MONITORA I TUOI VIAGGIATORI
Il Monitoraggio dei Viaggi è il cuore della piattaforma. I travel manager possono monitorare e controllare i viaggiatori e i loro status in tutto il mondo, tracciare le emergenze e avviare le chiamate di stato. In base alle vostre impostazioni, il Monitoraggio dei Viaggi guida e definisce le procedure di allarme, comunicazione e di emergenza per la vostra azienda.
La configurazione della piattaforma richiede circa 10 minuti, una volta definite tutte le impostazioni, il sistema farà il lavoro al posto vostro.
Prendetevi il tempo necessario per definire le vostre impostazioni aziendali nelle sezioni:
Assistenza
Informazioni pre-viaggio (PTI)
Allarmi
Si prega di notare che abbiamo preparato una serie di impostazioni predefinite per facilitare l'avvio.
DEFINIRE RUOLI E RESPONSABILITÀ DELLA VOSTRA AZIENDA
Voi designate le persone o gli organismi fungono da punti di contatto per i diversi compiti e ruoli. Potete aggiungere tutte le persone o le strutture che desiderate. I contatti possono essere facilmente spostati in alto e in basso o cancellati. Tutte le modifiche devono essere salvate per poter essere attivate. I diversi ruoli sono elencati di seguito. Potrebbe essere utile designare più ruoli per lo stesso contatto.
In caso di assistenza, i contatti di emergenza saranno chiamati al numero di telefono fornito per coordinare le misure necessarie. I contatti di emergenza saranno chiamati nello stesso ordine in cui sono elencati.
Allarmi speciali, allarmi, rapporti sullo stato, rapporti sui casi di assistenza e avvisi di cambiamento del livello di rischio vengono inviati all'indirizzo e-mail fornito.
Riceve una copia delle informazioni pre-viaggio (PTI) per i viaggiatori all'indirizzo e-mail fornito. Definire le impostazioni dettagliate del PTI nella sezione "Informazioni pre-viaggio".
DEFINIRE LE IMPOSTAZIONI DELLE INFORMAZIONI PRE-VIAGGIO
Le informazioni pre-viaggio (PTI) forniscono una panoramica della situazione di rischio in un paese di viaggio, comprese le principali raccomandazioni. In particolare, esiste un PTI per ogni paese che il viaggiatore visita durante il viaggio, compresi i paesi di partenza e di transito.
Le PTI vengono consegnate via e-mail, prima della partenza. In base alle esigenze della vostra azienda, potete configurare le seguenti impostazioni per il PTI e l'invio via e-mail.
Le PTI vengono inviate all'indirizzo e-mail registrato dei viaggiatori, a meno che non si disattivino le PTI.
È possibile personalizzare il testo introduttivo delle e-mail PTI inviate ai viaggiatori, in modo che questi possano riconoscerle come un messaggio affidabile da parte del loro datore di lavoro/azienda. Ad esempio: "Questa e-mail viene inviata per conto della VOSTRA AZIENDA. Si prega di leggere attentamente le seguenti informazioni sul paese di destinazione..... Buon viaggio."
Determinare la soglia di rischio del paese per PTI. Una copia delle PTI viene inviata per tutti i paesi classificati a rischio basso, elevato, alto, estremo. In questo modo è possibile, ad esempio, evitare l'invio delle PTI per i paesi di destinazione a basso rischio.
Determinare la soglia di rischio paese per i destinatari della segnalazione. Una copia delle PTI viene inviata per tutti i paesi classificati almeno come a rischio basso, elevato, alto, estremo. È possibile ricevere una copia di tutte le PTI dei viaggiatori. In questo modo non solo sarete informati sui viaggi di tutti, ma avrete anche la prova che avete adeimpito al vostro dovere di assistenza.
Ricevere le PTI subito dopo la registrazione del viaggio: Questa è una caratteristica utile per i viaggiatori che vogliono essere sicuri che la loro registrazione del viaggio abbia avuto successo. Se ne ricevete una copia, questa funzione vi permette di essere informati immediatamente dopo la prenotazione o la registrazione del viaggio.
