Renseignements avant le voyage

DÉFINIR LES PARAMÈTRES DES RENSEIGNEMENTS AVANT LE VOYAGE

Comment puis-je assurer le suivi des informations pays que mes voyageurs reçoivent avant le début du voyage ?

Les renseignements avant le voyage (PTI pour « pre-trip information ») donnent un aperçu de la situation en termes de risque dans un pays donné, ainsi que les principales recommandations. Plus précisément, il existe un PTI pour chaque pays que le voyageur visite au cours d'un voyage, y compris les pays de départ et de transit.

Les PTI sont envoyées par e-mail avant le départ. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez déterminer les paramètres suivants pour l'envoi des PTI et des e-mails.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS ET PARAMÈTRES

Les PTI sont envoyées à l'adresse e-mail des voyageurs qui a été enregistrée, sauf si vous désactivez les PTI.
Vous pouvez personnaliser le texte d'introduction des e-mails de PTI qui sont envoyés à vos voyageurs, afin qu'ils puissent les identifier comme un message digne de confiance de leur employeur/entreprise. Par exemple : Cet e-mail est envoyé au nom de VOTRE ENTREPRISE. Veuillez lire attentivement les informations suivantes sur votre pays de destination... Bon voyage.
Déterminez le seuil de risque pays pour les PTI. Les PTI sont envoyées pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. De cette façon, vous pouvez, par exemple, éviter les PTI pour les pays de destination à faible risque.
Déterminez le seuil de risque pays pour les destinataires des rapports. Une copie des PTI est envoyée pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. Vous pouvez recevoir une copie de tous les PTI des voyageurs. Ainsi, vous êtes non seulement informé des voyages de chacun, mais vous pouvez également prouver que vous avez rempli votre devoir de vigilance.
Recevoir des PTI immédiatement après l'enregistrement du voyage : cette fonction est intéressante pour les voyageurs qui veulent être sûrs que leur voyage a bien été enregistré. Si vous en obtenez une copie, cette fonction vous permet d'être informé immédiatement après la réservation ou l'enregistrement du voyage.
Délai : vous pouvez choisir d'expédier les PTI 24h, 48h, 72h ou 7 jours avant le départ. Selon la réglementation de votre entreprise, vous pouvez définir combien de jours avant le départ vos voyageurs doivent recevoir les renseignements, de sorte qu'ils aient suffisamment de temps pour se préparer en conséquence. Si, selon le paramétrage ci-dessus, des PTI sont envoyées immédiatement après l'enregistrement du voyage, cela peut être un rappel supplémentaire.
Recevoir une mise à jour des PTI en cas de changement d'itinéraire : les réservations de voyage peuvent parfois être complexes, en particulier lorsqu'un PNR existant est modifié. Les dates, les heures, les compagnies aériennes ou les destinations et les arrêts peuvent être modifiés, ajoutés, etc. Choisissez cette fonction pour vous assurer que vos voyageurs soient informés de manière complète par les PTI en cas de changement de réservation de voyage.
Envoi d'une mise à jour des PTI en cas de modification de la notation du risque pays : La réglementation sur les voyages d'affaires de votre entreprise peut prévoir différents processus pour les pays de destination en fonction de leur cote de risque. Grâce à cette fonction, vous pouvez suivre les voyages dans les pays dont le risque augmente, même après que la réservation a été effectuée, et vous pouvez modifier les mesures de sécurité si nécessaire.
Ignorer les aéroports de départ : lorsque ce paramètre est activé, aucun envoi de PTI ne sera déclenché par les séjours dans un aéroport de départ. Les PTI ne seront envoyés que pour les pays de destination.
Exclure les PTI pour le pays de travail : lorsque ce paramètre est activé, les voyageurs ne recevront pas de PTI pour les séjours ou les voyages dans le pays où ils travaillent. Veuillez noter que les utilisateurs peuvent déterminer leur pays de travail personnel dans le profil d'utilisateur, ce qui annulera le pays par défaut de l'entreprise que les administrateurs doivent communiquer à leur responsable grands comptes, s'ils veulent utiliser ce paramètre. Par exemple, les entreprises basées en Allemagne peuvent souhaiter exclure les PTI pour l'Allemagne en général. Imaginons qu'un salarié de la même entreprise basée en Allemagne travaille en France. Il peut exclure de recevoir des PTI pour la France en configurant son profil d'utilisateur en conséquence.
Durée minimale du séjour : Vous pouvez déterminer que pour les courts séjours (par exemple en transit), il ne faut pas envoyer de PTI au voyageur. Si cette option est activée, les séjours inférieurs à 1, 2, 4 ou 8 heures ne déclencheront pas de PTI.

