufzeit: Sie können wählen, ob Sie die PTI 1, 2, 3 oder 7 Tage vor der Abreise versenden möchten. Entsprechend Ihrer Unternehmensvorgaben können Sie festlegen, wie viele Tage vor der Abreise Ihre Reisenden die Informationen erhalten und somit genügend Zeit haben, sich entsprechend vorzubereiten. Wenn gemäß Ihrer obigen Einstellung unmittelbar nach der Reiseanmeldung eine PTI gesendet wird, kann diese eine zusätzliche Erinnerung sein.
PTI bei Änderungen des Reiseverlaufs versenden: Reisebuchungen können manchmal komplex sein, insbesondere wenn ein bestehender PNR Datensatz geändert wird. Es können Daten, Zeiten, Fluggesellschaften oder Reiseziele und Zwischenstopps, etc. geändert und hinzugefügt werden. Wählen Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Ihre Reisenden im Falle von Änderungen der Reisebuchung umfassend durch die PTI informiert werden.
PTI bei Änderung des Länderrisikos versenden: Die Reisevorschriften Ihres Unternehmens können je nach Risikoeinstufung unterschiedliche Prozesse für die Zielländer vorsehen. Mit dieser Funktion erhalten Reisende aktualisierte Informationen wenn sich die Risikostufe des Landes ändert. So können Sicherheitsmaßnahmen bei Bedarf angepasst werden.
Ignorieren Sie die Abflughäfen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erfolgt für den Ort des Abflughafens kein PTI-Versand. Eine PTI wird nur für Zielländer gesendet.
PTI für das Land der Beschäftigung ausschließen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erhalten Reisende keine PTI für Aufenthalte und Reisen in dem Land, in dem sie beschäftigt sind. Bitte beachten Sie, dass Nutzer ihr persönliches Beschäftigungsland im Nutzerprofil festlegen können, durch welches das unternehmensweit geltende Land ersetzt wird. Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, wenn Sie diese Einstellung nutzen möchten. Als Beispiel: Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen möchte wahrscheinlich PTIs für Deutschland generell ausschließen. Ein Mitarbeiter desselben in Deutschland ansässigen Unternehmens kann in Frankreich arbeiten. Er kann den Erhalt von PTIs für Frankreich ausschließen, indem er sein Nutzerprofil entsprechend einrichtet.
Mindestaufenthaltsdauer: Sie können festlegen, dass für kurze Aufenthalte (z.B. Transit) keine PTI an den Reisenden geschickt werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, lösen Aufenthalte, die kürzer als 1, 2, 4 oder 8 Stunden sind, keinen PTI-Versand aus.
IHR PERSÖNLICHES COCKPIT
Der Travel Monitor ist das Herzstück der Plattform. Travel Manager können Reisende und deren Status weltweit im Blick behalten, Notfälle verfolgen und Statusabfragen durchführen. Je nach Ihrer Einstellung steuert und definiert der Travel Monitor Alerting, Kommunikation und Sicherheitsvorfälle Ihres Unternehmens.
Das Einrichten der Plattform dauert nur circa 10 Minuten. Sobald Sie alle Einstellungen definiert haben, übernimmt das System alle Arbeiten für Sie.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Unternehmenseinstellungen folgenden drei Bereichen zu definieren:
Assistance
Pre-Trip Information (PTI)
Alerting
Bitte beachten Sie, dass wir einige Standardeinstellungen vorbereitet haben, um Ihnen den Start zu erleichtern.
Die wichtigsten Daten Ihres Unternehmens – Reisende, Standorte, Alerts/Special Alerts sowie alle relevanten Details dazu - können jederzeit im Travel Monitor abgerufen werden.
Die Standardansicht für die Desktopversion ist die 1:1 Ansicht, bei der der Bildschirm zwischen der Navigationsleiste auf der linken Seite und der Karte auf der rechten Seite geteilt wird. Die gesamte Navigation einschließlich ausgewählter Objekte wird in der Karte dargestellt. Wenn Sie ein Objekt in der Liste auswählen, sehen Sie nicht nur die Objektdetails in der Leiste, sondern auch den jeweiligen Standort des Objekts auf der Karte.
Sie können auch über die Karte navigieren, für eine detailliertere Kartenansicht zoomen und mit Hilfe der Ebenennavigation in der rechten oberen Ecke der Karte zwischen mehreren Risiko- und Informationsebenen wählen. Wenn Sie die Karte zu überfüllt finden, können Sie z.B. die Auswahl von Standorten und Alerts aufheben und so die Informationen und die Anzahl der Symbole auf der Karte reduzieren.
