渡航者の状況を把握するために
トラベルモニターは、本プラットフォームにおいて中心的な役割を果たします。渡航管理者は、世界中の渡航者の状況を確認・把握し、緊急事態の追跡を行い、ステータスリクエストを送信することができます。トラベルモニターは、ユーザーの設定に基づき、アラート、コミュニケーション、企業の緊急時手順を決定付けます。
プラットフォームのセットアップには約10分を要します。全ての設定を決定した後、システムが利用可能となります。
以下の各セクションに関する会社の設定を十分に考慮し決定してください：
支援
渡航前情報
アラート
スムーズに利用開始いただくために、デフォルト設定がなされています。
ここで言うアラートとは、アラート、特別なアラートおよびそれらのフォローアップ連絡手順の総称です:
アラート： 渡航者、拠点、事業活動に影響を及ぼし得る事件を伝える電子メール情報を指します。
特別なアラート： 渡航者の周辺で発生し、職員、拠点、事業活動に対して影響が懸念される重大な治安事件を伝える電子メール情報を指します。同じ電子メール内には、事件の周辺に居合わせている渡航者に対する行動ガイドラインも記載されています。
最も重要なことは、特別なアラートが送信される際には、影響を受ける渡航者に対して、即座に自動ステータスコールが発信されます。これにより、渡航者の安否さらには支援の必要性を確認します。
アラートの電子メールをカスタマイズし、渡航前のアラートを設定します。
アラートメールの冒頭のテキストをカスタマイズ：冒頭のテキストをカスタマイズすることで、渡航者はアラートを雇用主/会社から送信された信頼できるメッセージであると認識できます。例文：本メールは（会社名）に代わり送信されています。弊社は渡航中の安全確保に努めるとともに、随時連絡を取らせていただきます。以下の情報をよくお読みください…
渡航前のアラート受信プロセス：有効化された場合、渡航者は渡航の24時間前、48時間前、72時間前または7日前からアラートメールを受信することになります。 出発前に目的地で何が起こっているかを把握することで、それに応じて準備を整えられる（会議や挨拶のスケジュールを調整する）利点が得られます。
アラートとは、渡航者、拠点、事業活動に影響を及ぼし得る事件を伝える電子メール情報を指します。アラートを有効化することで、以下の設定が貴社に適用されます。
アラートのしきい値とは？ アラートメールの発信の基準となる事件の重大度に関するしきい値を設定することが可能です。スライダーで設定した「マイナー」「中程度」「重大な」「危機的な」の重大度のしきい値をもとに、レポートの受信者や渡航者は事件のアラートを受信します。
最も深刻な事件のみ渡航者にアラートを出したい場合には、スライダーを「危機的な」に設定してください。より広範囲にわたる治安情報を入手したい場合には、「中程度」にスライダーを設定します。
重大な事件が発生し、渡航者がその付近の事件の影響が及ぶ半径内に位置する場合、特別なアラートが発信されます。この場合、渡航者が無事であるかどうかを迅速に把握する必要があります。特別なアラートが発信される場合、安否確認を行うために、影響を受ける渡航者は登録された電話番号に連絡を受けます（ステータスコール）。本プラットフォームは、渡航者が無事か、あるいは支援が必要かを特定し、自動的にレポートの受信者に通知します。ステータスコールに加えて、渡航者はメール経由でアドバイスと共に事件情報を受信します。
呼び出しコールの回数：緊急時に渡航者に発信されるステータスコールの回数（3〜5回）を決定することができます。多くの場合、渡航者は最初あるいは2回目の電話に即座には応答できません。5分から10分ごとに複数回電話をかけることで、電話がつながり、安否状況を確認できる可能性が高まるといえます。電話がつながらない（電話の電源が切れている、留守番電話になる、電話がつながらない、通信が途絶している）渡航者は、「不明」ステータスに分類されます。緊急連絡先に通知され、渡航者のステータスはその後追跡されます。
SMSや電子メールによるリマインダー：ステータスコールの応答がなく「不明」状態にある渡航者には、ステータス情報の提供リクエストが記載された電子メールとSMSが送信されます。これは、渡航者がメッセージを受信した際に、電話をかけ直したり、緊急連絡先へ電子メールを送信するよう促すことが目的です。電子メールに加えてSMSを送信したくない場合には、解除が可能です。
場所が不確かな渡航者に向けた特別なアラート：特別なアラートのプロセスは、渡航先の国内で正確な位置が不明である渡航者に対しても実行されます。有効化された場合、各渡航先の国で発生した全ての事件について、選択された重大度のしきい値に基づき、ステータスコールが行われます。
設定について不明な点がある場合、またはプラットフォームがどのように機能するかについて興味がある場合には、「影響が及ぶ半径についてのプレビュー」で確認することができます。多数のパラメーターに基づき、本プラットフォームは、治安事件に関するアラートおよび特別なアラートの影響が及ぶ半径をそれぞれ動的に決定します。半径を形成する最も有力なパラメーターは、事件のインパクトスコア、事件のカテゴリーおよび渡航者の位置情報の確実性です。
公開する前に設定をテストしてください。
スライダーを使用して紛争の影響を選択し、興味がある紛争のカテゴリーを選択し、渡航者のロケーションの信頼性を設定してください：上掲のグラフィックから、設定による事件の半径の変化を見ることができます。
