MONITOREE SUS VIAJES
El Monitoreo de Viaje es el corazón de la plataforma. Los gestores de viaje pueden monitorear y tener una vista general de los viajeros y su estado en todo el mundo, rastrear emergencias e iniciar llamadas de estado. Según su configuración, el Monitoreo de Viaje dirige y define las alertas, la comunicación y los procedimientos de emergencia para su empresa.
Para preparar la plataforma se tarda unos 10 minutos, en cuanto haya definido toda su configuración, el sistema hará el trabajo por usted.
Tómese su tiempo para definir la configuración de su empresa en las secciones:
Asistencia
Información Previa al Viaje
Alerta
Tenga en cuenta que hemos preparado un conjunto de configuración por defecto para facilitarle el comienzo.
DEFINIR FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE SU EMPRESA
Usted determina las personas o entidades que harán de persona de contacto para diferentes tareas y funciones. Puede agregar tantas personas o entidades como desee. Los contactos pueden ser fácilmente movidos hacia arriba y hacia abajo, o ser borrados. Todos los cambios deben estar guardados para poder ser activados. Los diferentes roles se enumeran a continuación. Podría ser útil designar varias funciones al mismo contacto.
En caso de asistencia, se llamará a los contacto(s) de emergencia en el número de teléfono proporcionado para coordinar las medidas de seguimiento. Se llamará a los contactos de emergencia en el mismo orden en que están listados.
Las alertas especiales, las alertas, los informes de estado, los informes de casos de asistencia y las alertas por cambio de nivel de riesgo se envían a las direcciones de correo electrónico que se han proporcionado.
Se envía una copia de la información previa al viaje (IPV) para viajeros a la dirección de correo electrónico que se ha proporcionado. Por favor, defina la configuración de la IPV en la sección «información previa al viaje».
DEFINA LA CONFIGURACIÓN DE LAS INFORMACIONES PREVIAS AL VIAJE
La información previa al viaje (IPV) proporciona una vista general de la situación de riesgo en el país en que se viaja, además de las recomendaciones principales. Para ser más precisos, hay una IPV para cada país que el viajero visita durante el viaje, incluidos los países de salida y de paso.
La IPV se envía por correo electrónico antes de la salida. Según las necesidades de su empresa, puede determinar la siguiente configuración de IPV y envío de correo electrónico.
La IPV se envía a la dirección de correo electrónico de los viajeros registrada, a menos que desactive la IPV.
Puede personalizar el texto de introducción de los correos electrónicos de IPV que se envía a sus viajeros. Por ejemplo: Este correo electrónico ha sido enviado en nombre de SU EMPRESA. Por favor, lea atentamente la siguiente información sobre su país de destino... Que tenga un buen viaje.
Determine el umbral de riesgo del país para la IPV. La IPV es enviada a todos los países con, por lo menos, clasificación baja, elevada, alta o extrema. De esta forma, usted puede, por ejemplo, evitar la IPV para países de destino con un riesgo bajo.
Determine el umbral de riesgo del país para los receptores del informe. Una copia de la IPV es enviada a todos los países con, por lo menos, clasificación baja, elevada, alta o extrema. Puede recibir una copia de las IPV de todos los viajeros. De esta forma no sólo se le informa sobre los viajes de todos, sino que también tiene una prueba de haber cumplido con su deber de cuidado.
Reciba IPV inmediatamente después de registrar su viaje: Es una buena función para los viajeros que quieren asegurarse de que su registro de viaje ha funcionado correctamente. Si recibe una copia, esta función le permite estar informado inmediatamente después de reservar el viaje o de registrarlo.
Tiempo de entrega: Puede escoger si enviar la IPV 24h, 48h, 72h o 7 días antes de la salida. Según el reglamento de su empresa, puede definir cuántos días antes de la salida los viajeros deberían recibir la información para tener el tiempo suficiente para prepararse en consecuencia. Si, según la configuración anterior, la IPV se envía inmediatamente después de registrar el viaje, podría servir como recordatorio extra.
Reciba actualizaciones de la IPV cuando cambie el itinerario: La reserva de un viaje puede llegar a ser compleja, especialmente cuando se cambia un PNR ya existente. Fechas, horas, aerolíneas o destinos y paradas pueden cambiar o ser añadidos... Escoja esta función para asegurarse de que sus viajeros están totalmente informados de la IPV en caso de que cambie la reserva del viaje.
Envíe una actualización de la IPV cuando cambie el índice de riesgo del país: El reglamento de viaje de su empresa podría prever varios procesos para los países de destino dependiendo de su índice de riesgo. Con esta función, puede seguir viajes a países cuando el riesgo aumente, incluso después de hacer la reserva, y puede ajustar las medidas de seguridad si hiciera falta.
Ignorar los aeropuertos de salida: Si activa esta función, no se activarán IPV por las estadías en el aeropuerto de salida. Los IPV sólo se enviarán para los países de destino.
Ignorar las IPV para el país de empleo: Si activa esta función, los viajeros no recibirán IPV por estadías o viajes a su país de empleo. Tenga en cuenta que los usuarios pueden determinar su país de empleo personal en su perfil de usuario, con lo cual invalidará el país por defecto que los administradores deben comunicar a su director financiero, si quieren hacer uso de esta función. Para poner un ejemplo: Las empresas con sede en Alemania querrán ignorar IPV sobre Alemania, en general. Un empleado de esta misma empresa con sede en Alemania podría estar trabajando en Francia. Puede descartar de recibir IPV sobre Francia si así lo configura en su perfil de usuario.