DEFINIEREN SIE DIE ALERTING EINSTELLUNGEN
Alerting ist zunächst ein Überbegriff für Alerts und Special Alerts und deren Folgemaßnahmen:
Ein Alert ist eine E-Mail-Information über einen Vorfall, der mögliche Auswirkungen auf Reisende, Standorte oder Geschäftstätigkeiten hat.
Ein Special Alert ist eine E-Mail-Information über einen kritischen Sicherheitsvorfall, der sich in der unmittelbaren Nähe von Reisenden befindet und daher Mitarbeiter, Standorte oder Unternehmen möglicherweise unmittelbar betrifft. Diese E-Mail enthält auch Verhaltensrichtlinien für Reisende, die sich in der Nähe eines solchen Vorfalls aufhalten. Am wichtigsten ist jedoch, dass ein Special Alert sofort eine Reihe von automatischen Statusabfragen bei den möglich betroffenen Reisenden auslöst, um herauszufinden, ob es ihnen gut geht oder sie Hilfe benötigen. Gleichzeitig wird das Management per E-Mail über den Status der Reisenden informiert.
Passen Sie die Alert-E-Mails an und nutzen Sie Pre-Trip Alerting.
Zuallererst, können Sie den Begrüßungstext von Alert-E-Mails, die an Ihre Reisenden gesendet werden, so gestalten, dass diese sie als vertrauenswürdige Nachricht ihres Arbeitgebers/Unternehmens erkennen können. Zum Beispiel: Diese E-Mail wird im Namen IHRES UNTERNEHMENS versandt. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen sorgfältig durch…
Sie können Reisende bereits vor ihrer Reise in den Alerting Prozess mit einbeziehen. Wenn die Funktion aktiviert ist, werden Ihre Reisenden ggf. 1, 2, 3 oder 7 Tage vor der Reise über sicherheitsrelevante Ereignisse an ihrem Reiseziel informiert. Es ist oft hilfreich, vor der Abreise über die Ereignisse im Land informiert zu sein, um sich entsprechend vorzubereiten, z.B. Flughafenabholung und Transport, etc. neu zu planen.
Ein Alert ist eine E-Mail-Information über einen Sicherheitsvorfall, der möglicherweise Auswirkungen auf Reisende, Standorte oder Geschäftstätigkeiten hat. Wenn sie das Alerting aktivieren, dann gelten die folgenden Einstellungen für Ihr Unternehmen.
Was ist der Schwellenwert für das Alerting? Legen Sie den Schwellenwert für Sicherheitsvorfälle fest, für die Alert-E-Mails versendet werden sollen. Entsprechend der Einstellung des Schiebereglers erhalten Ihre Report-Empfänger und Ihre Reisenden Alert-E-Mails bei Vorfällen von mindestens geringer, moderater, signifikanter oder kritischer Schwere.
Wenn Sie nur über die schwersten Vorfälle benachrichtigt werden wollen, stellen Sie den Schieberegler auf kritisch. Wenn Sie umfassendere Sicherheitsinformationen bevorzugen, stellen Sie den Schieberegler auf moderat.
Ein Special Alert wird ausgelöst, wenn ein kritischer Vorfall eintritt und sich Reisende innerhalb des Vorfallsradius befinden. In dieser Situation möchten Sie so schnell wie möglich wissen, ob es Ihren Reisenden gut geht. Im Falle eines Special Alerts werden die betroffenen Reisenden sofort auf der im System hinterlegten Telefonnummer angerufen (Statusabfrage). Travel Eye ermittelt, ob es den Reisenden gut geht oder ob sie Hilfe brauchen, und informiert alle Report Empfänger automatisch per E-Mail über den aktuellen Status. Zusätzlich zur Statusabfrage erhalten Reisende auch die Vorfallsinformationen mit Handlungsempfehlungen per E-Mail.
Sie haben die Möglichkeit, die Anzahl der Statusanrufe (3-5) an Ihre Reisenden in einem Notfall zu bestimmen. Oftmals werden die Reisenden den Anruf nicht sofort beantworten. Wenn man sie mehrmals anruft, mit ungefähr 5 bis 10 Minuten Abstand dazwischen, sind die Chancen größer, dass sie antworten und ihren Status mitteilen. Reisende, die nicht ans Telefon gehen (Telefon ausgeschaltet, Voice-Mail, kein Abnehmen, keine Verbindung) erhalten den Status "unbekannt". Notfallkontakte werden informiert und ihr Status muss weiterverfolgt werden.