一部の事件カテゴリーについては、当初から特別なアラートのステータスコールが発信されない設定となっていることに注意してください。
渡航者のロケーションの信頼性に関する注意点： 渡航者の位置情報に関するデータが正確であればあるほど、より緻密に事件の半径が設定されます。例えば、渡航登録の情報がフライトのデータのみであった場合、渡航者の位置情報は到着空港に設定され、到着後に移動することを考慮すると、信頼性が極めて低い位置情報となります。そのため、事件発生時には、本プラットフォームは、より大きな半径を示すことになります。一方で、カレンダートラッキングやGPSを利用する渡航者の位置情報の信頼度は高く、事件に伴う半径はより小さく表示され、より正確なアラートが配信されることになります。
自社内での役割と責任を定義する
様々な業務や役割の窓口となる人物または組織を指定する必要があります。担当者や組織は必要なだけ追加することができます。連絡先の情報は簡単に入れ替えや削除が可能です。有効化するためには、全ての変更点を保存する必要があります。様々な役割が下記に記されています。同じ担当者が複数の役割を持つと有効である場合があります。
支援が必要な場合、フォローアップを行うために、提供された緊急連絡先の電話番号宛に連絡を取ります。緊急連絡先のリストに記載された順番で連絡を取ることになります。
特別なアラート、アラート、ステータスレポート、アシスタンスケースレポートおよびリスクレベルの変更に関するアラートが、指定のメールアドレスに送信されます。
渡航者向けの渡航前情報（PTI）のコピーが、指定のメールアドレス宛に送信されます。「渡航前情報」のセクションからPTIの設定を行ってください。
渡航前情報に関する設定を決定する
渡航前情報（PTI）は、重要な推奨事項を含む渡航先の国のリスク状況の概要を伝えるものです。さらに具体的には、出発国や経由国を含め、渡航者が期間中に訪問する各国のPTIが用意されています。
PTIは出発前に電子メールで送信されます。会社の必要に応じて、以下のPTIや電子メール配信の設定を行うことができます。
PTIを非アクティブ化しない限り、PTIは登録された渡航者のメールアドレスに配信されます。
PTI 送信に関わるカントリーリスクのしきい値を規程：PTIは全ての国を対象としていますが、「低い」「中程度」「高い」「極めて高い」の各しきい値に応じて配信されます。 設定を行うことで、例えばリスクが低い国のPTIを送信しないように設定できます。
PTIメールの冒頭のテキストをカスタマイズ：冒頭のテキストをカスタマイズすることで、渡航者は送信された内容を雇用主/会社からの信頼できるメッセージであると認識できます。 例文：本メールは（会社名）に代わり送信されています。以下の渡航先の国に関する情報をよくお読みください…お気をつけて行ってらっしゃいませ。
リードタイム：出発の24時間前、48時間前、72時間前または7日前の中からPTI配信のタイミングを選択可能です。会社の登録情報に従って、出発の何日前に渡航者が情報を受信し、準備を整えることが可能となるかを決定することができます。もし設定により渡航予定登録の直後にPTIが送信された場合、上述の配信は追加のリマインダーとなります。
渡航登録後、即座にPTIを配信：これは、渡航予定登録が無事完了したことを確認したい渡航者にとって望ましい機能といえます。コピーを受け取る設定をした場合、渡航者が渡航予定登録完了後、管理者も即座に情報を得ることができます。
旅程が変更された時にPTIの更新を配信： 渡航予約は、特に登録済みのPNRが変更された際に複雑になることがあります。日時、航空会社、渡航先や経由地などの情報が変更・追加されます。この機能を選択することで、渡航予約が変更となった場合に、渡航者はPTIによって包括的な情報を確実に入手することができます。
国リスクレベルに変更があった場合にPTIの更新情報を配信：会社の渡航規則に基づき、リスク評価次第で渡航先の国に対して異なるプロセスを取ることが想定されます。この機能により、リスク評価が引き上げられた国への渡航について、予約がすでに完了している場合でも、フォローアップを行い、必要に応じて安全対策を講じることができます。
レポートの受信者向けにカントリーリスクのしきい値を規程：全ての国に関するPTIのコピーが、「低い」「中程度」「高い」「極めて高い」の各しきい値に応じて配信されます。このプロセスにより、全員の渡航情報が受信できるだけでなく、注意義務を果たしていることの証明にもつながります
出発空港を無視：この設定を行った場合、出発空港での滞在向けにPTIが配信されることはありません。目的地の国に関するPTIのみ配信されます。
最低滞在期間：短期滞在（乗り継ぎなど）を設定することも可能です。この場合、渡航者にPTIは配信されません。この設定を行った場合、1時間、2時間、4時間、8時間よりも短い滞在の場合にPTIは配信されません
所属国を無視する： この設定が有効化された場合、渡航者は所属国での滞在や渡航に関するPTIを受信することはありません。ユーザーは、ユーザープロフィール上で所属国を設定することができ、その場合は会社全体のデフォルトの国設定が無効化されることに留意してください。具体例：ドイツに拠点を置く会社が、ドイツのPTIを全体的に解除したとします。そのドイツの会社の従業員が、フランスで勤務しているとします。この場合、この従業員が自身のユーザープロフィールから所属国をフランスと設定した場合、フランスのPTIの受信を無効化することができます。