Termini di consegna: È possibile scegliere di inviare le PTI 24h, 48h, 72h o 7 giorni prima della partenza. Secondo il regolamento della vostra azienda, potete definire quanti giorni prima della partenza i vostri viaggiatori riceveranno le informazioni e avranno quindi tempo sufficiente per prepararsi di conseguenza. Se, secondo la vostra impostazione di cui sopra, una PTI viene inviata immediatamente dopo la registrazione del viaggio, questo può essere un ulteriore promemoria.
Ricevere l'aggiornamento delle PTI quando l'itinerario cambia: Le prenotazioni di viaggio possono essere complesse a volte, soprattutto quando viene cambiato un PNR esistente. Date, orari, compagnie aeree o destinazioni e scali e, ecc. possono essere modificate e aggiunte. Scegliete questa funzione per assicurarvi che i vostri viaggiatori siano informati in modo esauriente dalle PTI in caso di modifiche alla prenotazione del viaggio.
Invia l'aggiornamento delle PTI in caso di modifica della classificazione del rischio paese: I regolamenti di viaggio della vostra azienda potrebbero prevedere processi diversi per i paesi di destinazione a seconda della loro valutazione del rischio. Con questa funzione, potete seguire i viaggi nei paesi in cui il rischio aumenta, anche dopo aver effettuato la prenotazione, e, se necessario, adeguare le misure di sicurezza.
Ignora gli aeroporti di partenza: Quando questa impostazione è attivata, nessuna PTI sarà attivata dai soggiorni in un aeroporto di partenza. Le PTI verranno inviato solo per i paesi di destinazione.
Escludi le PTI per il paese di impiego: Quando questa impostazione è attivata, i viaggiatori non riceveranno PTI per soggiorni o viaggi nel loro paese di lavoro. Si prega di notare che gli utenti possono determinare il loro paese di lavoro personale nel profilo dell'utente, che prevarrà sul paese predefinito a livello aziendale che gli amministratori comunicheranno al loro key account manager, se vogliono utilizzare questa impostazione. Per fare un esempio: Le aziende con sede in Germania potrebbero voler escludere le PTI per la Germania in generale. Un dipendente della stessa azienda con sede in Germania può lavorare in Francia. Può escludere di ricevere PTI per la Francia impostando il suo profilo utente di conseguenza.
Durata minima del soggiorno: È possibile stabilire che per soggiorni brevi (ad es. di transito) al viaggiatore non venga inviata alcuna PTI. Se attivato, i soggiorni inferiori a 1, 2, 4 o 8 ore non fanno scattare le PTI.
DEFINIRE LE IMPOSTAZIONI DELLA FUNZIONE ALLARMI
Allarmi, in questo caso, è un termine generico per indicare gli allarmi e gli allarmi speciali e le loro procedure di comunicazione successive:
Allarme: un'informazione via e-mail su un incidente che ha possibili effetti su viaggiatori, siti o attività commerciali.
Allarme speciale: un'informazione via e-mail su un incidente critico per la sicurezza che si verifica in prossimità dei viaggiatori e che quindi può avere effetti sul personale, sui siti o sulle attività commerciali. La stessa email include anche linee guida comportamentali per i viaggiatori che si trovano nelle vicinanze di un tale incidente. La cosa più importante è che un avviso speciale fa scattare immediatamente una serie di chiamate automatiche di stato ai viaggiatori che potrebbero essere coinvolti per sapere se stanno bene o se hanno bisogno di assistenza.
Personalizzare le email di allarme e utilizzare l'allarme pre-viaggio.
Innanzitutto, è possibile personalizzare il testo introduttivo delle e-mail di allarme inviate ai viaggiatori, in modo che possano riconoscerle come un messaggio affidabile da parte del loro datore di lavoro/azienda. Ad esempio: Questa e-mail viene inviata per conto della VOSTRA AZIENDA. Ci piace tenervi al sicuro e aggiornati durante i vostri viaggi. Vi preghiamo di leggere attentamente quanto segue...
Potete includere i viaggiatori nel processo di allarme prima del loro viaggio. Se attivata, i viaggiatori ricevono e-mail di allerta 24h, 48h, 72h o 7 giorni prima del viaggio. Spesso è utile essere informati su ciò che accade nel Paese prima della partenza per prepararsi di conseguenza, ad esempio per riorganizzare il ritiro e il trasporto all'aeroporto, ecc.
Un allarme è un'informazione via email su un incidente che ha possibili effetti su viaggiatori, siti o attività commerciali. Se attivate l'allarme, le seguenti impostazioni saranno applicate per la vostra azienda.