SMS und E-Mail Erinnerung: Reisende mit dem Status unbekannt, die nicht auf den Statusanruf geantwortet haben, erhalten eine zusätzliche E-Mail und eine SMS mit der Bitte, ihren Status zu übermitteln. Die Absicht ist, dass sie zurückrufen oder eine E-Mail an ihren Notfallkontakt schicken, sobald sie die Nachricht erhalten. Wenn Sie nicht möchten, dass zusätzlich zur E-Mail eine SMS verschickt wird, können Sie SMS deaktivieren.
Statusanrufe können auch für Reisende ausgelöst werden, deren genauer Standort im Land unbekannt ist. Diese Reisenden erhalten Statusanrufe und Special Alert E-Mails für alle Vorfälle im jeweiligen Zielland mit der oben definierten Vorfallsschwere.
Wenn Sie sich über Ihre Einstellungen unsicher sind oder einfach nur neugierig sind, wie die Plattform funktioniert, können Sie im Abschnitt „Vorschau für Vorfallsradien" nachsehen. Basierend auf einer Vielzahl von Parametern definiert die Plattform dynamisch individuelle Vorfallsradien für Alerts und Special Alerts rund um einen Sicherheitsvorfall. Zu den stärksten Parametern, die den Radius bestimmen, gehören die Auswirkung des Vorfalls, die Vorfallskategorie und die Standortgenauigkeit der Reisenden.
Testen Sie Ihre Einstellungen bevor Sie live gehen!
Verwenden Sie den Schieberegler und wählen Sie einen Auswirkungsgrad eines Vorfalls, legen Sie eine Vorfallskategorie fest und wählen Sie die Standortgenauigkeit: In der Grafik sehen Sie, wie sich der Vorfallsradius entsprechend ändert.
Bitte beachten Sie, dass einige Vorfallskategorien keinen Special Alert (Statusanruf) auslösen, weil sie nie zu einer Bedrohung für Leib und Leben führen können.
Hinweis zur Standortgenauigkeit des Reisenden: Je genauer die Standortdaten des Reisenden sind, desto genauer kann der Vorfallsradius definiert werden. Wenn sich die Reiseanmeldung z.B. auf die Flugdaten beschränkt, wird der Reisende am Ankunftsflughafen lokalisiert. Hier ist die Standortgenauigkeit gering, da der Reisende nach der Ankunft mit hoher Wahrscheinlichkeit weiter reisen wird und nicht am Flughafen verbleibt. In diesem Fall ist der Radius um Vorfälle herum, größer. Standorte, die die Plattform über das Kalender Tracking oder GPS registriert, haben dagegen eine viel höhere Genauigkeit, daher wird der Radius um Vorfälle kleiner und das Alerting präziser.
DEFINIEREN SIE DIE FUNKTIONEN UND VERANTWORTLICHKEITEN IHRES UNTERNEHMENS
Benennen Sie die Personen oder Stellen, die als Ansprechpartner für verschiedene Aufgaben und Funktionen zuständig sind. Sie können beliebig viele Personen oder Stellen hinzufügen. Sie können die Kontakte einfach nach oben und unten verschieben und somit die Reihenfolge ändern oder Kontakte löschen. Alle Änderungen müssen gespeichert werden, damit sie übernommen werden können. Die verschiedenen Funktionen sind im Folgenden aufgeführt. Meist ist es sinnvoll, demselben Ansprechpartner mehrere Aufgaben zu übertragen.
Im Falle eines Notfalls, werden die hinterlegten Notfallkontakte unter der angegebenen Telefonnummer kontaktiert, um Maßnahmen abzustimmen. Die Notfallkontakte werden in der Reihenfolge kontaktiert, in der sie aufgelistet sind.
Erhält Special Alerts, Alerts, Statusberichte, Vorfallberichte und Benachrichtigungen bei Änderung des Länderrisikos per E-Mail.
Erhält eine Kopie der PTI (Länderinformation vor Reiseantritt), die an die Reisenden im Unternehmen per E-Mail gesendet wird. Bitte definieren Sie Ihre detaillierten PTI-Einstellungen im Abschnitt "Pre-Trip Information".
