Alertes
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Ici, « alerte » est un terme collectif pour les alertes et les signalements spéciaux et leurs procédures de communication de suivi :
Alerte : un e-mail d'information sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou les activités professionnelles.
Alerte spéciale : un e-mail d'information sur un incident de sécurité critique qui se produit à proximité des voyageurs et affecte donc probablement le personnel, les sites ou les activités professionnelles. Le même e-mail comprend également des directives sur le comportement à adopter pour les voyageurs qui se trouvent à proximité d'un tel incident. Plus important encore, une alerte spéciale déclenche immédiatement une série d'appels automatisés aux voyageurs susceptibles d'être affectés afin de savoir s'ils vont bien ou s'ils ont besoin d'aide.
Personnalisez les e-mails d'alerte et utilisez les alertes avant le voyage.
Tout d'abord, vous pouvez personnaliser le texte d'introduction des e-mails d'alerte qui sont envoyés à vos voyageurs, afin qu'ils puissent les identifier comme un message digne de confiance de leur employeur/entreprise. Par exemple : Cet e-mail est envoyé au nom de VOTRE ENTREPRISE. Nous souhaitons que vous soyez en sécurité et tenu au courant pendant vos voyages. Veuillez lire attentivement ce qui suit...
Vous pouvez inclure des voyageurs dans le processus d'alerte avant leur voyage. Si cette option est activée, les voyageurs reçoivent des e-mails d'alerte 24 h, 48 h, 72 h ou 7 jours avant leur voyage. Il est souvent utile d'être informé de ce qui se passe dans le pays avant le départ pour se préparer en conséquence, par exemple pour réorganiser les rencontres, les réunions, etc.
Une alerte est un e-mail d'information sur un incident qui a des effets possibles sur les voyageurs, les sites ou l'activité professionnelle. Activez les alertes et les paramètres suivants s'appliqueront à votre entreprise.
Qu'est-ce que le seuil d'alerte ? Vous pouvez définir le seuil de gravité des incidents qui déclenchent l'envoi d'e-mails d'alerte. Selon l'endroit où vous avez placé le curseur, les destinataires de votre rapport et vos voyageurs recevront des e-mails d'alerte pour les incidents d'une gravité au moins basse, élevée, considérable ou extrême.
Si vous souhaitez que les voyageurs ne soient avertis que des incidents les plus graves, réglez le curseur sur « extrême ». Si vous préférez des informations plus étendues concernant la sécurité, réglez le curseur sur « élevé ».
Une alerte spéciale est déclenchée si un incident critique se produit et que vos voyageurs se trouvent à proximité, dans la zone d'impact de l'incident. Dans ce cas, vous voulez savoir le plus rapidement possible si vos voyageurs vont bien. En cas d'alerte spéciale, les voyageurs concernés sont appelés sur leur numéro de téléphone enregistré afin de savoir comment ils vont (appel téléphonique). La plateforme saura alors si un voyageur va bien ou s'il a besoin d'aide et en informera automatiquement les destinataires du rapport. En plus de l'appel téléphonique, les voyageurs reçoivent également des informations sur l'incident avec des recommandations par e-mail.
Vous pouvez déterminer le nombre d'appels téléphoniques (3 à 5) passés à vos voyageurs en cas d'urgence. Souvent, les voyageurs ne répondent pas immédiatement au premier ou au deuxième appel. En les appelant plusieurs fois à 5 à 10 minutes d'intervalle, il y a plus de chances qu'ils répondent et donnent des informations sur leur situation. Les voyageurs qui ne répondent pas au téléphone (téléphone éteint, messagerie vocale, sonnerie dans le vide, pas de réseau) se voient attribuer le statut « inconnu ». Les contacts en cas d'urgence seront informés et leur situation devra faire l'objet d'un suivi.
Rappel par SMS et par e-mail : Les voyageurs inconnus qui n'ont pas répondu à l'appel téléphonique recevront un e-mail et un SMS leur demandant de fournir des informations sur leur situation. L'idée est qu'ils rappellent ou qu'ils envoient un e-mail à leur contact d'urgence dès qu'ils reçoivent le message. Si vous ne souhaitez pas qu'un SMS soit envoyé en plus de l'e-mail, vous pouvez le désactiver.
La procédure d'alerte spéciale peut également être lancée pour les voyageurs dont on ignore la position exacte dans le pays. Lorsque cette option est activée, les appels téléphoniques sont déclenchés par tous les incidents dans le pays de destination qui correspondent au seuil de gravité défini précédemment.
Si vous n'êtes pas sûr de vos paramètres ou si vous êtes simplement curieux de savoir comment fonctionne la plateforme, vous pouvez aller voir la rubrique intitulée « Aperçu du rayon d'impact ». À partir d'une multitude de paramètres, la plateforme définit dynamiquement des rayons d'impact spécifiques pour les alertes et les alertes spéciales autour d'un incident de sécurité. Parmi les paramètres les plus importants qui déterminent le rayon, on trouve l'impact de l'incident, la catégorie de l'incident et la fiabilité de la localisation du voyageur.
Testez vos paramètres avant de les mettre en ligne !
Utilisez le curseur et choisissez une valeur d'impact de l'incident, choisissez la catégorie d'incident qui vous intéresse et choisissez un niveau de fiabilité : Dans le graphique ci-dessus, vous pouvez voir comment le rayon de l'incident change en conséquence.
Veuillez noter que par nature, certaines catégories d'incidents ne déclenchent pas un appel téléphonique dans la cadre d'une alerte spéciale.
Remarque concernant la fiabilité de la localisation du voyageur : Plus les données de localisation du voyageur sont précises, plus le rayon de l'incident peut être défini avec précision. Si l'enregistrement du voyage se limite aux données du vol par exemple, le voyageur sera localisé à l'aéroport d'arrivée, ce qui est peu fiable, puisque le voyageur est susceptible de se déplacer après son arrivée. Par conséquent, la plateforme trace un rayon plus grand autour des incidents. En revanche, les voyageurs utilisant le suivi de calendrier ou le GPS ont une localisation beaucoup plus fiable, ce qui fait que le rayon autour des incidents sera plus petit et que l'alerte sera plus précise.