Duración mínima de estadía: Puede fijar que en estadías cortas (por ejemplo, de tránsito) no se envíen IPV al viajero. Si se activa, las estancias de menos de 1, 2, 4 u 8 horas no activarán una IPV.
La Alerta es un concepto global para alertas y alertas especiales y los procedimientos para comunicar su seguimiento:
Alerta: información por correo electrónico sobre un incidente que tiene posibles efectos sobre los viajeros, los lugares o la actividad comercial.
Alerta especial: información por correo electrónico sobre un incidente crítico de seguridad que ocurra cerca de los viajeros y, por lo tanto, pueda afectar al personal, los lugares o la actividad comercial. El mismo correo electrónico también incluye pautas de conducta para viajeros que se encuentren cerca de un incidente de este tipo. Lo más importante es que una alerta especial inicia inmediatamente una serie de llamadas de estado automatizadas a los viajeros que hayan podido verse afectados y saber si están bien o necesitan asistencia.
Personalice correos electrónicos de alerta y use alertas previas al viaje.
Para empezar, puede personalizar el texto de introducción de los correos electrónicos de alerta que se envían a sus viajeros para que los identifiquen como un mensaje fiable de parte de su empleador/empresa. Por ejemplo: Este correo electrónico ha sido enviado en nombre de SU EMPRESA. Queremos que esté seguro y al día durante sus viajes. Por favor, lea atentamente...
Puede incluir a los viajeros en el proceso de alerta antes de su salida. Estando activo, los viajeros recibirán correos electrónicos de alerta 24h, 48h, 72h o 7 días antes de la salida. Suele ser útil estar informado de lo que pasa en el país antes de partir para prepararse en consecuencia, por ej., reprogramar el acto de bienvenida.
Una alerta es una información por correo electrónico sobre un incidente que tiene posibles efectos sobre los viajeros, los lugares o la actividad comercial. Si activa la alerta, la siguiente configuración se aplicará en su empresa.
¿Qué es el umbral de alerta? Puede establecer el umbral de gravedad para incidentes que activen el envío de correos electrónicos de alerta. Según donde sitúe el deslizador, los destinatarios del informe y sus viajeros recibirán correos electrónicos de alerta para incidentes de al menos gravedad menor, moderada, significativa o crítica.
Si quiere alertar a los viajeros solamente de los incidentes más graves, sitúe el deslizador en crítico. Si prefiere información sobre seguridad más amplia, sitúe el deslizador en moderado.
La alerta especial se activa si ocurre un incidente crítico y sus viajeros están cerca o dentro de la zona de impacto del incidente. En este caso, usted quiere saber lo antes posible si sus viajeros están bien. En caso de una alerta especial, se llama a los viajeros afectados en su número de teléfono registrado para saber su estado (llamada de estado). La plataforma sabrá si un viajero está bien o necesita ayuda e informará inmediatamente a los destinatarios del informe. Además de la llamada de estado, los viajeros también recibirán por correo electrónico la información del incidente con recomendaciones.
Puede establecer el número de llamadas de estado (3-5) a sus viajeros en una emergencia. A menudo los viajeros no responderán a la primera o segunda llamada inmediatamente. Si se les llama más de una vez con 5-10 minutos entre llamadas, hay más posibilidades que respondan y proporciones información de su estado. Los viajeros que no cojan el teléfono (teléfono apagado, no respondan, no tengan conexión) reciben el estado de «desconocido». Se informará a los contactos de emergencia y se deberá hacer un seguimiento de su estado.
SMS y correo electrónico de recordatorio: Los viajeros desconocidos que no hayan respondido la llamada de estado recibirán un correo electrónico y un SMS con una petición para que proporcionen información sobre su estado. Se trata de que llamen o envíen un correo electrónico a su contacto de emergencia en cuanto reciban el mensaje. Si no quiere que se envíen un SMS además del correo electrónico, puede desactivarlo.
El proceso de alerta especial también puede iniciarse para los viajeros cuya posición exacta en el país sea desconocida.. Si se activa, se producen llamadas de estado en todos los incidentes al país de destino correspondiente que tengan la gravedad definida en el umbral.
Si no está seguro de su configuración o solamente siente curiosidad para saber cómo funciona la plataforma, puede comprobarlo y verlo en la sección «vista previa del radio de incidente». Como está basada en multitud de parámetros, la plataforma define dinámicamente los radios de impacto individuales para las alerta y las alertas especiales de un incidente de seguridad. Algunos de los parámetros más importantes que definen el radio son el impacto del incidente, la categoría del incidente y la confianza de ubicación del viajero.
¡Pruebe su configuración antes de empezar!
Use el deslizador y escoja un valor del impacto del incidente, una categoría del incidente que le interese y un nivel de confianza: En el gráfico de más arriba puede ver como va cambiando el radio de incidente.
Tenga en cuenta que, por defecto, algunas categorías de incidente no activan ninguna llamada de estado por alerta especial.
Nota sobre la confianza de ubicación del viajero: Cuanto más exactos sean los datos de ubicación del viajero, de forma más precisa se puede definir el radio de incidente. Si el registro del viaje está limitado a datos sobre el vuelo, el viajero está localizado en el aeropuerto de llegada, que es un lugar de baja confianza porque es muy probable que el viajero se mueva de allí después de su llegada. Por esta razón, la plataforma dibuja un radio más grande alrededor de los incidentes. Los viajeros que usen seguimiento de calendario o GPS, en cambio, tienen una confianza de ubicación mayor, por lo que el radio alrededor de los incidentes será más pequeño y la alerta será más precisa.