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Last updated 4 years ago

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Les PTI sont envoyées par e-mail avant le départ. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez déterminer les paramètres suivants pour l'envoi des PTI et des e-mails.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS ET PARAMÈTRES

Les PTI sont envoyées à l'adresse e-mail des voyageurs qui a été enregistrée, sauf si vous désactivez les PTI.

Vous pouvez personnaliser le texte d'introduction des e-mails de PTI qui sont envoyés à vos voyageurs, afin qu'ils puissent les identifier comme un message digne de confiance de leur employeur/entreprise. Par exemple : Cet e-mail est envoyé au nom de VOTRE ENTREPRISE. Veuillez lire attentivement les informations suivantes sur votre pays de destination... Bon voyage.

Déterminez le seuil de risque pays pour les PTI. Les PTI sont envoyées pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. De cette façon, vous pouvez, par exemple, éviter les PTI pour les pays de destination à faible risque.

Déterminez le seuil de risque pays pour les destinataires des rapports. Une copie des PTI est envoyée pour tous les pays où les risques sont classés au moins faibles, importants, considérables, extrêmes. Vous pouvez recevoir une copie de tous les PTI des voyageurs. Ainsi, vous êtes non seulement informé des voyages de chacun, mais vous pouvez également prouver que vous avez rempli votre devoir de vigilance.

Recevoir des PTI immédiatement après l'enregistrement du voyage : cette fonction est intéressante pour les voyageurs qui veulent être sûrs que leur voyage a bien été enregistré. Si vous en obtenez une copie, cette fonction vous permet d'être informé immédiatement après la réservation ou l'enregistrement du voyage.

Délai : vous pouvez choisir d'expédier les PTI 24h, 48h, 72h ou 7 jours avant le départ. Selon la réglementation de votre entreprise, vous pouvez définir combien de jours avant le départ vos voyageurs doivent recevoir les renseignements, de sorte qu'ils aient suffisamment de temps pour se préparer en conséquence. Si, selon le paramétrage ci-dessus, des PTI sont envoyées immédiatement après l'enregistrement du voyage, cela peut être un rappel supplémentaire.

Recevoir une mise à jour des PTI en cas de changement d'itinéraire : les réservations de voyage peuvent parfois être complexes, en particulier lorsqu'un PNR existant est modifié. Les dates, les heures, les compagnies aériennes ou les destinations et les arrêts peuvent être modifiés, ajoutés, etc. Choisissez cette fonction pour vous assurer que vos voyageurs soient informés de manière complète par les PTI en cas de changement de réservation de voyage.

Envoi d'une mise à jour des PTI en cas de modification de la notation du risque pays : La réglementation sur les voyages d'affaires de votre entreprise peut prévoir différents processus pour les pays de destination en fonction de leur cote de risque. Grâce à cette fonction, vous pouvez suivre les voyages dans les pays dont le risque augmente, même après que la réservation a été effectuée, et vous pouvez modifier les mesures de sécurité si nécessaire.

Ignorer les aéroports de départ : lorsque ce paramètre est activé, aucun envoi de PTI ne sera déclenché par les séjours dans un aéroport de départ. Les PTI ne seront envoyés que pour les pays de destination.

Exclure les PTI pour le pays de travail : lorsque ce paramètre est activé, les voyageurs ne recevront pas de PTI pour les séjours ou les voyages dans le pays où ils travaillent. Veuillez noter que les utilisateurs peuvent déterminer leur pays de travail personnel dans le profil d'utilisateur, ce qui annulera le pays par défaut de l'entreprise que les administrateurs doivent communiquer à leur responsable grands comptes, s'ils veulent utiliser ce paramètre. Par exemple, les entreprises basées en Allemagne peuvent souhaiter exclure les PTI pour l'Allemagne en général. Imaginons qu'un salarié de la même entreprise basée en Allemagne travaille en France. Il peut exclure de recevoir des PTI pour la France en configurant son profil d'utilisateur en conséquence.

Durée minimale du séjour : Vous pouvez déterminer que pour les courts séjours (par exemple en transit), il ne faut pas envoyer de PTI au voyageur. Si cette option est activée, les séjours inférieurs à 1, 2, 4 ou 8 heures ne déclencheront pas de PTI.