Qual è la soglia di allarme? È possibile definire la soglia di gravità per gli incidenti che fanno scattare l'invio di e-mail di allerta. A seconda di dove si imposta il cursore, i destinatari dei vostri report e i vostri viaggiatori riceveranno e-mail di allerta per incidenti di gravità almeno minima, moderata, significativa o critica.
Se si desidera che i viaggiatori siano avvertiti solo degli incidenti più gravi, impostare il cursore su "critico". Se si preferiscono informazioni di sicurezza più ampie, impostare il cursore su moderato.
Un allarme speciale viene attivato, se si verifica un incidente critico e i vostri viaggiatori sono nelle vicinanze, all'interno della zona di impatto dell'incidente. In questo caso, volete sapere il prima possibile se i vostri viaggiatori stanno bene. In caso di allarme speciale, i viaggiatori interessati vengono chiamati al numero di telefono registrato per conoscere il loro stato (chiamata di stato). La piattaforma scoprirà se un viaggiatore sta bene o ha bisogno di aiuto e informerà automaticamente i destinatari della segnalazione. Oltre alla chiamata di stato, i viaggiatori ricevono anche le informazioni sull'incidente con le raccomandazioni via e-mail.
Potete determinare il numero di chiamate di stato (3-5) ai vostri viaggiatori in caso di emergenza. Spesso i viaggiatori non rispondono immediatamente alla prima o alla seconda chiamata. Chiamarli più volte con circa 5-10 minuti di intervallo tra una chiamata e l'altra significa avere maggiori possibilità che rispondano e diano informazioni sul loro stato. Ai viaggiatori che non rispondono al telefono (telefono spento, segreteria telefonica, nessuna risposta, nessuna connessione) viene assegnato lo stato "sconosciuto". I contatti di emergenza vengono informati e il loro stato deve essere seguito.
Promemoria via SMS e e-mail: I viaggiatori con lo status sconosciuto che non hanno risposto alla chiamata di stato, riceveranno un'e-mail e un SMS con la richiesta di fornire informazioni sul loro stato. L'intenzione è di farli richiamare o di inviare un'e-mail al loro contatto di emergenza non appena ricevono il messaggio. Se non si desidera che venga inviato un SMS in aggiunta all'e-mail, è possibile disattivarlo.
Il processo di allarme speciale può essere avviato anche per i viaggiatori la cui posizione esatta nel paese è sconosciuta. Una volta attivata, le chiamate di stato vengono effettuate per tutti gli incidenti nel rispettivo paese di destinazione con la soglia di gravità sopra definita.
Se non siete sicuri delle vostre impostazioni o siete semplicemente curiosi di sapere come funziona la piattaforma, potete controllare la sezione "Anteprima del raggio d'azione dell'incidente". Sulla base di una serie di parametri, la piattaforma definisce dinamicamente i singoli raggi di impatto per gli allarmi e gli allarmi speciali intorno a un incidente di sicurezza. Tra i parametri più forti che modellano il raggio ci sono l'impatto dell'incidente, la categoria dell'incidente e l'accuratezza della localizzazione del viaggiatore.
Testate le vostre impostazioni prima di utilizzare la piattaforma!
Utilizzate il cursore e selezionate un livello di impatto di un incidente, definire una categoria di incidente e selezionare la precisione della posizione: nel grafico si può vedere come il raggio dell'incidente cambia di conseguenza.
Si prega di notare che alcune categorie di incidenti, per natura, non fanno scattare una speciale chiamata di stato di allerta.
Nota sull'accuratezza della localizzazione del viaggiatore: Quanto più precisi sono i dati di localizzazione del viaggiatore, tanto più preciso è il raggio dell'incidente. Se la registrazione del viaggio è limitata ai dati di volo, ad esempio, il viaggiatore sarà localizzato all'aeroporto di arrivo e in questo caso la precisione della localizzazione è bassa perchè è probabile che il viaggiatore si sposti dopo l'arrivo. Pertanto, la piattaforma disegna un raggio più ampio intorno agli incidenti. I viaggiatori che utilizzano il tracciamento del calendario o il GPS, invece, hanno una maggiore accuratezza di localizzazione, quindi il raggio intorno agli incidenti sarà più piccolo e l'allarme sarà più preciso
