DEFINIRE LE IMPOSTAZIONI DELLA FUNZIONE ALLARMI
Allarmi, in questo caso, è un termine generico per indicare gli allarmi e gli allarmi speciali e le loro procedure di comunicazione successive:
Allarme: un'informazione via e-mail su un incidente che ha possibili effetti su viaggiatori, siti o attività commerciali.
Allarme speciale: un'informazione via e-mail su un incidente critico per la sicurezza che si verifica in prossimità dei viaggiatori e che quindi può avere effetti sul personale, sui siti o sulle attività commerciali. La stessa email include anche linee guida comportamentali per i viaggiatori che si trovano nelle vicinanze di un tale incidente. La cosa più importante è che un avviso speciale fa scattare immediatamente una serie di chiamate automatiche di stato ai viaggiatori che potrebbero essere coinvolti per sapere se stanno bene o se hanno bisogno di assistenza.
Personalizzare le email di allarme e utilizzare l'allarme pre-viaggio.
Innanzitutto, è possibile personalizzare il testo introduttivo delle e-mail di allarme inviate ai viaggiatori, in modo che possano riconoscerle come un messaggio affidabile da parte del loro datore di lavoro/azienda. Ad esempio: Questa e-mail viene inviata per conto della VOSTRA AZIENDA. Ci piace tenervi al sicuro e aggiornati durante i vostri viaggi. Vi preghiamo di leggere attentamente quanto segue...
Potete includere i viaggiatori nel processo di allarme prima del loro viaggio. Se attivata, i viaggiatori ricevono e-mail di allerta 24h, 48h, 72h o 7 giorni prima del viaggio. Spesso è utile essere informati su ciò che accade nel Paese prima della partenza per prepararsi di conseguenza, ad esempio per riorganizzare il ritiro e il trasporto all'aeroporto, ecc.
Un allarme è un'informazione via email su un incidente che ha possibili effetti su viaggiatori, siti o attività commerciali. Se attivate l'allarme, le seguenti impostazioni saranno applicate per la vostra azienda.
Qual è la soglia di allarme? È possibile definire la soglia di gravità per gli incidenti che fanno scattare l'invio di e-mail di allerta. A seconda di dove si imposta il cursore, i destinatari dei vostri report e i vostri viaggiatori riceveranno e-mail di allerta per incidenti di gravità almeno minima, moderata, significativa o critica.
Se si desidera che i viaggiatori siano avvertiti solo degli incidenti più gravi, impostare il cursore su "critico". Se si preferiscono informazioni di sicurezza più ampie, impostare il cursore su moderato.
Un allarme speciale viene attivato, se si verifica un incidente critico e i vostri viaggiatori sono nelle vicinanze, all'interno della zona di impatto dell'incidente. In questo caso, volete sapere il prima possibile se i vostri viaggiatori stanno bene. In caso di allarme speciale, i viaggiatori interessati vengono chiamati al numero di telefono registrato per conoscere il loro stato (chiamata di stato). La piattaforma scoprirà se un viaggiatore sta bene o ha bisogno di aiuto e informerà automaticamente i destinatari della segnalazione. Oltre alla chiamata di stato, i viaggiatori ricevono anche le informazioni sull'incidente con le raccomandazioni via e-mail.
Potete determinare il numero di chiamate di stato (3-5) ai vostri viaggiatori in caso di emergenza. Spesso i viaggiatori non rispondono immediatamente alla prima o alla seconda chiamata. Chiamarli più volte con circa 5-10 minuti di intervallo tra una chiamata e l'altra significa avere maggiori possibilità che rispondano e diano informazioni sul loro stato. Ai viaggiatori che non rispondono al telefono (telefono spento, segreteria telefonica, nessuna risposta, nessuna connessione) viene assegnato lo stato "sconosciuto". I contatti di emergenza vengono informati e il loro stato deve essere seguito.
Promemoria via SMS e e-mail: I viaggiatori con lo status sconosciuto che non hanno risposto alla chiamata di stato, riceveranno un'e-mail e un SMS con la richiesta di fornire informazioni sul loro stato. L'intenzione è di farli richiamare o di inviare un'e-mail al loro contatto di emergenza non appena ricevono il messaggio. Se non si desidera che venga inviato un SMS in aggiunta all'e-mail, è possibile disattivarlo.
Il processo di allarme speciale può essere avviato anche per i viaggiatori la cui posizione esatta nel paese è sconosciuta. Una volta attivata, le chiamate di stato vengono effettuate per tutti gli incidenti nel rispettivo paese di destinazione con la soglia di gravità sopra definita.
Se non siete sicuri delle vostre impostazioni o siete semplicemente curiosi di sapere come funziona la piattaforma, potete controllare la sezione "Anteprima del raggio d'azione dell'incidente". Sulla base di una serie di parametri, la piattaforma definisce dinamicamente i singoli raggi di impatto per gli allarmi e gli allarmi speciali intorno a un incidente di sicurezza. Tra i parametri più forti che modellano il raggio ci sono l'impatto dell'incidente, la categoria dell'incidente e l'accuratezza della localizzazione del viaggiatore.
Testate le vostre impostazioni prima di utilizzare la piattaforma!
Utilizzate il cursore e selezionate un livello di impatto di un incidente, definire una categoria di incidente e selezionare la precisione della posizione: nel grafico si può vedere come il raggio dell'incidente cambia di conseguenza.
Si prega di notare che alcune categorie di incidenti, per natura, non fanno scattare una speciale chiamata di stato di allerta.
Nota sull'accuratezza della localizzazione del viaggiatore: Quanto più precisi sono i dati di localizzazione del viaggiatore, tanto più preciso è il raggio dell'incidente. Se la registrazione del viaggio è limitata ai dati di volo, ad esempio, il viaggiatore sarà localizzato all'aeroporto di arrivo e in questo caso la precisione della localizzazione è bassa perchè è probabile che il viaggiatore si sposti dopo l'arrivo. Pertanto, la piattaforma disegna un raggio più ampio intorno agli incidenti. I viaggiatori che utilizzano il tracciamento del calendario o il GPS, invece, hanno una maggiore accuratezza di localizzazione, quindi il raggio intorno agli incidenti sarà più piccolo e l'allarme sarà più preciso
